Прошлым летом я встречался с Ерланом, владельцем строительной компании в Шымкенте. Бизнес шёл хорошо — слишком хорошо, как это ни странно звучит. Заявок становилось всё больше, но вместо радости на лице Ерлана была тревога.
«Понимаешь, в чём проблема? — сказал он, листая блокнот с расчётами. — У меня сейчас три менеджера. Они работают с утра до вечера, телефоны не умолкают. Мы обрабатываем примерно 150-170 заявок в месяц. Но я вижу в рекламном кабинете, что людей заходит гораздо больше. Многие пишут, звонят — и мы просто не успеваем ответить. Что делать? Нанять ещё двух менеджеров? Это ещё 800 тысяч в месяц. А если через полгода поток спадёт — я буду платить людям, которым нечего делать».
Знакомая ситуация? Классическая ловушка роста. Заявок много — это хорошо. Но вы физически не можете обработать их все текущими силами. Нанять людей — дорого и рискованно. Не нанять — значит терять клиентов и деньги прямо сейчас. Кажется, что выбора нет. Но он есть.
Сегодня расскажу, как компании в Казахстане увеличивают обработку заявок в 2-3 раза без найма новых менеджеров. Не за счёт того, что заставляют людей работать по 12 часов. А за счёт умной автоматизации, которая забирает рутину и оставляет менеджерам только настоящие продажи. С реальными кейсами, цифрами и пошаговым планом.
⚠️ Почему найм новых менеджеров — это не всегда решение
Источники: hh.kz статистика зарплат 2024-2025, исследования HeadHunter Казахстан, данные CrmAI
Проблема не в количестве людей. Проблема в том, на что они тратят время
Я как-то попросил одного менеджера записать на диктофон свой обычный рабочий день. Не какой-то особенный, а среднестатистический вторник. Вечером мы вместе прослушали запись. Это было... отрезвляюще.
9:15 — звонок: «Здравствуйте, скажите, вы работаете в субботу?». Три минуты вежливых расшаркиваний ради информации, которая висит на сайте крупным шрифтом.
9:22 — пинькает WhatsApp: «Сколько стоит доставка в Алматы?». Менеджер переключается, ищет в таблице тарифы, уточняет район. Пять минут переписки.
9:35 — снова звонок: «А можно узнать цену на товар Х?». Называет цену, рассказывает про акцию, предлагает оформить. «Спасибо, я подумаю». Семь минут — и ничего. Клиент просто приценивался.
9:50 — почта: «Отправьте прайс-лист, пожалуйста». Менеджер ищет актуальный файл (где-то был новый, или старый взять?), прикрепляет, отправляет. Ещё четыре минуты.
10:10 — и вот наконец что-то осмысленное: клиент интересуется статусом заказа. Менеджер лезет в систему, ищет по номеру телефона (клиент номер заказа не помнит, естественно), звонит логисту, уточняет. Десять минут.
Прошёл час. Пять обращений. И знаете что? Реально требовало участия живого человека — одно. Последнее. Остальное — это была справочная служба. Информация, которую мог бы дать бот, автоответчик, страничка FAQ. Но её выдал менеджер, который получает зарплату за продажи.
Когда мы умножили это на восемь рабочих часов, стало очевидно: больше половины дня менеджеры отвечают на вопросы, которые вообще не требуют человека. Они не продают. Они работают справочным бюро. А это, согласитесь, совершенно разные профессии с совершенно разной ценой.
💡 Быстрый расчёт: сколько времени крадёт рутина
Один менеджер работает 8 часов в день (480 минут)
- Ответы на типовые вопросы (цены, график, доставка): 180-240 минут (~40-50%)
- Уточнение статусов заказов: 60-80 минут (~15%)
- Заполнение CRM, отчёты, административные задачи: 50-70 минут (~10-15%)
- Реальные продажи и работа с клиентами: 110-190 минут (всего 25-40% дня!)
Что это значит: Если убрать рутину, один менеджер сможет обрабатывать в 2-2.5 раза больше реальных продаж. Или вы сможете втрое увеличить поток заявок с тем же количеством людей.
🎯 Вывод: Прежде чем нанимать людей — освободите время тех, кто уже работает.
«Когда мы посчитали, оказалось, что наши менеджеры тратят 6 часов в день на вопросы, ответы на которые есть на сайте. Буквально: „Где вы находитесь?", „Какие способы оплаты?", „Сколько стоит?". Я думал, что если мы наймём ещё двух человек — справимся. Но потом понял: а зачем? Пусть на это отвечает бот. Мы запустили его за три недели. Поток вырос в два раза, а людей добавили только одного — и то через полгода, когда уже совсем припёрло»
Данияр Б.
Владелец интернет-магазина электроники, Алматы
Стратегия масштабирования без найма: 4 ключевых направления
Хорошо, скажете вы, понятно, что рутина съедает время. Но что конкретно делать? Как превратить трёх загнанных менеджеров, обрабатывающих 150 заявок, в ту же команду, которая спокойно справляется с 400?
Вот четыре направления, которые я видел в деле. Не в презентациях консультантов — в реальных казахстанских компаниях, где считают каждый тенге и где нет времени на эксперименты ради экспериментов.
🤖 AI-бот забирает 60-70% типовых вопросов
Первая линия защиты от рутины. Бот работает 24/7, отвечает мгновенно, не устаёт и не выгорает. Главное — правильно его настроить.
Что бот закрывает автоматически:
Представьте: клиент пишет в 11 вечера. Раньше — всё, заявка потеряна, утром он уже забыл или нашёл конкурента. Теперь бот мгновенно отвечает, узнаёт что нужно, записывает на консультацию. Утром менеджер открывает CRM и видит готовую заявку с контекстом.
- Отвечает на вопросы «где вы», «сколько стоит», «как оплатить» — то, что убивало по 2 минуты на каждый звонок
- Проверяет наличие товара и называет цену (тянет данные из вашей системы в реальном времени)
- Записывает на консультацию — сам находит свободное окно в календаре и бронирует
- Квалифицирует лида — задаёт правильные вопросы и отсеивает тех, кто просто так смотрит
- Показывает статус заказа (клиент сам проверяет, менеджера не дёргает)
- Принимает простые повторные заказы — «как в прошлый раз» работает на автомате
Что получаете:
💡 Кейс: Медицинский центр в Астане внедрил бота для записи на приём. Раньше три администратора принимали ~200 звонков в день, из которых 150 — это простые записи. Бот взял на себя 120 записей. Администраторы перестали разрываться и начали нормально консультировать сложные случаи. Поток вырос на 180%, людей не добавили. Подробнее про медицинские центры.
📊 Умная CRM и автоматизация процессов
Менеджеры теряют кучу времени на ручное заполнение карточек, поиск информации, напоминания клиентам. Это всё можно автоматизировать.
Что автоматизировать в первую очередь:
Помню одну компанию, где каждый вечер менеджеры тратили 40 минут на «отчёт для шефа» — выгружали данные из трёх мест, сводили в Excel, писали комментарии. Каждый день. После автоматизации это стало занимать 0 минут. Руководитель просто открывает дашборд.
- Лиды летят в CRM сами — написали в WhatsApp, позвонили, оставили заявку на сайте — всё сразу в системе с полной историей
- Заявки распределяются по правилам — новый лид из Шымкента автоматом падает Асем, из Алматы — Даурену. Никто не спорит, кто возьмёт клиента
- Система напоминает, что делать — «через час перезвонить Ивану», «отправить КП до 17:00». Больше никаких «ой, забыл»
- Типовые ответы в один клик — не набирать в сотый раз «условия доставки следующие...»
- Отчёты формируются автоматически — сколько заявок, какая конверсия, кто сколько закрыл. Без получасовых планёрок
- Синхронизация с 1С — цены, остатки, статусы обновляются сами. Менеджер не лезет в бухгалтерию за каждой цифрой
Что получаете:
💡 Кейс: Компания по продаже стройматериалов тратила 2-3 часа в день на ручное занесение заявок из WhatsApp, Instagram и звонков в Excel. Потом ещё час на распределение между менеджерами. После внедрения CRM с интеграциями — всё летит автоматом. Высвободилось 15-20 часов в неделю. На эти часы обработали ещё 80 заявок. Как интегрировать 1С и CRM.
⚡ Omnichannel: все каналы в одном окне
Менеджер переключается между WhatsApp, Telegram, Instagram, почтой, сайтом — и теряет на это до часа в день. Объедините всё в одном интерфейсе.
Что даёт omnichannel:
Видели, как работает менеджер без этого? Открыто семь вкладок браузера, три приложения мессенджеров, постоянно всплывают уведомления. Клиент вчера писал в Instagram, сегодня в WhatsApp — менеджер роется в переписках, вспоминает, о чём речь. Это как жонглировать горящими факелами.
- Все каналы — WhatsApp, Telegram, VK, Insta, сайт, почта — в одном окне. Больше не надо прыгать туда-сюда
- Вся история перед глазами: клиент вчера писал в Telegram, позавчера звонил — видно сразу
- Один интерфейс вместо семи открытых приложений. Меньше хаоса, больше концентрации
- Шаблоны работают везде — нажал, подставил, отправил в любой мессенджер
- Можно работать с телефона — застрял в пробке, но клиенту уже ответил
Что получаете:
💡 Кейс: Салон красоты в Алматы принимал записи через WhatsApp, Instagram Direct, звонки и сайт. Администратор прыгала между приложениями, путалась, иногда пропускала сообщения. Внедрили omnichannel-CRM — всё в одном окне. Скорость ответа выросла с 15 минут до 3 минут. Конверсия +22%. Подробнее про omnichannel.
📞 Голосовой бот для входящих звонков
Звонки — самый затратный канал по времени. Один звонок = 5-10 минут. Если 30% из них — типовые вопросы, голосовой бот высвободит 2-3 часа в день.
Что делает голосовой бот:
Знаете, как бесят звонки «вы работаете?» посреди сложных переговоров? Менеджер объясняет клиенту нюансы договора, тут — дзынь — входящий. Приходится прерываться. А там: «Скажите график работы». Информация с первого экрана сайта. Вот для таких звонков и нужен голосовой бот.
- Принимает звонок и понимает, что нужно — либо через меню («нажмите 1»), либо через AI (слушает живую речь)
- Отвечает голосом на частые вопросы — адрес, часы работы, сколько стоит, где заказ
- Записывает клиента в календарь — «вас устроит завтра в 15:00? Записал, ждём»
- Если запрос сложный — соединяет с менеджером и передаёт суть: «клиент спрашивает про корпоративный заказ, соединяю»
- Работает ночью и в выходные — ловит те звонки, которые раньше просто пропадали
Что получаете:
💡 Кейс: Автосервис в Караганде принимал 40-60 звонков в день. Половина — это «Сколько стоит замена масла?», «Работаете в субботу?», «Где находитесь?». Голосовой бот взял на себя эти вопросы. Мастера-приёмщики перестали отрываться от работы каждые 10 минут. Пропускная способность выросла на 35%. Кейс автосервиса.
Реальный кейс: как строительная компания увеличила поток в 2.8 раза без новых менеджеров
Помните Ерлана из начала статьи? Того самого, который сидел с блокнотом и считал, сколько будут стоить два новых менеджера?
Позвонил мне недавно. Я уже приготовился услышать «наняли двоих, теперь еще троих ищем». Вместо этого он сказал: «Знаешь, я так и не нанял никого. И поток вырос почти втрое».
Вот что они сделали за четыре месяца. Без магии — просто последовательно и с головой.
С чего начинали: три менеджера буквально разрывались между 150-170 заявками в месяц. Работали допоздна. Ерлан видел по рекламной статистике, что народу заходит в полтора раза больше — просто половина не дожидалась ответа.
Что сделали (не всё сразу, а постепенно):
- Первые три недели — AI-бот на сайте и в WhatsApp. Ерлан боялся, что «у нас всё индивидуально, бот не справится». Но когда посчитали, оказалось: из 100 вопросов 70 — одни и те же. Про цены, про сроки, про гарантии, про портфолио. Бот взял это на себя. Плюс начал квалифицировать — спрашивает, что строить, какой бюджет, когда старт. Менеджеру прилетает не просто «есть вопрос», а «Клиент Иван, хочет дом 150 кв.м, бюджет 40 млн, старт через 2 месяца».
- Параллельно настроили CRM. До этого всё было в Excel и в головах. Заявки терялись, непонятно кто кому звонил. Теперь всё летит в систему автоматом — с сайта, из рекламы, из соцсетей. Распределяется по менеджерам само. Система напоминает: «Петру перезвонить в 15:00», «Ивану отправить смету до вечера». Никто ничего не забывает.
- Через месяц добавили голосового бота. Половина звонков — это «где вы?», «работаете в субботу?», «запишите на замер». Бот справляется. Если что-то сложное — передаёт менеджеру вместе с контекстом: «Клиент Асет, интересуется баней, бюджет уточнить, соединяю». Менеджер уже в курсе, о чём разговор.
- Добили шаблонами. Самое простое, но очень эффективное. Менеджеры перестали каждый раз набирать одно и то же — про этапы работы, гарантии, условия оплаты. Нажал кнопку, подставил имя клиента, отправил. Экономит по полчаса в день каждому.
Результаты через 4 месяца (честные цифры, без приукрашиваний):
🎯 Цифры до и после
Неожиданные бонусы (о которых Ерлан даже не думал):
- Менеджеры перестали сидеть до девяти вечера. Теперь в восемь все дома. Успевают больше, работая меньше
- Бот поймал 80+ ночных и выходных обращений за первый месяц. Раньше это всё утекало к конкурентам
- Люди перестали увольняться. Один менеджер прямо сказал: «раньше думал уходить, задолбался. Сейчас нормально, даже интересно»
- Экономия почти миллион в месяц — те деньги, что ушли бы двум новым менеджерам, остались в бизнесе
«Знаешь, что меня больше всего удивило? Не цифры. Цифры — да, круто. Но я не ожидал, что люди начнут по-другому работать. Раньше они приходили уставшие, отвечали на сотый одинаковый вопрос через силу. Сейчас у них время появилось на нормальные разговоры с клиентами. Один менеджер мне говорит: „наконец-то я занимаюсь продажами, а не справочной службой".
Я правда думал нанять двоих. Уже и объявление составил. Хорошо, что сначала попробовал автоматизацию. Окупилась за два месяца. А сейчас каждый месяц почти миллион экономии. Плюс люди довольные, клиенты не убегают. Если бы год назад мне это рассказали — не поверил бы»
Ерлан Т.
Владелец строительной компании, Шымкент
🧮 Быстрый калькулятор: сколько вы сэкономите, автоматизируя вместо найма
- Зарплата: 2 × 350 000 ₸ = 700 000 ₸/мес
- Налоги и отчисления: +150 000 ₸/мес
- Рабочее место, обучение: +50 000 ₸/мес
- Итого: ~900 000 ₸/мес
- В год: 10.8 млн ₸
- AI-бот + настройка: 150 000 ₸/мес
- CRM с автоматизацией: 80 000 ₸/мес
- Omnichannel + интеграции: 50 000 ₸/мес
- Итого: ~280 000 ₸/мес
- В год: 3.36 млн ₸
При этом автоматизация работает 24/7, не болеет, не уходит в отпуск, не требует адаптации и обучения. И не увольняется через полгода.
Пошаговый план: как начать масштабирование без найма
Ладно, допустим, я вас убедил. Но вот вы закрываете эту статью — и что? С чего конкретно начать завтра утром?
Вот простой алгоритм. Не теоретический, а тот, по которому идут реальные компании, которые уже это сделали:
Неделя наблюдений: куда уходит время
Попросите менеджеров неделю вести простую табличку: что делали, сколько времени. Не нужна точность до минуты — просто примерно. «Типовые вопросы — 3 часа», «Реальные продажи — 2 часа», «CRM и отчёты — 1.5 часа». К пятнице увидите, на что уходит день. Обычно результат шокирует.
💡 Что получите: Чёткое понимание, где утечка. Не на ощущениях, а в цифрах.
Соберите топ-20 вопросов, которые бесят
Сядьте с менеджерами за чай и спросите: «На какие вопросы вы устали отвечать?». Записывайте всё. Обычно вылезает: график работы, адрес, цены, доставка, способы оплаты, наличие товара, как заказать. Эти 15-20 пунктов — и есть то, что должен знать бот с первого дня.
💡 Что получите: Готовый список сценариев для автоматизации. Не абстрактный, а под ваш бизнес.
Запустите бота — но не везде сразу
Главная ошибка — пытаться охватить всё и сразу. Не надо. Начните с сайта и WhatsApp — там обычно больше всего обращений. Научите бота отвечать на ваши топ-20 вопросов. Первую неделю смотрите, как общается, дорабатывайте. Потом подключайте остальные каналы. Чек-лист настройки бота.
💡 Что получите: За первый месяц бот закроет половину рутинных вопросов. Без стресса и переделок.
Наладьте CRM (или замените, если текущая не работает)
Если CRM нет — возьмите ту, которая умеет в интеграции (сайт, соцсети, мессенджеры, бот). Если есть, но никто не пользуется — значит она неудобная, лучше сменить. Главное правило: система должна облегчать жизнь, а не усложнять. Если менеджеры ворчат — что-то не так с настройкой. Как выбрать CRM без боли.
💡 Что получите: Ни одна заявка не потеряется. Менеджеры перестанут забывать перезвонить. Экономия 1-2 часа в день.
Объедините каналы в omnichannel (опционально, но полезно)
Если менеджеры тратят много времени на переключение между мессенджерами — подключите omnichannel. Все каналы в одном окне. Это ускорит работу ещё на 20-30%.
💡 Результат: Скорость ответа растёт, менеджеры меньше отвлекаются.
Смотрите на цифры и улучшайте
Каждую неделю проверяйте: сколько заявок пришло, сколько бот обработал, сколько ушло менеджерам, какая конверсия. Работает — отлично, добавляйте новые сценарии. Не работает — разбирайтесь почему и чините. Автоматизация — это не «настроили и забыли». Это живой процесс. Как считать ROI автоматизации.
💡 Что получите: Систему, которая с каждым месяцем работает лучше, а не превращается в кладбище недоделанных проектов.
«Но у нас не получится, потому что...» — разбираем частые возражения
Знаете, что интересно? Когда я рассказываю про автоматизацию, практически все кивают: «да, логично, надо попробовать». А потом начинаются «но».
«Но у нас всё индивидуально». «Но наши клиенты не любят ботов». «Но это дорого». Я слышал эти возражения раз сто. И знаете что? В 90% случаев они не выдерживают столкновения с реальностью. Давайте разберём самые популярные:
Это самая популярная отмазка. Все так говорят. «У нас каждый клиент уникален». Хорошо, давайте проверим. Возьмите последние 100 обращений и разложите по категориям. Что получится?
Обычно картина такая: 40% вопросов — это цены, наличие, график работы. Ещё 20% — «где находитесь», «как оплатить», «когда доставите». Ещё 10% — уточнение статуса заказа. Итого 70% — это не индивидуальное. Это FAQ, замаскированное под заботу о клиенте.
Бот берёт эти 70% на себя. Менеджеры — остальные 30%, где действительно нужен человек. И у них наконец появляется время разобраться с каждым клиентом по-настоящему, а не на бегу между звонками.
Знаете, что на самом деле не любят клиенты? Ждать. Писать вопрос в 11 вечера — и получить ответ в 10 утра. Звонить три раза, потому что «все менеджеры заняты». Вот это бесит. А бот или человек на том конце — честно, большинству всё равно, если результат быстрый.
Клиенты не любят плохих ботов — согласен. Тех, что не понимают вопрос и отвечают «извините, не понял, переформулируйте». Современный AI-бот общается нормально. Часто люди даже не понимают, что это бот, пока сами не спросят.
И главное: бот не заменяет менеджеров. Он фильтрует. «Где вы?» — ответит сам. «Нужна сложная конфигурация под проект» — передаёт человеку. Клиент получает быстрый ответ на простое и живого менеджера на сложное. Это и есть идеальный сервис. Почему клиенты любят AI-ботов.
Давайте посчитаем. Менеджер: 350 тысяч зарплата + 80 тысяч налоги + рабочее место + обучение = около 450-500 тысяч в месяц. Минимум. Автоматизация (бот + CRM + интеграции + поддержка): 150-300 тысяч в месяц. Максимум.
Даже по самым дорогим тарифам автоматизация стоит меньше одного сотрудника. А работает за двух-трёх. Окупается за 1-2 месяца. Дальше — чистая экономия.
Про сложность: да, это не «нажал кнопку и готово». Но и не космический корабль строить. 3-4 недели на настройку, ещё пару недель на доработку. Через полтора месяца система работает. Сложнее нового сотрудника найти и обучить.
Точно! Именно поэтому автоматизация и выгоднее. Поток упал — автоматизация спокойно работает дальше. Не ест, не требует зарплату, не жалуется. Просто тихо обрабатывает те заявки, что есть.
А что с менеджером? Уволить? Окей, выходное пособие, моральный ущерб, подпорченная репутация работодателя. Потом поток опять вырастет — ищи нового, обучай, жди пока войдёт в курс дела.
Автоматизация гибкая. Поток растёт — она справляется. Падает — продолжает работать без драм. Это как раз то, что нужно бизнесу с непредсказуемым спросом.
Как раз наоборот. Маленьким компаниям автоматизация нужна даже больше, чем крупным. У больших — запас прочности. Один менеджер заболел — другие подхватят. У маленьких такого нет. Единственный человек на больничном — всё, продажи встали.
Автоматизация для маленьких — это как страховка. Бот не болеет, не уходит в отпуск, не увольняется внезапно. Он просто работает. Даже если у вас один менеджер, который захлёбывается в заявках — бот снимет с него рутину, освободит время на реальные продажи.
И потом, сейчас автоматизация доступна любому бизнесу. Есть тарифы от 30-50 тысяч в месяц для совсем маленьких компаний. Это меньше, чем стажёр стоит. CRM для стартапа.
Заключение: масштабирование — это не про людей, это про систему
Помните Ерлана из начала? Того, который сидел с блокнотом и считал стоимость двух новых менеджеров?
Четыре месяца спустя его компания обрабатывает почти втрое больше заявок. С теми же тремя менеджерами. Которые, кстати, теперь уходят домой в 8 вечера, а не в 10. И не думают увольняться, потому что работа стала нормальной, а не каторгой.
Фокус не в том, чтобы работать больше часов. Фокус в том, чтобы не тратить эти часы на фигню. Автоматизация, боты, умная CRM — это не модные штучки для презентаций. Это способ освободить людей от того, что людям делать не нужно. И оставить им то, в чём они действительно ценны.
Когда вы нанимаете человека — вы покупаете 8 часов в день, 5 дней в неделю. Плюс его настроение, здоровье, мотивацию. Когда настроение плохое или здоровье подкачало — всё, продажи встали.
Когда вы внедряете автоматизацию — вы создаёте систему. Она работает круглосуточно. Не устаёт, не болеет, не увольняется. Стоит в 2-3 раза дешевле. И самое крутое: она не заменяет людей. Она освобождает их для настоящей работы.
Бот отвечает на вопрос «сколько стоит». Менеджер объясняет, почему ваше решение лучше конкурентов и как оно закроет боль клиента. Вот это разделение — и есть правильное масштабирование.
Вопрос не в том, «стоит ли попробовать». Вопрос в том, «когда начать». Потому что пока вы раздумываете, ваши конкуренты уже тестируют ботов. И перехватывают тех клиентов, которые устали ждать вашего ответа.
Готовы масштабироваться без найма новых менеджеров?
Проведём аудит ваших процессов, покажем, где теряется время, и предложим план автоматизации. Первая консультация — бесплатно. За час вы поймёте, как увеличить поток заявок в 2-3 раза с текущей командой.
Получить бесплатный аудитПолезные материалы по теме
- Выгорание менеджеров: как избавить сотрудников от рутины — о том, почему менеджеры устают
- Упущенные продажи: как быстро клиент уходит, если не ответили за 5 минут — про важность скорости
- Ночные лиды: как не терять клиентов из других часовых поясов — про круглосуточную работу
- AI-бот vs Кнопочный бот: почему клиенты любят живой диалог — как работают современные боты
- ROI автоматизации: как посчитать экономию и рост выручки — калькулятор окупаемости
- Как подружить 1С и CRM с мессенджерами — про интеграции
- CRM без боли: честный гайд для скептичного отдела продаж — как выбрать CRM
- Автоматизация рутины: 15 готовых сценариев для отдела продаж — конкретные примеры