Автоматизация рутины в CRM: 15 готовых сценариев для отдела продаж

Знаете, что отнимает у ваших менеджеров больше всего времени? Не звонки клиентам и не переговоры. А вот эти бесконечные мелочи: скопировать email из заявки в поле, поставить задачу коллеге, отправить шаблонное письмо, перевести сделку на следующий этап.

По опыту — на такую рутину уходит часов 5 в неделю. На менеджера. Если у вас отдел из пяти человек, это уже 25 часов. Больше трёх рабочих дней!

И нет, увольнять никого не надо. Просто пора перестать делать вручную то, что CRM умеет делать сама.

Как работает автоматизация в CRM

Если коротко: вы задаёте правило по принципу «если... то». CRM отслеживает событие (новый лид, смена статуса, дата наступила) и автоматически выполняет нужное действие.

Пример: как только менеджер переводит сделку в статус "Отправлено КП", CRM сама ставит ему задачу "Позвонить через 2 дня" и отправляет клиенту письмо со ссылкой на презентацию.

Никаких скриптов писать не нужно — всё настраивается кликами в интерфейсе.

15 сценариев, которые работают прямо сейчас

1. Распределение новых лидов по менеджерам

Триггер: новая заявка с сайта
Условие: проверяем регион клиента
Действие: назначаем ответственного менеджера по региону, отправляем уведомление в Telegram

Было: РОП вручную смотрит, кто свободен, и раздаёт лиды. Стало: лиды распределяются по правилам за 2 секунды.

2. Первое касание с лидом

Триггер: создан новый контакт
Действие: отправляем приветственное письмо, ставим задачу "Позвонить в течение часа"

Клиент не остаётся без внимания. А менеджер не забывает позвонить.

3. Реанимация холодных сделок

Триггер: по сделке нет активности 7 дней
Действие: создаём задачу менеджеру "Прозвонить клиента", уведомление РОПу

Раньше такие сделки просто зависали. Теперь — система сама напоминает.

4. Отправка коммерческого предложения

Триггер: сделка перешла в статус "Отправлено КП"
Действие: отправляем email с КП из шаблона, ставим задачу "Дозвониться через 2 дня"

Менеджер не тратит время на копипаст. Клиент получает КП моментально.

5. Напоминание о follow-up после встречи

Триггер: встреча завершена
Действие: через 1 час ставим задачу "Отправить резюме встречи"

Классика: встреча прошла, все разошлись, а потом неделю никто не пишет. Теперь этого не будет.

6. Контроль просроченных задач

Триггер: задача просрочена на 1 день
Действие: уведомление менеджеру и РОПу в Telegram

РОП не роется в CRM, проверяя, кто что забыл. Система сама пинает.

7. Автоматический переход на следующий этап

Триггер: задача "Отправить договор" выполнена
Действие: переводим сделку в статус "Ожидает оплаты", ставим новую задачу "Проконтролировать оплату"

Менеджеры часто забывают перетаскивать карточки. CRM делает это сама.

8. Уведомление о горячем лиде

Триггер: лид указал в заявке "Нужно срочно"
Действие: ставим высокий приоритет, звоним менеджеру, отправляем SMS РОПу

Горячие лиды не теряются в общей куче.

9. Контроль отказов

Триггер: сделка переведена в статус "Отказ"
Условие: причина отказа не указана
Действие: блокируем закрытие, требуем заполнить причину

Теперь у вас нормальная аналитика причин отказов, а не "просто так".

10. Поздравление с днём рождения клиента

Триггер: дата в поле "День рождения"
Действие: отправляем поздравление + промокод на скидку

Мелочь, а приятно. Клиенты запоминают.

11. Запрос обратной связи после сделки

Триггер: сделка закрыта успешно
Действие: через 3 дня отправляем письмо с просьбой оставить отзыв

Отзывы собираются автоматически, менеджеры не забывают спрашивать.

12. Эскалация сложных клиентов

Триггер: менеджер ставит тег "Сложный клиент"
Действие: создаём задачу РОПу "Подключиться к переговорам"

Менеджер не тонет один, РОП вовремя подхватывает.

13. AI-резюме встреч и звонков

Триггер: запись звонка появилась в системе
Действие: AI расшифровывает звонок, выделяет ключевые договорённости, создаёт задачи на основе обещаний

Вместо "Обсудили детали" — конкретные пункты: что обещали, что делать дальше.

14. Контроль дубликатов контактов

Триггер: создаётся новый контакт
Условие: такой email или телефон уже есть
Действие: показываем предупреждение, предлагаем объединить

Не плодим копии одного и того же клиента в разных карточках.

15. Ежедневный отчёт для РОПа

Триггер: каждый день в 9:00
Действие: формируем сводку: сколько новых лидов, сколько сделок закрыто, что в просрочке

РОП не собирает отчёты вручную. Открыл почту — всё перед глазами.

С чего начать

Не надо запускать все 15 сценариев разом — будет каша.

Выберите 3-5 самых болезненных моментов в вашей работе:

• Лиды теряются? — Сценарий №1 и №2
• Менеджеры забывают звонить? — Сценарий №5 и №6
• РОП не видит картину? — Сценарий №15
• Клиенты уходят без объяснений? — Сценарий №9

Настройте, запустите, посмотрите результат через неделю. Потом добавьте следующие.

Какую CRM выбрать для автоматизации

Почти все современные CRM умеют автоматизировать — вопрос в том, насколько это удобно.

Обратите внимание на:

• Визуальный редактор сценариев — чтобы не нужен был программист
• Интеграции — с почтой, мессенджерами, телефонией, вашим сайтом
• Готовые шаблоны — можно взять типовой сценарий и адаптировать под себя
• AI-функции — расшифровка звонков, анализ писем, подсказки менеджерам

Если выбираете CRM с нуля — берите ту, где автоматизация работает из коробки, а не требует допиливания.

Главное

Автоматизация — это не про роботов, которые заменят людей. Это про то, чтобы люди перестали делать работу роботов.

Ваши менеджеры наняты продавать, а не копировать данные из поля в поле. Используйте эти 15 сценариев — и вернёте им время на то, что действительно приносит деньги.