CRM для стартапа: минимальный набор на первые 100 клиентов

Вот вам реальная история. Стартап, 8 человек, делают SaaS для онлайн-школ. Все контакты в Excel. «Нам рано для CRM, — говорил основатель, — всего 15 клиентов, зачем переплачивать?»

Через полгода клиентов стало 80. И начался ад: один менеджер забыл перезвонить лиду (тот ушёл к конкурентам), второй отправил одно и то же КП дважды (потому что не нашёл первую версию), третий вообще не понял, кто за какого клиента отвечает.

Они потеряли месяц на разгребание этого хаоса. Внедряли CRM в авральном режиме — когда уже горело всё.

Если вы основатель стартапа и думаете «нам рано» — эта статья для вас. Расскажу, когда действительно пора, что нужно на старте (спойлер: не 100 функций), и как запуститься за неделю без консультантов и бюджета на enterprise-решение.

Развеиваем мифы

Миф 1: «Нам рано, у нас всего 10 клиентов»

Слышу это постоянно. И вот что странно: когда у вас 10 клиентов, вы действительно помните всех поименно. Кому звонили, кто что сказал, когда обещали перезвонить.

Проблема в том, что это не масштабируется. Через пару месяцев клиентов становится 50, а лидов в работе — 150. И тут начинается:

• Забыли перезвонить вовремя — лид остыл и купил у конкурентов
• Не можете вспомнить, что обсуждали месяц назад (переписка в разных местах)
• Нанимаете второго менеджера — и он две недели разбирается, кто есть кто
• Понятия не имеете, какой канал приносит клиентов (реклама? рекомендации? какая именно реклама?)

CRM не для того, чтобы хранить номера телефонов. Она для того, чтобы ничего не забывать, когда вас перестанет хватать на всё.

Миф 2: «CRM — это сложно и дорого»

Да, если вы сразу купите Salesforce за 75 000 ₸ на человека. Но зачем?

Когда у вас команда из 2-3 человек и 50 клиентов, платить 225 000 ₸/месяц за функции, которые вы даже не будете использовать — это перебор. Есть куча бесплатных вариантов: HubSpot CRM (бесплатный), Битрикс24 (free tier до 12 человек), CrmAI (тоже бесплатный tier).

По сложности: я видел, как стартапы запускали CRM за один день. Буквально: утром зарегистрировались, в обед импортировали контакты из Excel, к вечеру команда уже создавала сделки. Это не корпоративный SAP, который внедряют полгода.

Миф 3: «Excel нам достаточно»

Знаете, что я слышу через 3 месяца от тех, кто говорил «нам хватит Excel»?

«Мы потеряли сделку на 500 тысяч, потому что забыли перезвонить. Excel не напомнил».

«У нас два менеджера одновременно отредактировали файл — половину контактов затёрли».

«Мы не знаем, откуда приходят клиенты. Вроде бы из рекламы, но откуда именно?»

Excel — это таблица. Он не напомнит позвонить, не покажет воронку продаж, не подтянет историю переписки. Это как пытаться вести бухгалтерию в блокноте — технически можно, но зачем?

Когда стартапу нужна CRM

Вот простой тест. Если хотя бы на два вопроса ответите «да» — пора:

• У вас больше 20 новых лидов в месяц?
• Хотя бы раз вы забыли перезвонить лиду вовремя (или вообще потеряли контакт)?
• Продажами занимается не один человек?
• Вы не знаете точно, какой канал приносит больше клиентов?
• Планируете нанимать ещё менеджеров?

Два «да» — это сигнал. Три «да» — вы уже опаздываете.

Кстати, знаю стартап, который внедрил CRM при 10 клиентах «на вырост». Через полгода у них было 100+ клиентов, и они просто масштабировались без боли. А их конкурент в это время разгребал Excel-хаос и терял сделки.

Что реально нужно на старте

Главная ошибка — покупать CRM со 100 функциями. Вы не будете ими пользоваться, а платить придётся. Вот минимум, с которого стоит начать:

1. Учёт контактов и лидов

Банальщина, но это основа: имя, телефон, email, компания. Плюс обязательно — откуда пришёл (сайт, реклама, рекомендация). Без этого вы никогда не поймёте, какой канал работает.

И статус: новый лид, созвонились, отправили КП, ждём оплату, закрыли сделку, отказ.

2. Простая воронка продаж

Не усложняйте. На старте хватит 3-5 этапов. Например:

Лид → Встреча → КП отправлено → Оплата → Клиент

Зачем это нужно? Чтобы видеть, где лиды застревают. Если из 100 лидов только 10 доходят до встречи — проблема в первом касании. Если 50 доходят до КП, но покупают только 5 — проблема в цене или предложении.

3. Email-интеграция

Вся переписка с клиентом должна быть в одном месте. Подключили Gmail — и CRM автоматом подтягивает письма, привязывает их к контакту. Не нужно рыться в почте и вспоминать, о чём говорили три недели назад.

4. Задачи и напоминания

«Позвонить Ивану завтра в 14:00». «Отправить КП Петрову через 2 дня». CRM напомнит — не забудете.

Звучит просто, но это спасает кучу сделок. Я знаю стартап, который потерял клиента на 800к просто потому, что основатель забыл перезвонить через неделю, как обещал.

5. Базовая аналитика

Не нужны дашборды как у NASA. Достаточно трёх цифр:

• Сколько лидов пришло за неделю/месяц
• Конверсия (из 100 лидов сколько купили)
• Откуда приходят клиенты (какой канал работает лучше)

Всё остальное — потом. Автоматизация с 50 сценариями, интеграция с 1С, AI-прогнозы — это для масштаба. На старте они только мешают.

Критерии выбора CRM для стартапа

1. Цена: free tier или до 25 000 ₸/мес на команду

Примеры:

• CrmAI: Free tier с AI-фишками (автозаполнение, подсказки).
• HubSpot CRM: Бесплатный, но ограниченный функционал.
• Битрикс24: Бесплатный до 12 пользователей, но сложный.

2. Простота: настроить за 1 день, обучить за 1 час

Если на настройку уходит неделя — это не для стартапа. Вам нужна CRM, которую можно запустить сегодня.

3. Скорость внедрения: работать с сегодняшнего дня

Не нужны консультанты, внедренцы, проекты на 3 месяца. Зарегистрировались → импортировали контакты → работаете.

4. Интеграции: Gmail, Telegram, WhatsApp, сайт

Лиды должны попадать в CRM автоматически: с сайта, из Telegram, из WhatsApp. Не вручную.

5. Мобильное приложение

Стартапы работают из кафе, коворкингов, дома. Нужен доступ с телефона.

Частые косяки (и как их избежать)

Ошибка 1: Покупают Salesforce «на вырост»

Видел это десятки раз. Стартап из 5 человек покупает Salesforce за 75 000 ₸ на юзера. Платят 375 000 ₸/месяц. Используют процентов 10 функций.

Через полгода: «Мы не можем себе это позволить, переходим на бесплатную CRM». И теряют ещё месяц на миграцию.

Как правильно: Начните с бесплатного tier. Когда упрётесь в лимиты (а это случится не раньше, чем у вас будет 50+ клиентов) — тогда и мигрируйте на платную версию.

Ошибка 2: Установили CRM и... всё

Зарегистрировались, импортировали контакты, сказали команде «пользуйтесь». Не настроили воронку, не объяснили, зачем это нужно. Через месяц CRM превратилась в свалку контактов.

Как правильно: День на настройку (воронка, этапы, шаблоны задач) + час на обучение команды. Без этого не работает.

Ошибка 3: Команда не заполняет

Самая частая проблема. CRM есть, но менеджеры забивают. Половина сделок вообще не заносится, половина без обновлений по 2 недели.

Как правильно: Сделайте правило: каждую пятницу проверка. Кто не заполняет — объяснительная (или вычет из бонусов, если совсем критично). Звучит жёстко, но без этого CRM мёртвая.

Ошибка 4: Усложняют воронку

Создают воронку с 10 этапами: «Лид → Квалификация → Первичный контакт → Повторный контакт → Презентация → Демо → КП черновик → КП финал → Согласование → Оплата».

Менеджеры путаются, половину этапов пропускают, данные искажаются.

Как правильно: Начните с трёх этапов. Если через месяц поймёте, что не хватает — добавите.

Процесс внедрения за 1 неделю

Итого: 4 часа на настройку, 1 неделя на тест. Без боли, без консультантов, без бюджета.

Как заставить команду пользоваться CRM

Вот вам честная правда: менеджеры будут саботировать. Не из вредности — просто «забуду», «некогда», «потом занесу».

Что работает:

1. Показать выгоду лично для них

Не «заполняйте CRM, потому что я так сказал». А «с CRM ты не потеряешь ни одного лида, а это +20% к твоим продажам и бонусам». Людям плевать на абстрактную «эффективность компании», им важно, что они лично получат.

2. Геймификация (если команда молодая)

Лидерборд: кто больше закрыл сделок за неделю. Публичное признание в чате. Бутылка шампанского лучшему менеджеру месяца. Работает не везде, но если сработает — люди сами будут заполнять всё подряд.

3. Сделать обязательным

Каждую пятницу проверка. Кто не заполнил — разговор один на один. «Почему не заполнил? Что мешает?» Если повторяется — вычет из бонусов.

Звучит жёстко, но по-другому не работает. Проверено.

Больше про управление изменениями — в нашем гайде.

Когда пора переходить на более серьёзную CRM

Вы переросли базовую CRM, если:

• Команда > 10 человек. Нужны роли, права доступа, более сложные воронки.
• Нужна автоматизация. Триггерные письма, интеграция с 1С, автораспределение лидов.
• Нужна аналитика уровня CEO. Дашборды, прогнозы, когортный анализ.
• Нужна кастомизация. Специфические процессы, которые не вписываются в стандартную CRM.

Важно: Не спешите. Большинство стартапов переплачивают, покупая сложную CRM раньше времени.

Чек-лист готовности стартапа к CRM

• У вас больше 20 лидов в месяц
• Продажами занимается > 1 человека
• Вы хотите понимать, откуда приходят клиенты
• У вас есть 4 часа на настройку CRM
• Команда готова учиться (30 минут обучения)
• Есть Excel/Google Sheets с контактами (для импорта)

Если все пункты — ✅, можете начать прямо сегодня.

Коротко: что запомнить

• CRM нужна не когда у вас 1000 клиентов, а когда 20+ лидов в месяц. Если откладываете — потом будет больнее.
• Excel не напомнит позвонить, не покажет воронку, не подтянет переписку. Это просто таблица.
• На старте хватит пяти вещей: контакты, простая воронка, email, задачи, базовая аналитика. Не покупайте Salesforce за 375 000 ₸/мес.
• Запуск CRM за 1 день — это реально. Обучение команды — 1 час. Если говорят «3 месяца на внедрение» — это не для стартапа.
• Команда будет саботировать. Показывайте личную выгоду, проверяйте каждую неделю, делайте обязательным.
• Переход на серьёзную CRM — когда команда 10+ человек или нужна автоматизация. До этого — не переплачивайте.

Почему мы сделали CrmAI

Полезные ссылки

• Как внедрить CRM без боли
• Управление изменениями при внедрении CRM
• Lead Scoring: как оценить качество лидов