CRM для спортивных секций и детских кружков: расписание, оплаты, уведомления родителям

Динара позвонила мне в понедельник утром — как раз когда я наливал себе первую чашку кофе. Голос усталый, но решительный.

«Слушай, у меня школа танцев. Сорок детей, три группы, два зала. И полный бардак. Вчера мама Арины пришла на занятие — а я её не записала. Точнее, записала, но в блокнот, который забыла дома. Ребёнок в слезах, мама в бешенстве, я — в ступоре. И это не первый раз.»

Я попросил её рассказать подробнее. Оказалось, что Динара ведёт всё в трёх местах: расписание — в Google Calendar, оплаты — в тетради, контакты родителей — в телефоне. Каждый месяц она тратит два вечера на сверку: кто заплатил, кто должен, кто пропустил слишком много занятий.

«Я открыла школу, чтобы танцевать с детьми. А танцую с Excel и блокнотами. Это не то, о чём я мечтала.»

Знакомо? Если вы ведёте детскую секцию, кружок или небольшую спортивную школу — скорее всего, да. И в этой статье я расскажу, как CRM-система превращает хаос в систему. Без переусложнения, на реальных примерах из Казахстана.

Почему Google Calendar и тетрадь не работают

Давайте честно: большинство руководителей небольших секций начинают с подручных инструментов. Google Calendar для расписания, WhatsApp для общения с родителями, тетрадь для учёта оплат. И какое-то время это даже работает.

Проблемы начинаются, когда бизнес растёт. Пять детей — это одно. Сорок — совсем другое. Сто — третье измерение головной боли.

Вот что происходит без системы:

Динара призналась: она дважды пыталась нанять помощника. Оба раза уволила через месяц — потому что не могла передать систему. Системы просто не было.

О том, как правильно выбирать CRM под специфику бизнеса, мы писали в статье Как выбрать CRM в 2025: чек-лист 50 критериев. Но давайте разберём, что конкретно нужно детским секциям.

Карточка ребёнка: не просто контакт, а полная история

Первое, что делает CRM — создаёт единое место для всей информации о каждом ученике. Не разрозненные записки, а структурированная карточка.

Когда я спросил Динару, что ей важно знать о каждом ребёнке, она выдала список за минуту. Видно, что наболело.

Важный нюанс: у одного родителя может быть несколько детей в секции. Брат и сестра, например. CRM должна показывать эту связь — открыл карточку родителя, увидел всех детей. Открыл карточку ребёнка — увидел контакты родителей.

Ещё важнее — история оплат привязана к семье, а не к ребёнку. Потому что родитель платит одним переводом за обоих детей, а вы должны правильно разнести это по карточкам.

О том, как организовать единый профиль клиента в CRM, читайте в статье Единый профиль клиента Customer 360: как собрать все данные в одном месте.

Расписание: группы, залы, тренеры — без накладок

Расписание в детской секции — это не просто «понедельник в 18:00». Это сложная система, где нужно учитывать:

• Группы — дети разного возраста и уровня занимаются отдельно
• Залы — их может быть несколько, с разной вместимостью
• Тренеры — у каждого своя специализация и расписание
• Время — после школы, утром по выходным, вечером для работающих родителей

Динара рассказала, как однажды записала две группы в один зал на одно время. Узнала об этом, когда 20 детей столкнулись в дверях. С CRM такое невозможно — система просто не даст создать пересечение.

Что ещё важно в расписании:

Подробнее о настройке онлайн-записи для услуг с расписанием — в статье Онлайн-запись для салонов красоты: календарь, мастера, услуги. Принципы те же, только вместо мастеров — тренеры, а вместо услуг — занятия.

Посещаемость: кто пришёл, кто пропустил, почему это важно

Контроль посещаемости — это не только для отчётности. Это инструмент удержания клиентов.

Смотрите: ребёнок пропустил одно занятие — нормально, заболел. Пропустил два подряд — стоит уточнить. Пропустил неделю — тревожный сигнал. Если вы не отреагируете вовремя, семья уйдёт молча.

Ещё одна важная функция — уведомление родителям о приходе и уходе ребёнка. Мама на работе, а ей приходит сообщение: «Арина пришла на занятие в 17:02». Спокойствие родителей — лояльность к вашей секции.

Кстати, посещаемость напрямую связана с оплатой. Если у вас абонемент на 8 занятий — система сама считает, сколько осталось. И предупреждает, когда пора продлевать.

Абонементы и оплаты: наконец-то порядок с деньгами

Вот честный разговор с Динарой:

— Сколько тебе должны родители прямо сейчас?
— Не знаю точно. Тысяч триста, наверное.
— Наверное?
— Ну, я не считала давно. Страшно считать.

Это типичная ситуация. Когда учёт ведётся вручную, накапливается дебиторка, о которой владелец предпочитает не думать. А потом удивляется, почему денег нет, хотя дети ходят.

CRM решает это системно.

CRM автоматически отслеживает:

• Остаток занятий — сколько осталось по абонементу
• Срок действия — когда абонемент заканчивается
• Задолженность — кто должен и сколько
• Просрочки — кто не оплатил вовремя

И самое главное — автоматически напоминает родителям. Не вы звоните и неловко просите денег. Система отправляет нейтральное сообщение: «У Арины осталось 2 занятия по абонементу. Продлить?»

О том, как настроить автоматические уведомления в мессенджерах, читайте в статье WhatsApp Business API + AI-бот: интеграция для бизнеса.

Уведомления родителям: что, когда и как отправлять

Родители — ваши главные клиенты. И они хотят знать, что происходит с их детьми. Но есть тонкая грань между «информирую» и «спамлю».

Вот какие уведомления действительно нужны:

Важно: не все уведомления должны быть автоматическими. Персональное сообщение от тренера «Сегодня Арина отлично справилась с новым элементом!» — это gold. Оно создаёт эмоциональную связь, которую не заменит никакая автоматизация.

CRM помогает и здесь: тренер может быстро отправить сообщение из карточки ребёнка, а система сохранит его в истории коммуникаций.

О том, как настроить AI-бота для ответов на частые вопросы, читайте в статье Чат-бот для продаж: от FAQ к квалификации лидов и назначению встреч.

Отчёты: понимать свой бизнес, а не гадать

Динара призналась, что не знает точно, сколько зарабатывает. «Вроде деньги приходят, но куда уходят — непонятно. И есть ощущение, что могу больше, но не понимаю где.»

CRM даёт ответы на вопросы, которые раньше оставались без ответа:

Какие отчёты действительно нужны:

• Финансовый — выручка, дебиторка, средний чек, выручка на ученика
• Посещаемость — по группам, по дням недели, по тренерам
• Удержание — сколько учеников продлили абонемент, сколько ушли
• Загрузка — заполненность групп, свободные места
• Эффективность каналов — откуда приходят новые ученики

Подробнее о том, какие метрики отслеживать в бизнесе услуг, читайте в статье Дашборд руководителя: 20 метрик для отдела продаж.

Что получилось у Динары: результаты через 2 месяца

Мы созвонились через два месяца после внедрения CRM. Голос был совсем другой — бодрый, с улыбкой.

«Знаешь, что самое крутое? — говорит Динара. — Я наконец-то знаю, кто мне должен. Не "примерно триста тысяч", а точно 127 400 тенге. И большую часть уже собрала — система сама напомнила родителям.»

Ещё один побочный эффект, которого она не ожидала: сарафанное радио заработало лучше. Родители стали чаще рекомендовать школу знакомым. Почему? Потому что вовремя приходят напоминания, расписание не скачет, можно посмотреть, сколько занятий ребёнок посетил. Мелочи, но они складываются в ощущение «тут всё серьёзно».

«Одна мама так и сказала: "Наконец-то как у нормальных". Обидно было слышать, что раньше было "ненормально". Но честно — так и было.»

Особенности для разных типов секций

Танцы, спорт, творчество, языки — у каждого направления своя специфика. Вот на что обращать внимание:

Если вас интересует CRM для языковых курсов или учебных центров, читайте статью CRM для учебного центра: расписание, оплаты, посещаемость.

С чего начать: практические шаги

Если вы узнали себя в истории Динары — вот план действий:

Подробный план внедрения CRM — в статье Внедрение CRM с нуля: план на 90 дней.

Читайте также