Айгерим отправила мне голосовое в половину двенадцатого ночи. Голос уставший, с нотками отчаяния.
«Ты представляешь, я сегодня забыла про свадьбу. Забыла! Они мне звонят в семь утра — где вы? А у меня в голове другая свадьба, которая на следующей неделе. Я час ехала в Капчагай, приехала к концу церемонии. Невеста плачет, жених орёт. Вернула предоплату, ещё и сверху добавила. Тридцать тысяч в минус плюс репутация.»
Айгерим — свадебный фотограф из Алматы. За пять лет работы она сняла больше двухсот свадеб, десятки love story и корпоративов. У неё Instagram на 40 тысяч подписчиков, стабильный поток заказов и... полный хаос в управлении ими.
«У меня всё было в трёх местах: WhatsApp, блокнот и Google Календарь. Только они никак не связаны между собой. Когда двадцать заказов в месяц — ещё как-то держишь в голове. Когда сорок — начинаешь путаться.»
Знакомая ситуация? Если вы фотограф, видеограф или работаете в creative production — скорее всего, да. Творческие люди не любят рутину, Excel и системы. Но именно системы позволяют масштабировать бизнес, не теряя заказы и нервы.
«Фотограф — это не просто человек с камерой. Это продажник, который находит клиентов. Менеджер, который ведёт проекты. Ретушёр, который обрабатывает материал. И бухгалтер, который следит за финансами. Без системы всё это — дом на песке.»
Реалии творческого бизнеса
Опыт фотографов и видеографов Казахстана
Почему фотографам нужна не «обычная» CRM
После истории с Капчагаем Айгерим попробовала несколько CRM-систем. Bitrix24 показался ей слишком сложным — там куча функций для продаж, воронки, сделки, но нет ничего про специфику съёмочного бизнеса. AmoCRM — проще, но тоже не подошла.
«Я не понимаю, зачем мне воронка с этапами "Переговоры", "Коммерческое предложение", "Согласование договора". У меня другой цикл: человек написал → мы обсудили дату и концепцию → он заплатил предоплату → я снимаю → обрабатываю → сдаю. И потом ещё альбом, если свадьба.»
В этом и суть. Творческий бизнес работает по своим законам, и универсальные решения здесь буксуют. Давайте разберёмся, чем фотографы и видеографы отличаются от типичного B2B-бизнеса.
Привязка к дате
Свадьба, день рождения, корпоратив — всё привязано к конкретному дню. Перенести нельзя, отменить — катастрофа.
Что нужно: Надёжный календарь с защитой от двойных бронирований и напоминаниями.
Долгий постпродакшен
Съёмка — это 20% работы. Остальное — отбор, обработка, монтаж, цветокоррекция, сдача материала.
Что нужно: Трекинг этапов постпродакшена с дедлайнами для каждого.
Сложная схема оплаты
Предоплата 50% → финал после съёмки → доплата за альбом или дополнительные услуги. Всё нужно отслеживать.
Что нужно: Учёт платежей с напоминаниями о задолженностях.
Галереи и сдача
Клиент должен получить фото, отобрать лучшие, скачать в высоком разрешении. Нужна система.
Что нужно: Интеграция с облачными галереями или встроенное решение.
Видите, насколько это отличается от классических продаж? Универсальные CRM-системы не понимают, что такое «бриф съёмки», не умеют защищать от двойных бронирований на одну дату и не имеют инструментов для управления постпродакшеном.
Подробнее о выборе CRM под специфику бизнеса мы рассказывали в статье Как выбрать CRM в 2025: чек-лист 50 критериев. Но сейчас давайте посмотрим, как должна выглядеть идеальная система для creative-бизнеса.
Как выглядит воронка заказов для фотографа
Когда я помогал Айгерим настроить CRM, первым делом мы нарисовали её реальный процесс. Не тот, который в бизнес-книгах, а тот, как она работает каждый день.
Получилось семь этапов. Причём некоторые из них живут параллельно — например, можно обрабатывать материал с одной съёмки, пока готовишься к следующей. Это важно понимать: творческий бизнес — не конвейер, где всё идёт строго последовательно.
Воронка заказов фотографа / видеографа
Запрос
Клиент написал в Instagram, WhatsApp или на сайт
Бриф
Выяснили дату, формат, бюджет, референсы
Предоплата
Подписали договор, получили 50%
Подготовка
Согласовали локацию, образы, тайминг
Съёмка
День X — провели съёмку
Постпродакшен
Отбор, обработка, монтаж, цветокоррекция
Сдача
Отправили галерею, получили финал
Завершено
Получили отзыв, архивировали
Обратите внимание: после этапа «Сдача» работа с клиентом не заканчивается. Через год будет годовщина свадьбы — можно предложить love story. Через три года родится ребёнок — семейная съёмка. CRM должна напоминать об этих возможностях, а не просто закрывать сделку и забывать.
О том, как выстроить долгосрочные отношения с клиентами и увеличить LTV, мы писали в материале LTV, CAC, Unit-экономика — как считать на данных CRM.
Что должно быть в карточке заказа
У Айгерим информация о заказе была разбросана по десяти местам: переписка в WhatsApp с деталями, Pinterest-доска с референсами, договор в Google Docs, платёжка в банковском приложении, заметки в блокноте. Чтобы понять, что происходит с заказом, нужно было открыть пять приложений.
В нормальной CRM всё собрано в одном месте. Открыл карточку — видишь полную картину за секунду.
| Раздел | Что включает | Зачем нужно |
|---|---|---|
| Основная информация | Тип съёмки, дата, локация, длительность, количество часов | Быстро понять, что за проект и когда |
| Контакты клиента | Имя, телефон, email, Instagram, предпочтительный канал связи | Не искать контакты в переписке |
| Бриф | Концепция, референсы, пожелания, ограничения, стоп-листы | Не переспрашивать клиента десять раз |
| Финансы | Сумма договора, предоплата, остаток, допуслуги, сроки оплаты | Контроль дебиторки и кэшфлоу |
| Документы | Договор, акт, согласие на обработку данных, релиз на публикацию | Юридическая защита |
| Постпродакшен | Этапы обработки, дедлайны, ответственные, текущий статус | Не сорвать сроки сдачи |
| Коммуникация | История переписки, звонков, заметки | Полный контекст в одном месте |
Отдельно стоит сказать про бриф. Это не просто «записать пожелания клиента». Хороший бриф — это структурированный документ, который экономит часы на съёмке и постпродакшене.
Что должно быть в брифе:
- Концепция и настроение — какие эмоции хотим передать, какой стиль
- Референсы — примеры фото или видео, которые нравятся клиенту
- Антиреференсы — чего точно не хотим, это важнее, чем кажется
- Тайминг дня — если свадьба: время ЗАГС, выезда, банкета
- Ключевые моменты — что обязательно нужно снять
- Ограничения — кого нельзя фотографировать, есть ли требования площадки
- Технические детали — формат сдачи, количество фото в итоге
Хотите автоматизировать управление заказами?
Покажем, как настроить CRM под специфику фотографа или видеографа за один созвон.
Записаться на демоКалендарь съёмок: защита от хаоса
История с Капчагаем случилась потому, что у Айгерим не было единого календаря. Одна свадьба была в Google Calendar, другая — в заметках телефона, третья — только в переписке с клиентом.
Правильный календарь в CRM для фотографа — это не просто список дат. Это инструмент, который:
Защита от двойных бронирований
Система не даст забронировать две свадьбы на одну дату. Если попытаетесь — предупредит и попросит подтверждение.
Напоминания перед съёмкой
За неделю, за день, утром — автоматические уведомления вам и клиенту. Никто ничего не забудет.
Учёт времени на дорогу
Если съёмка в Капчагае — система автоматически заблокирует время на дорогу туда и обратно.
Управление командой
Если работаете с ассистентами или вторым оператором — видите их загрузку и можете назначать на съёмки.
Отдельная тема — сезонность. У свадебных фотографов пик приходится на май–сентябрь. В это время можно снимать каждый день и легко потеряться в потоке заказов. CRM с хорошим календарём позволяет видеть загрузку наглядно и планировать ресурсы.
«После того как я начала вести всё в CRM, я впервые за пять лет знаю свою загрузку на три месяца вперёд, — рассказывает Айгерим. — Вижу, что июнь забит полностью, в июле есть два окна, а на август осталось одно воскресенье. Могу планировать отпуск, могу отказывать клиентам сразу, а не "давайте я посмотрю"».
Управление постпродакшеном: где фотографы теряют больше всего времени
Признаюсь честно: когда Айгерим показала мне свой бэклог невыполненных заказов, я ужаснулся. Двенадцать свадеб ждали обработки. Некоторые — по три месяца. Клиенты писали с нарастающим раздражением, а она физически не успевала.
«Я снимаю быстро, мне нравится процесс. А вот сидеть и обрабатывать — это ад. Я всё время откладываю, потому что это скучно и долго. А потом понимаю, что уже просрочила сроки.»
Это типичная проблема творческих людей: процесс создания вдохновляет, а рутинная работа — убивает мотивацию. Но клиентам всё равно, вдохновлены вы или нет. Им нужны фотографии в срок.
Типовые этапы постпродакшена свадебной съёмки
-
1
Выгрузка и бэкап
Скопировать материал на NAS, проверить целостность файлов -
2
Каллинг (отбор)
Из 3000 фото выбрать 500 лучших — 2-3 часа -
3
Базовая обработка
Цветокоррекция, экспозиция, кроп — применить пресет ко всем -
4
Глубокая ретушь
50-100 ключевых фото: кожа, фон, детали
-
5
Экспорт
Подготовить версии: web, печать, соцсети -
6
Загрузка в галерею
Залить на облачный сервис, настроить доступ -
7
Отправка клиенту
Письмо со ссылкой, инструкция по отбору для альбома -
8
Сбор обратной связи
Запросить отзыв, разрешение на публикацию
В CRM каждый из этих этапов — отдельный статус с дедлайном. Система показывает, какие заказы горят, какие в работе, какие ждут своей очереди. И что важнее — напоминает о просрочках.
Айгерим теперь ставит себе правило: не брать новую съёмку, пока не обработаны все заказы старше двух недель. CRM помогает контролировать это автоматически — блокирует создание нового заказа, если есть просроченные.
О том, как настроить автоматические напоминания и эскалации в CRM, читайте в статье SLA и эскалации в CRM: таймеры, очереди, уведомления.
Финансы: не потерять деньги в творческом хаосе
«Я как-то посчитала, сколько мне должны клиенты по остаткам. Получилось почти полтора миллиона тенге. Деньги просто висели в воздухе — я отснимала, отдавала материал и забывала попросить финалку.»
Для фотографов и видеографов характерна сложная схема оплаты. Это не разовая покупка, где клиент заплатил и ушёл. Это несколько платежей, растянутых во времени:
Предоплата
При бронировании даты
После съёмки
До начала обработки
При сдаче
Перед отправкой галереи
Допуслуги
Альбом, принты, видео
CRM должна отслеживать каждый платёж и напоминать о задолженностях. Идеально — автоматически отправлять клиенту напоминание за три дня до дедлайна оплаты.
Ещё важный момент — интеграция с банком или платёжной системой. Когда деньги приходят на счёт, CRM автоматически отмечает оплату в карточке заказа. Не нужно сверять вручную, кто заплатил, а кто нет.
Подробнее о финансовом учёте и интеграции с банками читайте в материале CRM + Банк: автоматическая сверка платежей.
Галереи для клиентов: как профессионально сдавать работу
Раньше Айгерим отправляла фото через Яндекс.Диск или Google Drive. Это работало, но выглядело непрофессионально. Клиенты скачивали архив с 500 фотографиями и терялись в них.
Сейчас она использует специализированные галереи с возможностью отбора. Клиент видит красиво оформленные фото, может отметить любимые, скачать их или сразу заказать печать.
Как делают многие
- ZIP-архив через файлообменник
- Без превью — нужно скачать всё
- Нет возможности отбора
- Ссылка «умирает» через месяц
- Невозможно отследить, смотрел ли клиент
Как делать правильно
- Брендированная онлайн-галерея
- Превью в браузере без скачивания
- Клиент отмечает избранные фото
- Вечная ссылка или срок по вашему выбору
- Аналитика: когда открыл, что смотрел
Популярные сервисы для создания клиентских галерей: Pixieset, Pic-Time, ShootProof, CloudSpot. Они интегрируются с CRM и позволяют автоматически обновлять статус заказа, когда клиент просмотрел галерею или скачал фото.
Ещё один бонус профессиональных галерей — возможность продажи дополнительных продуктов. Клиент просматривает фото и видит кнопку «Заказать альбом» или «Купить принт». Это увеличивает средний чек без дополнительных усилий с вашей стороны.
Как AI-бот помогает фотографу с рутиной
Через пару недель после запуска CRM Айгерим написала: «Система — огонь, но я всё равно залипаю в переписке. Одни и те же вопросы: сколько стоит, свободна ли дата, как проходит съёмка. Отвечаю по кругу.»
Тогда мы подключили AI-бота к её Instagram и WhatsApp. Бот взял на себя типовые вопросы, сбор первичной информации — и теперь передаёт в CRM уже готовые заявки с заполненным брифом.
Бот знает прайс-лист, портфолио, условия работы и отвечает на вопросы 24/7. Пример диалога:
Клиент: Добрый день! Сколько стоит свадебная съёмка?
Бот: Здравствуйте! Рада вашему интересу. Свадебная съёмка стоит от 180 000 тенге — это 8 часов работы, 400+ обработанных фото и онлайн-галерея. Есть пакеты с видео и альбомом. Хотите узнать подробнее о пакетах или сразу проверим вашу дату?
Бот подключён к календарю и мгновенно проверяет, свободна ли дата:
Клиент: Нужна съёмка на 15 июня.
Бот: Проверила — 15 июня, к сожалению, занято. Ближайшие свободные даты в июне: 8, 22 и 29 число. Какая из них вам подходит?
Бот последовательно задаёт вопросы и собирает информацию для брифа:
Бот: Отлично, давайте соберём информацию для вашей съёмки. Это свадьба, love story или что-то другое?
Клиент: Свадьба
Бот: Прекрасно! Где планируется церемония и банкет? Если разные локации — напишите обе.
После сбора всех данных бот создаёт карточку в CRM и уведомляет фотографа.
Автоматические напоминания о предстоящей съёмке, дедлайнах оплаты, готовности галереи:
Бот (за 3 дня до съёмки): Здравствуйте! Напоминаю, что ваша свадебная съёмка через 3 дня, 15 июня. Начало в 12:00 на выездной церемонии. Если есть вопросы — напишите, я передам Айгерим.
По статистике Айгерим, бот обрабатывает около 70% входящих запросов самостоятельно. Остальные 30% — сложные вопросы или клиенты, которые хотят общаться с человеком. Их бот передаёт ей с полным контекстом переписки.
Подробнее о настройке AI-бота для бизнеса читайте в статье AI-чат — это дорого? Разбираем реальные затраты.
Хотите AI-бота для своего Instagram?
Расскажем, как настроить автоответы на типовые вопросы и сбор заявок — без программирования.
Результаты Айгерим через полгода
Прошло шесть месяцев с момента, когда мы настроили систему. Вот что изменилось:
Забытых съёмок
Раньше: 2-3 в год
Дней на обработку
Раньше: 3-4 недели
Заказов в месяц
За счёт быстрых ответов
Дебиторка > 30 дней
Раньше: 1.5 млн тенге
«Самое главное — я перестала ненавидеть свою работу, — говорит Айгерим. — Раньше половина времени уходила на возню: где-то искать информацию, вспоминать, что обещала клиенту, отвечать на одни и те же вопросы. Сейчас я снимаю и обрабатываю. Ну, и ещё залипаю в аналитике — это прям затягивает.»
Кстати, аналитика оказалась неожиданно полезной. Раньше Айгерим «на глаз» оценивала, какой месяц удачный. Теперь видит цифры: какой средний чек по типам съёмок, откуда приходят клиенты — из Instagram или по сарафану. В прошлом году запустила рекламу в неудачный месяц и слила бюджет. С аналитикой такое не повторится.
Чек-лист: что должно быть в CRM для фотографа
Если вы выбираете систему для своего creative-бизнеса, проверьте эти пункты:
Календарь и бронирование
- Защита от двойных бронирований
- Напоминания за N дней до съёмки
- Учёт времени на дорогу
- Синхронизация с Google Calendar
Управление заказами
- Карточка заказа со всей информацией
- Хранение брифа и референсов
- Шаблоны договоров
- История коммуникации с клиентом
Финансы
- Учёт предоплат и остатков
- Напоминания о задолженностях
- Интеграция с банком
- Отчёт по дебиторке
Постпродакшен
- Этапы обработки с дедлайнами
- Уведомления о просрочках
- Интеграция с галереями
- Автоматическое обновление статуса
Вместо заключения
Знаете, что сказала Айгерим, когда мы закончили настройку? «Жалко, что я не сделала это три года назад. Столько нервов сэкономила бы». И она права — большинство фотографов тянут с автоматизацией, пока не случится что-то неприятное.
Я понимаю: когда ты снимаешь свадьбы и love story, меньше всего хочется думать про таблички и системы. Но парадокс в том, что именно система даёт свободу. Голова не забита дедлайнами и долгами — можно думать о кадре, а не о том, заплатил ли клиент вторую часть.
Так что если у вас тоже три блокнота, пять чатов и смутное ощущение, что кто-то что-то должен — может, пора навести порядок. Капчагай подождёт, а вот клиенты — не факт.