Как мигрировать с одной CRM на другую и не угробить бизнес

Помню, как три года назад мы переезжали с amoCRM на собственную разработку. 47 тысяч контактов, половина из которых — дубли с опечатками, сделки на миллионы тенге, привязанные непонятно к кому, и менеджеры, которые орали: «Где мои клиенты?!» Первую неделю спали по 4 часа, потому что не учли одну мелочь — формат телефонных номеров отличался. +7, 8, скобки, пробелы, дефисы... В итоге треть контактов просто не подтянулась.

С тех пор я провёл штук пять миграций — от маленьких стартапов до компаний с сотней менеджеров. И знаете что? Миграция CRM — это вообще не про технологии. Это про то, чтобы люди не взбунтовались, данные не потерялись, а продажи не просели на 30% в первый месяц. Расскажу, как это делать правильно — без героизма и ночных авралов. Кстати, если хотите разобраться, как вообще не допустить бардак в данных, почитайте про качество данных в CRM.

Почему вообще мигрируют

Сначала проверьте — точно ли нужно менять систему? Я видел случаи, когда компания тратила три месяца на миграцию, а проблема была в том, что никто просто не настроил воронку нормально. Но если что-то из этого списка — ваше, то да, пора:

• Переросли. Классика — начинали на бесплатной версии HubSpot или в Google Таблицах, а теперь у вас 20 менеджеров, нужны роли, права, интеграция с 1С, а это уже 250 000 ₸ в месяц. Или больше.
• Нет того, что реально нужно. У вас сложная воронка с несколькими этапами согласования, а CRM умеет только линейные процессы. Или нужна аналитика по регионам, а она просто не считается.
• Слишком сложно для людей. Битрикс24 — мощная штука, но чтобы настроить бизнес-процесс, нужен отдельный человек, который только этим и занимается. А у вас его нет.
• Просто дорого. Salesforce за 75 000 ₸/мес на человека — это нормально для корпорации, но если у вас 10 менеджеров, это почти 10 000 000 ₸ в год. За CRM.

Честно: Я всегда советую сначала попробовать «вылечить» текущую CRM. Наймите консультанта на неделю, пусть настроит как надо. Часто это решает 80% проблем и стоит в 10 раз дешевле миграции.

Подготовка: Разгребаем авгиевы конюшни

Знаете, что самое грустное? Когда ты переносишь в новую CRM весь хлам из старой. Дубли, мёртвые контакты, поля, в которые никто три года ничего не вписывал. И вот ты сидишь в новой крутой системе, а там те же самые «ООО Ромашка», «Ромашка ООО», «OOO Romashka» — это всё один и тот же клиент, просто менеджеры вбивали как попало.

Шаг 1: Честный аудит

Откройте свою CRM и спросите себя (а лучше — менеджеров):

• Какие поля вы реально заполняете? Держу пари, половина пустые. Если поле пустое в 70% карточек — оно вам не нужно.
• Какие воронки и этапы актуальны? У одного клиента было 12 воронок, из которых реально работали 3. Остальные — legacy ещё с 2019 года.
• Какие интеграции критичны прямо сейчас? Email — да. Телефония — да. Та старая интеграция с Trello, которой никто не пользуется — нет.
• Какие автоматизации реально работают? А не те, что когда-то настроили и забыли.

Шаг 2: Чистка (самое нудное, но необходимое)

Вот что надо сделать ДО того, как нажмёте кнопку «Экспорт»:

• Убрать дубли. Если в вашей CRM есть встроенный дедупликатор — используйте. Если нет — придётся руками или через Excel. Самые упоротые дубли — когда название одно, а написано по-разному: «ИП Иванов», «Иванов ИП», «Иванов И.П.»
• Выкинуть мёртвых. Если контакт не покупал три года, не отвечал на письма и вообще молчит как партизан — зачем он вам? Либо в архив, либо просто удалить. Зачем тащить балласт?
• Заполнить критичное. Ответственный менеджер, источник лида, хотя бы город — это минимум. Иначе после миграции будете разбираться, кто за кого отвечает.

Шаг 3: Что вообще переносить?

Не надо тащить всё подряд. Честно решите:

• Обязательно: активные контакты, открытые сделки, документы за последние пару лет. Без этого вообще смысла нет.
• Подумайте: закрытые сделки старше года, переписка, записи звонков. Может, оно вам не так уж и нужно? Или можно держать в старой CRM как архив?
• Точно не надо: тестовые контакты типа «Тест Тестович», старые воронки, которые уже не используются, отчёты за 2017 год.

Шаг 4: Собираем команду

Миграция — не сольный концерт. Вам нужны люди:

• Владелец проекта — РОП или коммерческий директор. Тот, кто принимает решения и говорит: «Стоп, это не работает, меняем план».
• Технарь — админ CRM или айтишник, который будет настраивать поля, импортировать CSV и разбираться, почему половина данных не подтянулась.
• Менеджеры — 2-3 человека из отдела продаж, которые будут тестировать и говорить: «Ребят, тут непонятно, как создать сделку».
• Поддержка вендора — если у новой CRM есть техподдержка или онбординг-менеджер, подключайте.

Как переезжать: три стратегии

Тут как с переездом квартиры. Можно всё перевезти за один день, а можно по частям. Вот варианты:

Мой совет: Если у вас больше 15 человек — делайте поэтапно. Возьмите 5-10 человек, пусть две недели поработают в новой CRM. Они найдут 80% проблем, вы их исправите, а потом уже переводите всех остальных. Экономите нервы всем.

Маппинг: где теперь лежит «Бюджет клиента»?

Это та самая часть, которую все ненавидят, но без неё никак. Представьте: в старой CRM поле называется «Client Budget», в новой — «Бюджет». Или в старой «Lifecycle Stage» со значениями Lead/Opportunity/Customer, а в новой — «Статус» с другими значениями. Нужно составить таблицу: что куда переносится и как трансформируется.

Пример таблицы маппинга

Где обычно всё ломается

• Типы полей не совпадают. В старой CRM «Бюджет» — это текст (туда вбивали «300 тыс.», «2 500 000 ₸», «много»), а в новой это число. Придётся чистить: убирать символы, конвертировать в нормальные цифры.
• Справочники разные. В HubSpot статус назывался «Qualified», а в новой CRM — «Квалифицирован». Нужна таблица замен, иначе все статусы слетят.
• Кастомные поля. Если у вас в старой CRM было поле «NPS Score», в новой его нет. Сначала создайте, потом переносите данные. Иначе они просто пропадут.

Про CrmAI: У нас есть AI-автомаппинг — система смотрит на названия полей и типы, и сама предлагает: «Вот это "Email address" скорее всего должно лечь в "Email", а "First Name" → "Имя"». Вы просто проверяете, правильно ли она догадалась. Экономит часа три скучной работы.

Что переносим и как

1. Контакты и компании

• Экспорт: CSV или API-выгрузка.
• Дедупликация: Удалите дубли перед импортом.
• Обогащение: Если есть ИНН — можно автоподтянуть название компании, адрес, директора через API ЕГРЮЛ.

2. Сделки и история

• Важно: Сохраните связи. Сделка должна быть привязана к контакту, контакт — к компании.
• Даты: Перенесите дату создания, закрытия, последнего изменения.
• Этапы: Маппинг этапов воронки (например, «Presentation» → «Презентация»).

3. Файлы и документы

• Проверьте размер: если у вас 50 ГБ файлов, импорт может занять день.
• Форматы: убедитесь, что новая CRM поддерживает все типы файлов.
• Права доступа: кто должен видеть документы?

4. Email-переписка и звонки

• Если у вас интеграция с Gmail/Outlook — переписка подтянется автоматически при подключении в новой CRM.
• Записи звонков: экспорт в формате MP3, импорт с привязкой к контактам.

5. Настройки и воронки

• Воронки нужно пересоздать вручную в новой CRM.
• Шаблоны писем, задач, документов — тоже пересоздаём.

6. Интеграции

• Переподключите: Gmail, календарь, телефония, 1С, сайт.
• Обновите API-ключи и webhooks.

Пилот: Проверяем, что не напортачили

Запомните: тот, кто переносит все данные сразу в продакшн — либо гений, либо самоубийца. Сначала делаем тест на небольшой части данных, смотрим, где косяки.

Как делать пилот:

1. Создаёте тестовый аккаунт в новой CRM (или отдельную песочницу).
2. Переносите процентов 10 данных — один отдел, один регион, неважно. Главное, чтобы это была реальная рабочая выборка.
3. Проверяете: все ли поля на месте? Нет ли потерь? Сделка привязана к правильному клиенту? Менеджер видит свои контакты?
4. Даёте 5-10 менеджерам поработать две недели. Пусть создают сделки, звонят, отправляют письма — как обычно.
5. Собираете обратную связь. Записывайте всё: «Непонятно, как создать задачу», «Не вижу клиентов из Питера», «Фильтр глючит».

Чек-лист проверки после пилота:

• Все клиенты перенеслись? (Проверьте счётчик: было 5000, стало 5000.)
• Сделки привязаны к контактам?
• История переписки на месте?
• Интеграции работают? (Email, телефония, календарь.)
• Менеджеры понимают, как работать?

AI-фишка CrmAI: AI-валидация после миграции автоматически проверяет данные и подсвечивает проблемы: «Найдено 150 сделок без контакта. Исправить автоматически?»

Обучение: Как сделать, чтобы люди не психовали

Самая крутая CRM бесполезна, если менеджеры не понимают, как в ней работать. И если вы думаете, что достаточно один раз показать — вы ошибаетесь. Проверено: половина забудет через два дня, треть будет делать по-старому, и только остальные реально разберутся.

Что работает:

• Короткие видео. По 5-7 минут: «Как создать сделку», «Как отправить письмо из CRM», «Как посмотреть историю звонков». Длинные вебинары на час — никто не досмотрит.
• Живая сессия вопрос-ответ. Час-два, показываете на реальных примерах, отвечаете на вопросы. Люди видят, что это не страшно.
• «Чемпионы». Выберите 2-3 человека, которые быстро схватывают. Они будут помогать остальным, чтобы вас не дёргали по мелочам.
• Шпаргалка. Google Doc или wiki с ответами на частые вопросы. Типа «Не вижу своих клиентов — что делать?», «Как добавить файл к сделке».

Главное: Не пытайтесь показать сразу все 500 функций. Покажите 20%, которые закрывают 80% задач. Остальное освоят сами, когда понадобится. Если интересно, как вообще управлять изменениями и не словить бунт, почитайте про change management.

День X: Большой переезд

Ну всё, проверили, протестировали, обучили. Сейчас будет самое весёлое — запуск. У меня перед каждым go-live лёгкое волнение, как перед первым свиданием. Вот что делать:

План действий:

1. Финальная синхронизация. Если вы работали параллельно — подтяните последние данные. Что создалось за последние дни, пока тестировали.
2. Закройте старую CRM. Переводите в режим «только чтение». НЕ УДАЛЯЙТЕ. Держите как бэкап хотя бы месяц. Вдруг понадобится что-то уточнить.
3. Боевое дежурство. Первые три дня кто-то из команды должен быть на связи постоянно. Люди будут звонить, писать — это нормально.
4. Объявите всем. Напишите в общий чат: «Ребят, с сегодняшнего дня работаем только в новой CRM. Все вопросы — сюда». Чётко и ясно.

К чему готовиться в первые дни:

Это будет примерно так:

• Шквал вопросов: «Где мой клиент?», «Как создать задачу?», «Почему фильтр не работает?». Всё это нормально.
• Мелкие баги, которых не поймали в тесте. Типа фильтр показывает не тех клиентов, или отчёт считается криво.
• Недовольство: «В старой было удобнее», «Зачем вообще меняли». Не злитесь, объясняйте спокойно.

Важно: Если что-то сломалось — не паникуйте и не откатывайтесь сразу назад. Откат — это ещё больший хаос. Лучше быстро чинить проблемы на лету. В 90% случаев это возможно.

Пост-миграционная поддержка (Недели 2-4)

Миграция не заканчивается в День X. Следующие 2-4 недели — период адаптации.

Что делать:

• Сбор feedback. Раз в неделю — опрос: «Что не работает? Что непонятно?»
• Быстрые фиксы (hotfix). Исправляйте критичные баги в течение дня.
• Мониторинг использования. Проверьте: логинятся ли люди? Заполняют ли данные? Если нет — разбирайтесь, почему.
• Доп. обучение. Если выявились пробелы — проведите дополнительную сессию.

Метрики успеха миграции:

• Adoption rate: Сколько % команды активно пользуется новой CRM (цель: 95%+).
• Полнота данных: Сколько % сделок имеют все обязательные поля заполненными (цель: 90%+).
• Скорость работы: Менеджеры стали работать быстрее или медленнее? (Цель: не медленнее, чем в старой CRM.)
• Количество саппорт-запросов: Должно снижаться к концу месяца.

Типичные проблемы миграции и решения

Timeline и бюджет миграции

Реалистичный timeline:

Бюджет миграции:

• Малый бизнес (до 10 человек, простые процессы): 500 000 ₸ - 1 500 000 ₸ (в основном своими силами).
• Средний бизнес (10-50 человек): 2 500 000 ₸ - 7 500 000 ₸ (частично консультанты).
• Крупный бизнес (50+ человек, сложные процессы): 10 000 000 ₸ - 25 000 000 ₸+ (полноценный проект с внешней командой).

Что входит в бюджет: консультации, настройка, импорт данных, обучение, поддержка. Не входит: стоимость самой CRM.

Чек-лист рисков миграции

Распечатайте и повесьте на стену. Если хотя бы 3 пункта не готовы — отложите go-live.

• Данные почищены (дубли удалены, критичные поля заполнены)
• Маппинг полей составлен и проверен
• Пилотная миграция проведена успешно
• Команда обучена (минимум 80% прошли тренинг)
• Интеграции настроены и протестированы
• Есть команда поддержки на первые 3 дня после go-live
• Старая CRM сохранена как бэкап (минимум на месяц)
• План отката готов (на случай критической ошибки)

Коротко: Что запомнить

• Миграция — это на 70% про людей и только на 30% про технологии. Если команда не готова — провалитесь, даже если технически всё идеально.
• Чистите данные ДО миграции. Переносить грязь в новую CRM — это как переехать в новую квартиру со всем старым хламом.
• Делайте пилот. Лучше две недели потестить на 10 людях, чем потом месяц разгребать косяки у всей компании.
• Обучайте сценариям, а не кнопкам. Не «вот тут кнопка создать сделку», а «смотри, как за 3 клика оформить заказ от клиента».
• Не удаляйте старую CRM сразу. Держите её хотя бы месяц на всякий случай. Это ваша страховка.
• Первые три дня после запуска — будьте доступны. Серьёзно, отмените все встречи и сидите на связи. Это критично.

Как мы делаем миграцию в CrmAI

Полезные ссылки

• Качество данных в CRM: как чистить и дедуплицировать
• Управление изменениями: как преодолеть сопротивление команды
• RBAC: настройка прав доступа в CRM