Как выбрать CRM в 2025 году — мега-чек-лист

Недавно к нам обратился владелец сети автосервисов. За три года он уже дважды менял CRM: сначала купил «самую популярную», потом — «самую дешёвую». Каждый раз терял время на обучение команды, деньги на интеграции и, что хуже всего, — часть клиентской базы при миграции. И знаете что? Его история не уникальна.

По нашим наблюдениям, около 70% компаний меняют CRM в первые два года после внедрения. Главная причина банальна — неправильный выбор на старте. Но как выбрать «правильно», когда на рынке десятки решений, каждое из которых обещает «увеличить продажи в 2 раза»?

Мы решили собрать всё, что знаем о выборе CRM, в один материал. Получился чек-лист из 50 критериев — от очевидных вещей до нюансов, о которых редко пишут. Сохраняйте в закладки, пригодится.

Почему компании ошибаются с выбором CRM

Перед критериями — почему вообще возникают проблемы. Вроде простая схема: выбрал систему, внедрил, работай. Но реальность сложнее.

Вот типичные сценарии, которые мы видим снова и снова:

• Выбирают по цене — берут самую дешёвую систему, а потом выясняется, что нужные функции только в дорогих тарифах или вообще требуют платных доработок
• Выбирают по популярности — логика «все используют Битрикс24, значит и нам подойдёт» работает далеко не всегда. У каждого бизнеса своя специфика
• Не считают полную стоимость владения — подписка за 5000 тенге превращается в 50 000, когда добавляешь внедрение, обучение и интеграции
• Не вовлекают будущих пользователей — директор выбирает CRM единолично, а потом менеджеры тихо саботируют работу в ней
• Переоценивают потребности — покупают enterprise-решение для команды из пяти человек, потому что «вдруг вырастем»

Хорошая новость: всех этих ошибок можно избежать, если подойти к выбору системно. Именно для этого мы и составили этот чек-лист.

Этап 1: Определите реальные потребности (критерии 1-10)

Самая частая ошибка — начинать выбор с изучения CRM-систем. Логично же: открыл сайт, посмотрел функции, сравнил цены. Но это путь в никуда. Сначала нужно честно ответить себе на вопрос: а что вам вообще нужно от CRM?

Звучит банально, но 80% наших клиентов на первой встрече не могут чётко сформулировать свои требования. «Ну, чтобы всё было» — это не требование. Поэтому прежде чем открывать сайты вендоров, сядьте и проработайте эти десять пунктов:

• 1. Сколько пользователей будет работать в системе? Это влияет и на стоимость, и на выбор тарифа. Для команды из 5 человек и для 100+ — это совершенно разные решения
• 2. Какие каналы коммуникации используете? Только телефон и email? Или клиенты пишут в WhatsApp, Telegram, Instagram? Омниканальность — это не маркетинговый buzz word, а реальная необходимость для многих бизнесов
• 3. Нужна ли мобильная версия? Если у вас полевые продажи, курьеры или торговые представители — мобильное приложение критично. Если все сидят в офисе — можно обойтись веб-версией
• 4. Какие отчёты нужны руководству? Базовая воронка продаж? Или нужен план-факт по менеджерам, прогноз на квартал, анализ причин отказов? Чем сложнее аналитика, тем серьёзнее требования к системе
• 5. Есть ли отраслевая специфика? Для недвижимости нужны одни функции, для медицины — другие, для образования — третьи. Иногда проще взять нишевое решение, чем пытаться адаптировать универсальное
• 6. Какой объём данных? 1000 контактов и 1 000 000 — это разные порядки нагрузки. Для больших баз нужны системы с соответствующей архитектурой
• 7. Нужна ли автоматизация маркетинга? Email-рассылки, лендинги, лид-скоринг — всё это может быть в CRM или в отдельных инструментах. Определитесь заранее
• 8. Какой бюджет? Важно понимать не только ежемесячный платёж, но и сколько готовы вложить на старте. Честный ответ на этот вопрос сразу отсечёт неподходящие варианты
• 9. Есть ли внутренняя экспертиза? Если в команде есть технический специалист, можно брать более сложные системы. Если нет — ищите решения с простым внедрением или готовьте бюджет на интегратора
• 10. Какие системы уже используете? 1С, сайт на Tilda, телефония от Mango, склад в Excel — всё это должно как-то связаться с CRM. Или не должно. Определитесь

Потратьте на этот этап хотя бы пару часов. Запишите ответы. Обсудите с командой. Эти 10 пунктов — фундамент, на котором строится всё остальное.

Этап 2: Функциональность (критерии 11-25)

Теперь, когда вы понимаете свои потребности, можно смотреть на функции CRM. Но тут важно не впасть в другую крайность — не пытаться найти систему, которая умеет вообще всё. Такие, конечно, существуют, но обычно они либо очень дорогие, либо делают «всё» на троечку.

Мы разделили функциональность на четыре блока. Пройдитесь по каждому и отметьте, что для вас must have, что nice to have, а что вообще не нужно.

Управление продажами

Это ядро любой CRM. Если здесь что-то не так — система не приживётся.

• 11. Воронка продаж — можно ли настроить свои этапы? Видна ли конверсия между ними? Как отслеживается скорость прохождения сделки?
• 12. Карточка сделки — насколько гибко можно добавлять свои поля? Сохраняется ли полная история взаимодействий? Можно ли прикреплять документы?
• 13. Задачи и напоминания — есть ли автоматические напоминания? Можно ли настроить эскалацию, если задача просрочена?
• 14. Прогноз продаж — для руководителей это критично. Система должна показывать, сколько денег придёт в этом месяце, исходя из текущих сделок
• 15. Лид-скоринг — автоматическая оценка качества лида помогает менеджерам фокусироваться на перспективных клиентах

Коммуникации

Современная CRM — это не просто база контактов. Это центр, куда стекаются все коммуникации с клиентами. Проверьте, насколько удобно работать с разными каналами:

• 16. Email-интеграция — письма должны автоматически подтягиваться в карточку клиента. Хорошо, если есть шаблоны и трекинг открытий
• 17. Телефония — звонки прямо из CRM, автоматическая запись разговоров, статистика по звонкам. Это экономит часы времени ежедневно
• 18. Мессенджеры — WhatsApp, Telegram, Viber. Если ваши клиенты пишут туда, а менеджеры отвечают с личных телефонов — вы теряете контроль
• 19. Чат на сайте — виджет с возможностью передать диалог менеджеру или подключить бота для первичной квалификации

Автоматизация и AI

Вот где начинается магия. Хорошая CRM должна не просто хранить данные, а работать за вас:

• 20. Автоматизация процессов — триггеры («если сделка на этапе X более 3 дней — отправить уведомление руководителю»), автоматические сценарии, роботы. Чем больше рутины можно автоматизировать, тем лучше
• 21. AI-ассистент — в 2025 году это уже не роскошь. AI может генерировать тексты писем, отвечать на типовые вопросы, подсказывать следующий шаг по сделке
• 22. Чат-бот — квалификация лидов, ответы на FAQ, запись на встречу — всё это бот может делать 24/7 без участия менеджера

Аналитика

Если вы не можете измерить — вы не можете управлять. Проверьте, какие возможности для анализа даёт система:

• 23. Дашборды — желательно настраиваемые и обновляемые в реальном времени. Руководитель должен видеть картину по продажам на одном экране
• 24. Отчёты — стандартные (воронка, активность менеджеров, источники лидов) и возможность создавать кастомные под свои задачи
• 25. Экспорт данных — выгрузка в Excel, API для интеграции с BI-системами. Данные — ваш актив, вы должны иметь к ним полный доступ

Этап 3: Интеграции (критерии 26-35)

CRM в вакууме не существует. Она должна дружить с другими системами, которые уже есть в вашем бизнесе. Иначе получится «ещё одна программа, куда нужно вносить данные» — и менеджеры её возненавидят.

Перед выбором составьте список всех систем, с которыми CRM должна интегрироваться. А потом проверяйте — есть ли готовые коннекторы или придётся писать интеграцию с нуля (спойлер: это дорого и долго).

• 26. 1С / SAP / МойСклад — если у вас учёт в 1С, интеграция критична. Синхронизация заказов, остатков, статусов оплат. Без этого менеджеры будут работать в двух окнах
• 27. Сайт и формы захвата — заявки с сайта должны автоматически попадать в CRM. Ручной перенос — это потеря времени и лидов
• 28. Мессенджеры — официальная интеграция с Telegram, WhatsApp Business API. Серые схемы через личные номера — риск блокировки
• 29. Маркетплейсы — если продаёте на Kaspi, Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет — заказы оттуда тоже нужно вести в CRM
• 30. Рекламные кабинеты — связка с Яндекс.Директ, Google Ads, VK Рекламой позволяет понять, какая реклама приносит клиентов, а какая — просто трафик
• 31. Аналитика — интеграция с Яндекс.Метрикой и Google Analytics даёт сквозную аналитику: от клика до продажи
• 32. Платёжные системы — автоматическое обновление статуса оплаты. Менеджер не должен вручную проверять, пришли ли деньги
• 33. Email-сервисы — Unisender, SendPulse, Mailchimp для массовых рассылок. Или встроенный функционал в CRM, если он есть
• 34. Телефония — IP-АТС, Mango, Sipuni, Beeline Business. Звонки должны логироваться в CRM автоматически
• 35. REST API / Webhooks — для всего, что не покрывается готовыми интеграциями. Если API нет или он ограничен — вы застрянете

Совет из практики: не верьте на слово, что «интеграция есть». Попросите демо конкретной связки. Иногда «интеграция» — это экспорт в CSV и ручной импорт.

Этап 4: Безопасность и compliance (критерии 36-42)

Этот раздел часто пропускают — «да ладно, у всех одинаково». Но потом случается утечка базы клиентов или блокировка аккаунта из-за несоответствия требованиям законодательства. Особенно актуально для компаний, которые работают с персональными данными или в регулируемых отраслях.

Вот что нужно проверить:

• 36. Хранение данных — где физически расположены серверы? Для многих компаний важно, чтобы данные хранились в Казахстане. Уточняйте этот момент
• 37. Соответствие Закону РК о персональных данных — если храните ФИО, телефоны, email клиентов — это персональные данные. CRM должна обеспечивать правильную обработку
• 38. Ролевая модель доступа — менеджер видит только своих клиентов, руководитель — всех, стажёр — только чтение. Без гибких настроек прав начнётся хаос
• 39. Аудит действий — возможность посмотреть, кто, когда и что изменил. Полезно и для безопасности, и для разбора спорных ситуаций
• 40. Резервное копирование — делается ли автоматически? Как быстро можно восстановить данные? Были случаи, когда компании теряли месяцы работы из-за отсутствия бэкапов
• 41. Шифрование — данные должны быть зашифрованы и при хранении (at rest), и при передаче (in transit). Это базовый стандарт безопасности
• 42. SSO / LDAP — единый вход для корпоративных клиентов. Если у вас уже есть Active Directory или другая система управления доступом — CRM должна с ней интегрироваться

Для малого бизнеса многие пункты могут быть избыточны. Но если вы работаете с крупными клиентами или в B2G — безопасность будет в чек-листе тендера.

Этап 5: Стоимость владения (критерии 43-50)

Вот мы и подошли к самому болезненному вопросу — деньгам. И тут главный совет: не смотрите только на цену подписки. Это как покупать принтер — сам он дешёвый, а картриджи потом влетают в копеечку.

Полная стоимость владения CRM (TCO) складывается из множества компонентов. Давайте посчитаем все:

• 43. Цена за пользователя — базовый ежемесячный платёж. Умножьте на количество пользователей и на 12 месяцев. Вот ваш минимум на год
• 44. Ограничения тарифов — дешёвый тариф может иметь лимит на контакты (10 000), хранилище (1 ГБ) или количество API-запросов. Превысили лимит — платите больше
• 45. Стоимость интеграций — некоторые коннекторы платные. Телефония — отдельно, WhatsApp — отдельно, 1С — отдельно. Посчитайте заранее
• 46. Внедрение — будете настраивать сами или наймёте интегратора? Самостоятельно — дольше, но бесплатно. С интегратором — быстрее, но от 200 000 до 2 000 000 тенге
• 47. Обучение команды — сколько времени уйдёт на освоение? Есть ли обучающие материалы, видеокурсы, база знаний? Неделя простоя отдела продаж — это недополученная выручка
• 48. Техподдержка — включена в подписку или оплачивается отдельно? Какой SLA? Ответ за 5 минут в чате или за 48 часов по email — разные вещи
• 49. Миграция данных — перенос базы из старой CRM или Excel. Помогут или делать самим? Если база большая — это отдельный проект
• 50. Стоимость выхода — можно ли легко забрать свои данные, если захотите уйти? Vendor lock-in — когда вы привязаны к системе и уйти очень дорого

Совет: составьте таблицу с TCO на 3 года для каждой CRM из вашего шортлиста. Часто «дешёвое» решение оказывается самым дорогим.

Сравнение популярных CRM

Теория — это хорошо, но давайте посмотрим на конкретные системы. Мы составили честное сравнение четырёх популярных решений по ключевым критериям. Да, CRM AI тут тоже есть — мы же должны показать, чем отличаемся.

* Бесплатный тариф Bitrix24 имеет серьёзные ограничения: лимит на пользователей, урезанный функционал, реклама внутри системы. Для реальной работы обычно нужен платный тариф.

Важно понимать: эта таблица — упрощение. У каждой системы есть сильные и слабые стороны, которые проявляются в конкретных сценариях. Поэтому переходим к следующему разделу.

Кому какая CRM подойдёт

Универсальной CRM не существует. То, что идеально для агентства недвижимости, может быть совершенно неудобно для интернет-магазина. Поэтому вместо абстрактного «лучшая CRM» давайте разберём, кому что подойдёт.

CRM AI — для вас, если:

Мы создавали CRM AI для компаний, которым важна скорость и автоматизация. Наши клиенты — это обычно:

• Компании с фокусом на продажах, где каждая минута менеджера на счету
• Бизнесы, которые хотят использовать AI для автоматизации рутины — квалификации лидов, ответов на типовые вопросы, генерации писем
• Команды, которым важна скорость внедрения. Мы запускаем за дни, а не месяцы
• Отделы продаж от 5 до 100 человек, где нужен баланс между функциональностью и простотой

Bitrix24 — для вас, если:

Bitrix24 — это не столько CRM, сколько корпоративный портал со встроенной CRM. Подойдёт, если:

• Нужно «всё в одном»: CRM, задачи, проекты, корпоративный мессенджер, база знаний
• Есть бюджет на интегратора, потому что самостоятельно настроить систему под себя довольно сложно
• Скорость работы не критична — система бывает «тяжёлой», особенно при большом количестве данных
• Хотите начать бесплатно, чтобы попробовать и разобраться

AmoCRM — для вас, если:

AmoCRM — простая и понятная система для малого B2B. Хороший выбор, когда:

• У вас короткий цикл сделки и несложный процесс продаж
• Нужна простая воронка без сложных автоматизаций и интеграций
• Бюджет сильно ограничен — это одна из самых доступных CRM на рынке

Salesforce — для вас, если:

Salesforce — это «Мерседес» среди CRM. Мощный, престижный, дорогой. Имеет смысл, если:

• Вы международная компания с офисами в разных странах и сложными процессами
• Бюджет на CRM начинается от 500 000 ₸ в месяц (а обычно намного больше)
• Есть внутренняя команда или партнёр для кастомизации — из коробки Salesforce не работает

Алгоритм выбора CRM: пошаговый план

Итак, вы прочитали про 50 критериев. Теперь давайте соберём всё в практический алгоритм. Следуйте этим шагам, и вероятность ошибки снизится в разы:

• Шаг 1: Заполните чек-лист потребностей (критерии 1-10). Это основа. Без понимания своих потребностей любой выбор будет случайным
• Шаг 2: Составьте shortlist из 3-5 систем. Больше — потеряетесь в деталях, меньше — рискуете пропустить хороший вариант
• Шаг 3: Запросите демо у каждого вендора. Не смотрите записи — просите живую демонстрацию под ваши задачи. Задавайте неудобные вопросы
• Шаг 4: Оцените каждую систему по критериям 11-50. Сделайте табличку, ставьте оценки. Это поможет объективно сравнить
• Шаг 5: Попробуйте 2-3 финалиста в бесплатном периоде. Заведите реальные данные, пусть менеджеры поработают несколько дней. Теория — это одно, практика — совсем другое
• Шаг 6: Соберите обратную связь от будущих пользователей. Не только от руководителя, но и от рядовых менеджеров. Они будут работать в системе каждый день
• Шаг 7: Рассчитайте TCO на 3 года для финалистов. Сюрпризы в стоимости владения — частая причина смены CRM
• Шаг 8: Примите решение. На этом этапе у вас уже достаточно информации. Доверьтесь данным, а не интуиции

Весь процесс занимает от 2 до 4 недель — в зависимости от размера компании и сложности требований. Не торопитесь: лучше потратить месяц на выбор, чем два года на мучения с неподходящей системой.

Красные флаги: когда лучше пройти мимо

За годы работы мы видели много историй о неудачном выборе CRM. Вот сигналы, которые должны вас насторожить — если видите хотя бы два-три из них, лучше поискать другой вариант:

• Нет бесплатного пробного периода — вендор, который уверен в своём продукте, не боится дать его попробовать. Если требуют деньги сразу — это подозрительно
• Невозможно экспортировать данные — это классический vendor lock-in. Ваши данные — это ваш актив. Если их нельзя забрать — вы не владелец, а заложник
• Цены скрыты на сайте — «оставьте заявку, менеджер свяжется». Обычно это значит, что цены будут называть в зависимости от того, насколько «жирным» выглядит клиент
• Техподдержка только по email — и ответ через 48 часов. Когда у вас в пятницу вечером упадёт интеграция, email не поможет
• Нет документации — ни базы знаний, ни видеоуроков, ни инструкций. Значит, при любом вопросе придётся звонить в поддержку (которая отвечает 48 часов)
• Обязательный контракт на год без возврата — что если через месяц поймёте, что система не подходит? Правильный вендор даёт гибкие условия
• Негативные отзывы о стабильности — почитайте отзывы на независимых площадках. Если люди жалуются на «тормоза», «вылеты», «потерю данных» — это серьёзно

Один красный флаг — ещё не приговор. Но если их несколько — это системная проблема, и она никуда не денется после покупки.

Вместо заключения: главное, что нужно запомнить

Выбор CRM — это не про функции и не про цену. Это про то, насколько система поможет вашему бизнесу расти. Правильная CRM экономит время, увеличивает конверсию и делает работу менеджеров проще. Неправильная — создаёт дополнительную нагрузку и раздражает всех.

Мы постарались дать вам максимум информации для взвешенного решения. 50 критериев — это много, но вам не обязательно проверять все. Выберите 15-20 самых важных для вашего бизнеса и фокусируйтесь на них.

И последний совет: не бойтесь задавать вопросы вендорам. Хороший поставщик CRM — это партнёр на долгие годы. Если на этапе выбора вам не отвечают, не помогают, не идут навстречу — вряд ли это изменится после покупки.

Удачного выбора!