Онлайн-запись для салонов красоты: календарь, который заполняется сам

Недавно мы общались с владелицей небольшого салона красоты в Алматы. Она рассказала историю, которую слышим постоянно: «Моя администратор Айгуль — золотой человек. Но она физически не успевает. Весь день на телефоне: записывает, переносит, напоминает. А клиенты в зале ждут, пока она закончит разговор. Иногда звонят в 8 вечера, когда мы уже закрылись — и мы теряем эту запись. А утром выясняется, что три человека просто не пришли. Без предупреждения. Мастера простояли».

Знакомо? Если вы управляете салоном красоты, стоматологией, барбершопом или фитнес-клубом — скорее всего, эти проблемы вам близки. Телефон съедает время администратора. Клиенты не могут записаться в нерабочие часы. А отмены без предупреждения — это прямые убытки.

Мы в CrmAI решаем эти проблемы иначе. Клиент сам записывается через бота в Telegram или WhatsApp — в любое время суток, хоть в 3 часа ночи. Администратор занимается живыми клиентами в зале, а не сидит у телефона. Напоминания уходят автоматически. И знаете, что удивляет больше всего? Отмены без предупреждения сокращаются в два-три раза. Просто потому, что людям удобно подтвердить или перенести визит одной кнопкой.

Календарь мастеров с интервалами слотов

Начнём с основы — календаря. Представьте большую белую доску, которую вы разделили на столбцы по мастерам. В каждом столбце — расписание на день. Примерно так работает календарь мастеров в CrmAI, только он электронный и гораздо умнее.

Каждый мастер в системе имеет свой персональный календарь. Вы задаёте его рабочие дни и часы — например, Анна работает с понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00, а в субботу только до обеда. Мария работает посменно: два дня через два. Система это учитывает.

Дальше — интервалы слотов. Если маникюр занимает час, слоты будут по 60 минут. Если экспресс-стрижка — 30 минут. Можно настроить разные интервалы для разных услуг. Не забудьте про перерывы: обед, технические паузы между клиентами. И, конечно, отпуска и больничные — в эти дни мастер просто не появляется в расписании.

• Рабочие дни и часы — индивидуально для каждого мастера
• Интервалы слотов — 15, 30, 60 минут или любой другой
• Перерывы — обед, технические паузы, время на уборку
• Отпуска и больничные — мастер автоматически недоступен для записи

Что видит клиент? Только свободные слоты. Он физически не может записаться на занятое время — система просто не покажет его как вариант. Это избавляет от неловких ситуаций и звонков «простите, на это время уже есть запись».

Для администратора календарь выглядит как цветная сетка: зелёное — свободно, красное — занято, серое — перерыв или нерабочее время. Можно смотреть расписание на неделю вперёд или на весь месяц, быстро переключаться между датами. Всё наглядно, без путаницы.

Автоматические напоминания клиентам

Поговорим о боли, которая знакома каждому владельцу салона — отмены без предупреждения. Клиент записался, мастер его ждёт, а он просто не приходит. Ни звонка, ни сообщения. Мастер просидел час без работы, другой клиент не смог записаться на это время, и все в проигрыше.

Почему так происходит? Чаще всего люди просто забывают. Записались две недели назад, а в день визита даже не вспомнили. Или планы поменялись, но перезванивать и отменять — это же надо найти номер, дозвониться, объяснять... Проще просто не прийти.

CrmAI решает эту проблему автоматическими напоминаниями. Система сама отправляет клиенту сообщение за сутки до визита: «Напоминаем, что завтра в 15:00 вы записаны к Анне на маникюр». А потом ещё раз за 2 часа: «Ваша запись через 2 часа. Ждём вас!»

Но главное не в самом напоминании, а в кнопках под ним. Клиент может в одно касание подтвердить визит, перенести его на другое время или отменить. Никаких звонков, никакой неловкости. Это занимает три секунды.

• За сутки: «Напоминаем, что завтра в 15:00 вы записаны к Анне на маникюр»
• За 2 часа: «Ваша запись через 2 часа. Ждём вас!»
• Интерактивные кнопки: «Подтвердить» / «Перенести» / «Отменить»

Если клиент отменяет заранее — слот мгновенно освобождается. Другие клиенты могут его занять. Мастер не простаивает. По нашим данным, автоматические напоминания снижают количество отмен без предупреждения на 50-70%. Это не маркетинговое преувеличение — это реальная статистика наших клиентов.

Предупреждения о пересечениях

Вы наверняка сталкивались с ситуацией: администратор записала двух клиентов на одно время к одному мастеру. Или записала на окрашивание, которое длится 3 часа, а через час у мастера уже стоит следующий клиент. Или клиент умудрился записаться на маникюр и на стрижку одновременно — в разные разговоры с администратором.

Такие накладки случаются, когда запись ведётся вручную — в блокноте, в Excel или даже в простом календаре. Человеку свойственно ошибаться, особенно когда параллельно звонит телефон и очередь клиентов ждёт у стойки.

CrmAI исключает подобные ситуации на уровне системы. Она автоматически проверяет каждую запись на пересечения:

• Если услуга длится 90 минут, а свободного времени только 60 — система не позволит записать и предложит другие слоты
• Если два мастера работают в одном кабинете — проверка на пересечение по помещению
• Если клиент уже записан на это время к другому мастеру — система предупредит

Это работает и для бота, и для администратора при ручной записи. Никаких «ой, простите, я вас на одно время записала» — система физически не позволит создать конфликтующую запись. Спокойствие для всех: для вас, для мастеров и для клиентов.

Как клиент записывается через бота

Давайте посмотрим на процесс записи глазами клиента. Это важно — ведь если запись будет сложной или запутанной, люди просто позвонят по-старинке или уйдут к конкурентам.

В CrmAI мы сделали запись максимально простой. Клиент пишет боту в Telegram или WhatsApp. Бот приветствует и сразу предлагает выбрать услугу — кнопками, а не текстом. Выбрал услугу — выбираешь мастера (или «любой свободный», если не принципиально). Выбрал мастера — видишь ближайшие свободные слоты. Нажал — записался. Всё.

Бот: Здравствуйте! На какую услугу хотите записаться?

[Маникюр] [Педикюр] [Стрижка] [Окрашивание]

Клиент нажимает: [Маникюр]

Бот: Отлично! К какому мастеру?

[Анна] [Мария] [Любой свободный]

Клиент нажимает: [Анна]

Бот: Анна свободна:
• Сегодня 17:00
• Завтра 10:00, 14:00, 16:00
Выберите время или посмотрите другие даты.

Клиент нажимает: Завтра 14:00

Бот: Готово! Вы записаны к Анне на маникюр 15 января в 14:00. Напомню за сутки!

Весь процесс занимает 30-40 секунд. Никаких звонков, никакого ожидания на линии, никакого «подождите, я посмотрю расписание». Клиент может записаться в метро, в обеденный перерыв, в 11 вечера — когда удобно ему. А вы получаете запись автоматически, без участия администратора.

Отмена и перенос брони

Жизнь непредсказуема. Планы меняются, дети болеют, срочные командировки случаются. И если клиент не может прийти — это нормально. Ненормально — когда ему приходится звонить, ждать на линии, объяснять ситуацию и чувствовать себя виноватым.

В CrmAI клиент управляет своей записью сам, через того же бота. В любой момент он может написать «Мои записи» и увидеть все предстоящие визиты. Рядом с каждой записью — кнопки «Перенести» и «Отменить».

• Отменить — слот мгновенно освобождается для других клиентов
• Перенести — бот предлагает выбрать новое удобное время
• Посмотреть записи — все предстоящие визиты в одном месте

Администратор видит все изменения в реальном времени. Если кто-то отменил запись на завтра в 15:00 — этот слот сразу становится доступен для записи. Никаких «окон» в расписании, которые вы узнаёте слишком поздно.

Важный момент: вы можете настроить ограничения. Например, запретить отмену менее чем за 4 часа до визита, или брать депозит при записи на дорогие услуги. Гибкость — в ваших руках.

Реальные цифры: что изменилось после внедрения

Теория — это хорошо, но вас наверняка интересует практика. Расскажу про один из наших кейсов: салон красоты в Астане с 8 мастерами. Не сетевой гигант, а обычный районный салон с хорошей репутацией и постоянными клиентами.

До внедрения CrmAI ситуация была типичной. Администратор Гульнара проводила у телефона по 6 часов в день. Остальное время — оформление клиентов, касса, решение вопросов. Загрузка мастеров колебалась около 60% — это значит, что 40% рабочего времени они просто ждали. А каждый четвёртый клиент (25%) не приходил без предупреждения.

Что было до:

• Администратор: 6 часов в день на телефоне
• Загрузка мастеров: 60%
• Отмены без предупреждения: 25%

Через месяц после подключения онлайн-записи картина изменилась. Гульнара теперь тратит на телефон около часа в день — в основном на сложные вопросы, которые бот передаёт ей. Остальное время она встречает клиентов, помогает с выбором услуг, продаёт домашний уход. Загрузка мастеров выросла до 85%, а отмены без предупреждения упали до 8%.

Что стало после:

• Администратор: 1 час в день на записи
• Загрузка мастеров: 85%
• Отмены без предупреждения: 8%

Рост загрузки на 40% — это прямое увеличение выручки при тех же затратах на аренду и зарплаты. А освободившийся администратор начал заниматься тем, чем должен: сервисом и продажами, а не бесконечными звонками.

Что вы получите

Давайте подведём итог. Если вы решите подключить онлайн-запись через CrmAI, вот что появится в вашем салоне:

• Умный календарь мастеров — с учётом графиков, перерывов и отпусков
• Бот для онлайн-записи — работает 24/7 в Telegram и WhatsApp
• Автоматические напоминания — за сутки и за 2 часа до визита
• Контроль пересечений — система не допустит двойных записей
• Самообслуживание для клиентов — отмена и перенос без звонков

Внедрение занимает от нескольких дней до недели — зависит от того, сколько у вас мастеров и услуг. Мы помогаем настроить расписание, загрузить прайс, подключить каналы. Вам не нужно быть техническим специалистом — мы берём настройку на себя.