CRM для рекламных и digital-агентств

Специфика агентского бизнеса: проекты, ретейнеры, часы

Рекламные и digital-агентства работают совершенно иначе, чем обычные B2B-компании. И это создаёт особые требования к CRM. Рассмотрим ключевые особенности.

Множество проектов на одного клиента. Один клиент может одновременно вести с вами SEO-продвижение, контекстную рекламу и SMM. Это три разных проекта, три бюджета, три KPI — но один контракт и один контакт для связи. Обычная CRM видит это как одну сделку. Агентству нужно видеть три.

Два типа работы: проекты и ретейнеры. Разработка сайта — это проект с началом и концом. Ведение рекламы — ретейнер, ежемесячная подписка. Смешение этих моделей в одной системе — типичная головная боль агентств. Где-то нужно отслеживать вехи, где-то — часы и месяцы.

Биллинг на основе времени и результатов. Агентство может брать почасовую оплату, фиксированную стоимость проекта, процент от рекламного бюджета или success fee. Иногда — всё это одновременно для одного клиента. Система должна это учитывать.

Распределённые команды. Над проектом работают дизайнер, копирайтер, таргетолог, SEO-специалист, менеджер. Часть — в штате, часть — фрилансеры. Нужно видеть, кто чем занят, и равномерно распределять нагрузку.

CRM vs Project Management: нужно и то, и другое

Агентства часто стоят перед выбором: взять CRM (Pipedrive, Bitrix24) или систему управления проектами (Asana, Notion, ClickUp). И выбирают одно — а потом страдают от отсутствия второго.

Чистая CRM даёт:

• Воронку продаж и учёт лидов
• Историю общения с клиентом
• Напоминания о звонках и встречах
• Отчёты по продажам

Чистый PM даёт:

• Задачи и подзадачи
• Диаграммы Ганта и дедлайны
• Совместную работу команды
• Загрузку сотрудников

Проблема в том, что эти системы не связаны. Клиент в CRM и проект в Asana — два параллельных мира. Когда клиент пишет «почему задержка с баннерами?», менеджер должен открыть три окна, чтобы понять, о чём речь.

Ведение клиентов: от лида до продления контракта

Воронка агентства отличается от классической B2B-воронки. Продажа — это только начало. Главное — удержание клиента и рост чека. Вот как выглядит типичная воронка:

В CRM AI эта воронка настраивается под вашу специфику. Каждый этап может иметь автоматические действия: после подписания договора — создать проект, назначить команду, отправить приветственное письмо клиенту.

Трекинг проектов: задачи, дедлайны, статусы

Когда клиент становится активным, начинается проектная работа. CRM AI позволяет управлять проектами прямо из карточки клиента.

Структура проекта:

• Проект — привязан к клиенту, имеет бюджет, сроки, ответственного
• Этапы — вехи проекта (например: аналитика, дизайн, разработка, тестирование)
• Задачи — конкретные действия с исполнителем и дедлайном
• Подзадачи — детализация для сложных задач

Что видит менеджер:

Открывая карточку клиента, менеджер сразу видит все активные проекты, их статус (в процентах или по этапам), просроченные задачи, ближайшие дедлайны. Не нужно переключаться в другую систему.

Что видит исполнитель:

Дизайнер или копирайтер видит свои задачи по всем проектам в одном списке. С приоритетами, дедлайнами, контекстом. Может отмечать прогресс, логировать время, прикреплять результат.

Что видит руководитель:

Дашборд с загрузкой команды, просроченными проектами, рисками. Можно перераспределить задачи в пару кликов, если кто-то перегружен.

Учёт времени: интеграция с тайм-трекерами

Для агентств, работающих по часовой модели, учёт времени — критически важная функция. CRM AI интегрируется с популярными тайм-трекерами и позволяет логировать время прямо из карточки задачи.

Как это работает:

1. Исполнитель открывает задачу и нажимает «Начать отсчёт»
2. Работает над задачей — таймер тикает
3. Завершает — время записывается в задачу
4. Можно добавить комментарий: что было сделано

Интеграции:

• Toggl — синхронизация записей времени в обе стороны
• Clockify — бесплатный трекер с полной интеграцией
• Harvest — учёт времени + биллинг
• Встроенный трекер — если не хотите дополнительных инструментов

Отчёты по времени:

Сколько часов потрачено на клиента? На проект? На тип задач (дизайн vs разработка)? Кто из команды перерабатывает? Где уходит время впустую? Все ответы — в аналитике CRM.

Биллинг: автоматические акты и счета

Конец месяца для бухгалтера агентства — это ад. Собрать данные по всем клиентам, сформировать акты, выставить счета, отследить оплаты. CRM AI автоматизирует этот процесс.

Сценарий 1: Фиксированный ретейнер

Клиент платит 500 000 тенге в месяц за ведение рекламы. В последний день месяца система автоматически создаёт акт, формирует счёт на следующий месяц, отправляет клиенту на согласование. Менеджеру приходит уведомление только если клиент не подтвердил в течение 3 дней.

Сценарий 2: Почасовая оплата

Агентство биллит по 15 000 тенге за час. Система собирает залогированное время по проекту, формирует детализированный акт (кто, когда, сколько часов, на какие задачи), рассчитывает сумму. Клиент получает прозрачный отчёт — никаких споров.

Сценарий 3: Процент от бюджета

Комиссия агентства — 15% от рекламного бюджета. CRM интегрируется с рекламными кабинетами, получает данные о расходах, автоматически рассчитывает комиссию. Акт формируется с детализацией по кампаниям.

Отслеживание оплат:

Система показывает дебиторку по каждому клиенту. Если счёт не оплачен вовремя — автоматическое напоминание. Если просрочка критична — уведомление руководителю.

Клиентские отчёты: автоматическая генерация

Регулярные отчёты клиентам — обязательная часть работы агентства. И одна из самых времязатратных. CRM AI превращает часы работы в минуты.

Источники данных:

• Яндекс.Директ и Google Ads — расходы, клики, конверсии
• Яндекс.Метрика и Google Analytics — трафик, поведение, цели
• Социальные сети — охваты, вовлечённость, рост подписчиков
• SEO-инструменты — позиции, видимость, ссылки
• CRM клиента — лиды, сделки, выручка (если есть доступ)

Как работает генерация:

1. Создаёте шаблон отчёта под клиента (или используете готовый)
2. Указываете, какие метрики включить
3. Система автоматически подтягивает данные за период
4. AI генерирует текстовые выводы и рекомендации
5. Отчёт отправляется клиенту по расписанию или вручную

Аналитика агентства: прибыльность клиентов, загрузка команды

Руководителю агентства нужно видеть не только проекты, но и экономику бизнеса. CRM AI предоставляет глубокую аналитику.

Прибыльность клиентов:

Не все клиенты одинаково выгодны. Один платит 300 000 в месяц и требует минимум внимания. Другой платит 500 000, но съедает время трёх менеджеров и постоянно просит «небольшие доработки бесплатно». Система считает реальную маржу по каждому клиенту:

Загрузка команды:

Кто перегружен, а кто простаивает? Визуальная тепловая карта показывает загрузку каждого сотрудника на неделю/месяц вперёд. Можно планировать приём новых проектов, понимая реальную ёмкость команды.

Воронка продаж:

Сколько лидов в работе? Какая конверсия на каждом этапе? Средний цикл сделки? Прогноз выручки на месяц? Все классические CRM-метрики — с разбивкой по менеджерам и источникам.

Интеграции: Яндекс.Директ, Google Ads, соцсети

Агентство работает с десятками внешних сервисов. CRM AI интегрируется с основными платформами:

Рекламные платформы:

• Яндекс.Директ — статистика кампаний, расходы, автоматические отчёты
• Google Ads — аналогично, включая YouTube и КМС
• VK Реклама — кабинет VK и myTarget
• Telegram Ads — статистика рекламы в Telegram

Аналитика:

• Яндекс.Метрика — цели, конверсии, поведение
• Google Analytics 4 — трафик, события, атрибуция
• Roistat — сквозная аналитика, коллтрекинг

SEO-инструменты:

• Яндекс.Вебмастер и Google Search Console — позиции, клики
• Topvisor, Serpstat — мониторинг позиций

Коммуникации:

• Email — Gmail, Outlook, корпоративная почта
• Мессенджеры — Telegram, WhatsApp
• Телефония — виртуальные АТС, запись звонков

Кейс: агентство на 15 человек, +40% к прибыльности

«Digital Алма» — рекламное агентство из Алматы. 15 человек в команде, 35 активных клиентов, специализация — контекстная реклама и SEO для e-commerce.

Проблемы до внедрения:

• Клиенты в Bitrix24, проекты в Trello, время в Excel — три системы, данные не связаны
• Подготовка месячного отчёта занимала 3-4 часа на каждого клиента
• Непонятно, какие клиенты прибыльны, а какие «съедают» ресурсы
• Задачи терялись между системами, дедлайны срывались
• Акты и счета формировались вручную — ошибки, задержки

Что сделали:

1. Перенесли все данные в CRM AI — клиентов, проекты, историю
2. Настроили связку «клиент → проект → задачи → время»
3. Подключили интеграции с рекламными кабинетами и аналитикой
4. Создали шаблоны отчётов с автоматической генерацией
5. Настроили автоматический биллинг для ретейнеров

Ключевой инсайт от основателя: «Мы думали, что наша проблема — в клиентах. Оказалось, проблема была в хаосе. Когда всё стало прозрачным, выяснилось, что у нас отличная команда и хорошие клиенты. Просто мы тратили 40% времени на координацию вместо работы.»

Шаблон воронки продаж для агентства

На основе опыта сотен агентств мы создали готовый шаблон воронки в CRM AI. Вы можете адаптировать его под свои процессы.

Этапы воронки:

1. Новый лид — входящая заявка, срок: ответить в течение 1 часа
2. Квалификация — созвон, заполнение мини-брифа, срок: 2 дня
3. Бриф и аудит — детальный бриф, аудит текущего маркетинга, срок: 5 дней
4. Подготовка КП — коммерческое предложение с расчётом, срок: 3 дня
5. КП отправлено — ожидание ответа, автоматические напоминания
6. Переговоры — обсуждение условий, согласование, срок: 7 дней
7. Договор — подписание, выставление счёта, срок: 5 дней
8. Оплата — ожидание оплаты, срок: 5 дней
9. Онбординг — получение доступов, старт работы, срок: 3 дня
10. Активный клиент — переход в режим ведения проекта

Автоматические действия:

• При переходе в «Бриф и аудит» — отправка ссылки на форму брифа
• При «КП отправлено» более 3 дней без ответа — напоминание менеджеру
• При подписании договора — создание проекта, назначение команды
• При оплате — уведомление исполнителям о старте работ

Шаблон можно активировать одним кликом при регистрации в CRM AI — и сразу начать работать.

Частые ошибки при выборе CRM для агентства

Мы видели десятки неудачных внедрений. Вот что чаще всего идёт не так:

1. Выбор «универсальной» CRM

Система, заточенная под розничные продажи, не понимает агентские процессы. Нет связи клиент–проект, нет учёта времени, нет нужных интеграций. Приходится «костылить» — и система становится неудобной.

2. Разделение CRM и PM

«Продажи в одной системе, проекты в другой» — путь к хаосу. Данные дублируются, расходятся, теряются. Команда тратит время на синхронизацию вместо работы.

3. Игнорирование учёта времени

«Мы работаем по фиксированной цене, зачем нам трекинг?» — но без учёта времени вы не знаете реальную себестоимость. И не понимаете, какие клиенты прибыльны.

4. Внедрение без процессов

CRM — не волшебная таблетка. Если в агентстве хаос в головах — CRM его не исправит. Сначала определите процессы, потом автоматизируйте.

5. Игнорирование команды

Руководитель выбрал CRM — команда не хочет использовать. Результат: данные не заполняются, система пустует. Вовлекайте команду в выбор и обучение с самого начала.

Чек-лист: готово ли ваше агентство к CRM

Ответьте на вопросы — если больше 5 «да», пора внедрять:

• У вас более 10 активных клиентов одновременно
• В команде более 5 человек
• Вы используете 3+ инструмента для управления работой
• Подготовка отчётов занимает более 2 часов на клиента
• Вы не знаете точную прибыльность каждого клиента
• Дедлайны срываются чаще, чем хотелось бы
• Новые сотрудники долго входят в курс дела
• Клиенты жалуются на скорость ответов
• Вы тратите время на «координацию» вместо работы
• Хотите масштабироваться, но не понимаете, как

Если узнали себя — значит, самое время. Хаос не исчезнет сам по себе. А каждый месяц промедления — это потерянная прибыль и выгоревшие сотрудники.