AI-бот в Notion и Coda: как построить мини-CRM внутри рабочего пространства команды

Айгерим запустила свой маркетинговый бутик в Астане два года назад. Шесть человек в команде, проекты для локальных брендов, всё как у людей. Вот только с клиентами был хаос.

«У нас Notion — это вообще всё, — рассказывала она. — Там задачи, заметки по проектам, база знаний. А контакты клиентов? Частично в телефоне, частично в Excel, частично просто помню. Иногда забываю перезвонить. Стыдно признаться, но однажды потеряли клиента просто потому, что никто не напомнил отправить счёт.»

Знакомо? Вы не одиноки. По данным опроса среди малых команд Казахстана и СНГ, около 40% фрилансеров и микро-агентств управляют клиентами «где придётся» — в мессенджерах, таблицах, заметках. Полноценная CRM кажется слишком громоздкой и дорогой для команды из 3-7 человек.

Но есть промежуточный вариант. Notion и Coda — инструменты, которые многие уже используют для работы — можно превратить в компактную CRM. А если добавить AI-бота, получится система, которая не просто хранит данные, но и помогает с ними работать.

В этой статье разберём, как это сделать. Без программирования, без сложных интеграций. И честно скажем, когда этого достаточно, а когда пора переходить на настоящую CRM.

Зачем превращать Notion или Coda в CRM

Давайте честно: если вы уже используете Notion или Coda для управления проектами и заметок — вы там живёте. Открываете с утра, работаете весь день, закрываете вечером. Это ваш цифровой офис.

И логично держать информацию о клиентах там же, где вы проводите рабочее время. Не переключаться между пятью вкладками. Не искать «а где мы записали, что клиент хотел скидку?».

Но есть и более глубокие причины.

История Айгерим закончилась хорошо. Она не стала покупать дорогую CRM. Вместо этого за выходные перестроила свой Notion: создала базу клиентов, связала её с базой проектов, настроила напоминания. Через месяц добавила AI-бота, который помогает искать информацию по клиентам и генерирует черновики писем.

«Теперь у меня есть система, — говорит она. — Не идеальная, но работающая. И я понимаю каждый её элемент, потому что сама её построила.»

Но прежде чем бросаться строить, давайте разберёмся с архитектурой.

Структура мини-CRM: какие базы нужны и как их связать

CRM — это не просто таблица с контактами. Это система связанных данных. И в Notion/Coda это реализуется через связи между базами данных (relations).

Вот минимальная структура, которая работает для большинства сервисных компаний и агентств:

База «Клиенты»: что включить

Это ядро вашей CRM. Каждая запись — одна компания или один человек (зависит от вашего бизнеса).

Обязательные поля:

• Название — имя клиента или компании
• Контакт — телефон, email, Telegram
• Статус — Лид / Активный / Завершён / Потерян
• Источник — откуда пришёл (сарафан, Instagram, сайт)
• Дата создания — когда добавили в базу

Полезные дополнения:

• Ответственный — кто ведёт клиента (для команд от 3 человек)
• Следующий шаг — что нужно сделать и когда
• LTV — сколько денег принёс за всё время (формула, суммирующая сделки)
• Заметки — текстовое поле для важного: особенности, предпочтения

В Notion это выглядит как таблица (Table view), которую можно переключить в канбан (Board view) для визуализации по статусам или в календарь для отслеживания дат.

База «Сделки»: воронка продаж

Если у вас есть повторяющиеся проекты или несколько продаж одному клиенту — нужна отдельная база сделок. Каждая сделка связана с клиентом через Relation-поле.

В Coda это работает аналогично, только называется «Link to Row».

Ключевые поля сделки:

• Название сделки — «Редизайн сайта для Алма Групп»
• Клиент — связь с базой клиентов
• Этап — Переговоры / Предложение / Договор / В работе / Закрыта
• Сумма — стоимость сделки
• Дедлайн — когда нужно закрыть
• Вероятность — насколько реальна сделка (для прогноза)

Канбан-доска по этапам — идеальное представление. Перетащили карточку из «Переговоры» в «Предложение» — статус обновился автоматически.

База «Взаимодействия»: лог общения

Это необязательно для совсем маленьких команд, но очень полезно, когда клиентов больше 20. Каждая запись — один контакт с клиентом.

• Дата — когда общались
• Тип — Звонок / Встреча / Email / Сообщение
• Клиент — связь с базой
• Сделка — связь (опционально)
• Краткое содержание — о чём договорились

Когда открываете карточку клиента — видите все взаимодействия в хронологическом порядке. Это спасает, когда коллега заболел и нужно подхватить его клиентов.

Подробнее об архитектуре воронки продаж читайте в статье Как спроектировать воронку продаж: статусы, поля, причины проигрыша.

Автоматизации: как заставить систему работать на вас

Таблица — это хорошо. Но CRM становится полезной, когда она напоминает, подсказывает и делает рутину за вас.

В Notion встроенные автоматизации появились недавно (кнопки, шаблоны, формулы с датами). В Coda автоматизации мощнее изначально — там есть полноценные триггеры и действия.

Вот что можно настроить без программирования:

В Coda автоматизации идут дальше. Можно настроить: «Когда сделка переходит на этап "Договор" — создай задачу в базе задач с текстом "Подготовить договор для [Клиент]" и дедлайном через 3 дня».

Или: «Каждый понедельник в 9:00 отправляй мне в Telegram список клиентов, у которых сегодня день рождения».

Это уже приближается к функциональности настоящих CRM. Но есть одна вещь, которую простые автоматизации не умеют — интеллектуально работать с данными. Здесь появляется AI.

AI-помощник: как добавить интеллект в вашу мини-CRM

У Notion есть встроенный Notion AI. У Coda — Coda AI. Оба работают по схожему принципу: вы задаёте вопрос естественным языком, а AI ищет ответ в ваших данных или генерирует контент.

Но можно пойти дальше и подключить внешнего AI-бота через интеграции. Давайте разберём оба варианта.

Вариант 1: Встроенный AI

Notion AI и Coda AI умеют:

• Искать по базам — «Покажи всех клиентов из Алматы, с кем не общались больше месяца»
• Суммаризировать — «Напиши краткое резюме по клиенту Алма Групп»
• Генерировать текст — «Напиши follow-up письмо для клиента, который не ответил на предложение»
• Анализировать — «Какие источники приводят больше всего платящих клиентов?»

Это работает прямо внутри Notion/Coda. Нажали Cmd+J (или кнопку AI), ввели вопрос — получили ответ.

Вариант 2: Внешний AI-бот через интеграции

Если встроенного AI недостаточно — можно подключить более мощного бота. Например, через Zapier или Make (ex-Integromat):

• Подключить ChatGPT/Claude для анализа длинных переписок
• Автоматически создавать записи в Notion из сообщений в Telegram
• Синхронизировать данные с внешними каналами (email, мессенджеры)
• Генерировать отчёты и отправлять их в Slack/Telegram каждую неделю

Это уже требует некоторой технической подготовки, но всё ещё в рамках no-code. Подробнее о no-code подходах — в статье No-code конструкторы ботов: что выбрать в 2025.

Выглядит сложно? На самом деле базовые сценарии настраиваются за пару часов. Zapier и Make имеют готовые шаблоны для Notion.

Но честно скажу: если вам нужно много интеграций — это сигнал, что вы переросли Notion-CRM. Об этом поговорим в конце статьи.

Честный разговор: чего Notion/Coda НЕ умеют

Я бы был нечестен, если бы не сказал о ограничениях. Notion и Coda — это конструкторы, а не специализированные CRM. И разница чувствуется.

Это не значит, что Notion/Coda плохие. Это значит, что они подходят для определённого этапа роста. Когда вы его перерастаете — нужно двигаться дальше.

Когда пора переходить на полноценную CRM

Айгерим из начала статьи до сих пор на Notion. Ей хватает. Но не всем хватает так долго.

Вот чек-лист признаков, что пора искать специализированное решение:

И это нормально. Notion-CRM — это не костыль, а разумный первый шаг. Вы научились думать о клиентах системно, поняли, какие поля нужны, какие процессы важны. Теперь переход на полноценную CRM будет осознанным.

Кстати, данные из Notion легко экспортируются в CSV. Большинство CRM умеют импортировать из таблиц. Переезд занимает дни, не месяцы.

О том, как выбрать CRM, когда Notion перестал хватать, читайте в статье CRM для стартапа: минимальный набор на первые 100 клиентов.

Пошаговый план: создаём мини-CRM за выходные

Хватит теории. Вот конкретный план действий, который можно выполнить за субботу-воскресенье.

Четыре-пять часов работы — и у вас есть рабочая CRM. Не идеальная, но функциональная. Дальше — итеративные улучшения по мере использования.

Главное — начать пользоваться. Лучшая CRM — та, которой реально пользуются. Если Notion уже открыт у вас весь день — значит, пользоваться будете.

Часто задаваемые вопросы

Заключение: начните с малого

Вот что я хочу, чтобы вы вынесли из этой статьи.

Notion и Coda — это не замена CRM. Это промежуточное решение для команд, которым полноценная CRM ещё не нужна или не по карману. И это абсолютно нормальный выбор.

Лучше иметь простую систему в Notion, которой вы реально пользуетесь каждый день, чем купить дорогую CRM и забросить её через месяц. Потому что «сложно», «некогда разбираться», «мы и так работали».

Постройте мини-CRM за выходные. Попользуйтесь месяц-два. Поймите, чего не хватает. И тогда, если не хватает серьёзно — переезжайте на полноценную CRM осознанно, понимая свои требования.

История Айгерим — это история про то, что лучшее решение — то, которое работает прямо сейчас. Не идеальное, а работающее. Notion-CRM работает. Для многих — годами.

Читайте также