CRM vs Excel — почему таблицы убивают продажи

«У нас всё в табличке, нам хватает». Эту фразу мы слышим почти на каждой второй встрече с потенциальными клиентами. И знаете что? Иногда это действительно правда. Но чаще — это начало истории про потерянные сделки и выгоревших менеджеров.

Давайте разберёмся честно: Excel — это не зло. Это инструмент, который отлично работает в определённых условиях. Проблема в том, что большинство компаний перерастают эти условия гораздо раньше, чем замечают. И продолжают цепляться за привычную табличку, пока она тихо убивает их продажи.

Почему Excel так сложно бросить

Начнём с того, почему Excel вообще стал стандартом для ведения клиентов. Это не случайность — у таблиц есть реальные преимущества:

• Бесплатный — уже есть в Office, не нужно платить за ещё один сервис
• Привычный — каждый менеджер умеет работать с таблицами ещё со школы
• Гибкий — можно создать любую структуру под свои нужды
• Не требует обучения — открыл файл и работаешь

Всё это — веские аргументы. И если бы продажи состояли только из записи контактов в ячейки, Excel был бы идеальным решением. Но продажи — это процесс. С напоминаниями, историей, передачей дел и отчётами. И вот тут начинаются проблемы.

Пять способов, которыми Excel убивает ваши продажи

Мы не будем говорить абстрактно. Вот конкретные сценарии, которые происходят в компаниях каждый день:

Наглядное сравнение: Excel vs CRM

Давайте положим оба инструмента рядом и сравним по ключевым параметрам. Без эмоций — только факты:

Реальная история: как Excel стоил компании 4 млн тенге

К нам пришёл клиент — сервисная B2B-компания, 5 менеджеров по продажам. Работали в Google Sheets: общая таблица, у каждого свой лист. Вроде всё под контролем.

Провели аудит и выяснили:

• 23% заявок терялись между формой на сайте и таблицей
• Средний срок первого контакта — 6 часов (вместо положенных 15 минут)
• Дубли клиентов — разные менеджеры работали с одним контактом, не зная друг о друге
• Нулевая видимость — руководитель не знал, что в воронке, до конца месяца

Посчитали упущенную выгоду: примерно 4 миллиона тенге в год. Это не мифические «потенциальные» деньги — это реальные заявки от реальных клиентов, которые просто не дошли до сделки.

Честно: когда Excel — это нормально

Мы не фанатики CRM. Есть ситуации, когда Excel действительно подходит лучше:

Если все четыре пункта — про вас, оставайтесь в Excel. Серьёзно. Не платите за CRM, пока она вам не нужна. Вернётесь к этому вопросу, когда бизнес подрастёт.

Признаки того, что Excel уже не справляется

А вот если узнаёте себя хотя бы в трёх пунктах ниже — пора всерьёз думать о переходе:

• В отделе продаж больше одного человека
• База перевалила за 100 контактов
• Цикл сделки — недели или месяцы, а не один звонок
• Клиенты возвращаются за повторными покупками
• Вы хотите расти и масштабироваться
• Руководитель не видит, что происходит в продажах
• Менеджеры тратят время на «административку» вместо звонков

Чем больше совпадений — тем больше денег утекает мимо. Простая арифметика: потерянные заявки × средний чек × конверсию = упущенная выручка. За год набегает приличная сумма.

Как перейти с Excel на CRM без боли

Главный страх при переходе — «потеряем данные» и «команда не примет». Оба страха решаемы:

1. Экспорт базы — любой Excel импортируется в CRM за 5 минут. Столбцы маппятся на поля, данные переносятся.
2. Параллельная работа — первую неделю можно вести и там, и там. Убедиться, что ничего не теряется.
3. Обучение команды — современные CRM проще Excel. Базовые операции осваиваются за час.
4. Поддержка — нормальный вендор помогает на каждом этапе. Мы, например, делаем импорт и настройку бесплатно.