Управление недвижимостью: бронирование, тарифы, заселения в одной системе

«У нас 15 апартаментов. Бронирования в Excel, заселения в блокноте, тарифы в голове. Каждую неделю минимум один даблбукинг. Гости злятся. Мы теряем деньги и репутацию».

Этот крик души мы слышим почти от каждого, кто управляет несколькими объектами недвижимости. И честно говоря, удивительно, как люди вообще справляются в таком режиме. Представьте: звонит гость, хочет забронировать на следующие выходные. Вы лезете в табличку, ищете нужную строку, пытаетесь понять — свободно или нет. А в это время в WhatsApp пишет другой клиент с тем же вопросом. И администратор на объекте спрашивает, во сколько заезд у сегодняшнего гостя...

Узнали себя? Рассказываю, как вылезти из этого хаоса и начать дышать нормально.

CrmAI объединяет всё в одной системе: каталог объектов, тарифы, бронирование, заселения. Даблбукинги исключены технически — система физически не даст забронировать занятый объект. Это не магия, просто логика работает иначе: сначала проверка, потом бронирование.

Каталог объектов

Первое, с чего начинается порядок — это понимание, чем вы вообще управляете. Звучит очевидно, но на практике информация об объектах часто разбросана по разным местам: что-то в голове, что-то в заметках телефона, что-то в переписке с собственником.

В CrmAI все объекты собраны в едином каталоге. По каждому хранится всё необходимое:

• Название и адрес — чтобы не путать «ту квартиру у метро» с «другой квартирой у метро»
• Характеристики — площадь, количество комнат, этаж, вместимость
• Удобства — Wi-Fi, парковка, кондиционер, стиральная машина и всё остальное
• Фотографии — актуальные снимки для показа гостям прямо в переписке
• Статус — активен, на ремонте, временно недоступен

Когда гость пишет в чат: «Ищу квартиру на двоих, обязательно нужна парковка», бот уже знает все ваши объекты. Он моментально отфильтрует подходящие и покажет их с фотографиями и ценами. Никакого ручного поиска — всё происходит автоматически.

Тарифы и сезонность

Ценообразование в посуточной аренде — отдельная головная боль. Летом цены одни, зимой другие, на Новый год третьи, в выходные четвёртые. А если гость бронирует на месяц, нужна скидка. Держать это всё в голове невозможно, а считать вручную — долго и с ошибками.

Один наш клиент рассказывал, как случайно взял с гостя 3500 вместо 5500 за новогоднюю ночь — просто забыл про праздничную наценку. Умножьте на несколько объектов и десятки бронирований, и потери становятся ощутимыми.

В системе можно настроить любую логику ценообразования:

• Базовый тариф — стандартная цена за сутки, от которой отталкиваются все расчёты
• Сезонные наценки — лето +30%, новогодние праздники +50%, майские выходные +20%
• Выходные дни — пятница и суббота дороже, потому что спрос выше
• Длительное проживание — автоматическая скидка при бронировании от 7 или 30 дней

Когда гость выбирает даты, система сама применяет нужные правила и показывает итоговую сумму. Никаких пересчётов на калькуляторе, никаких «ой, я забыл про сезон». Гость видит честную цену, вы получаете корректную оплату.

Бронирование с контролем занятости

Вот мы и подошли к главной боли — даблбукингам. Это когда на одни и те же даты приезжают два гостя, и вы судорожно ищете, куда переселить одного из них. Репутация страдает, нервы тратятся, иногда приходится компенсировать неудобства из своего кармана.

Почему это происходит? Обычно из-за задержки в обновлении информации. Пока вы вносили бронирование с Авито в таблицу, с Booking пришла заявка на те же даты. Или администратор забыл отметить бронирование, которое приняли по телефону.

В CrmAI бронирование невозможно создать, если объект занят. Это не предупреждение, которое можно проигнорировать — это техническое ограничение. Система автоматически проверяет:

• Объект свободен на выбранные даты — с точностью до минуты
• Нет пересечения с существующими бронированиями — даже частичного
• Учтено время на уборку между гостями — чтобы не получилось выезд в 12:00 и заезд в 12:30

Если гость хочет забронировать занятые даты, бот не просто откажет — он предложит альтернативы. Покажет похожие свободные объекты или ближайшие доступные даты на этом же объекте. Гость получает решение, а не просто отказ.

Модуль заселений

Бронирование — это полдела. Дальше начинается операционка: кого сегодня встречать, кому передать ключи, в каком объекте заканчивается проживание и пора делать уборку.

Когда объектов немного, можно держать это в голове. Но уже при пяти-семи квартирах начинается путаница: «А точно сегодня заезд? Или завтра? Надо посмотреть в переписке...»

Модуль заселений показывает оперативную картину дня:

• Сегодняшние заезды — список гостей с временем заселения и контактами
• Сегодняшние выезды — кто уезжает и когда освободится объект
• Текущие гости — кто сейчас проживает и до какого числа
• История заселений — архив прошлых бронирований для статистики и разбора спорных ситуаций

Отметка о заселении делается в один клик — прямо с телефона. Система фиксирует время и того, кто принял гостя. Если у вас несколько администраторов или вы работаете с партнёрами по заселению, это особенно удобно — всегда понятно, кто и когда работал с гостем.

Интеграция с платёжными системами

Деньги — чувствительная тема. Гости не любят переводить на карту незнакомому человеку (и их можно понять). Вы не любите бегать за оплатой и выяснять, кто перевёл, а кто забыл. Наличные при заселении — это удобно, но создаёт кассовые разрывы и риски.

Система поддерживает разные сценарии приёма оплаты, и все они работают автоматически:

• Предоплата при бронировании — гость вносит часть суммы для подтверждения брони
• Полная оплата онлайн — весь платёж проходит до заезда
• Оплата при заселении — классический вариант с наличными или картой на месте
• Залоговый депозит — страховая сумма, которая возвращается после выезда

Все транзакции привязаны к конкретному бронированию. В любой момент видно, кто заплатил, сколько и когда. Больше никаких «а вы точно переводили?» — есть история платежей.

Как это меняет работу на практике

Давайте посмотрим на типичный рабочий день до и после внедрения системы.

Раньше: Утро начинается с проверки блокнота — кто сегодня заезжает? Потом в Excel — какие объекты свободны на следующей неделе? Звонок от гостя: «Сколько стоит на выходные?» Считаете на калькуляторе, учитывая наценку. В обед выясняется, что на завтра двойное бронирование — начинается паника.

Теперь: Открываете приложение — сразу видно, кого сегодня встречать и в какое время. Гость пишет в WhatsApp — бот показывает свободные объекты и цены. Вы занимаетесь развитием бизнеса, а не ручным учётом.

Это не про «работать меньше» — это про работать осмысленнее. Время, которое тратилось на рутину, можно направить на поиск новых объектов, улучшение сервиса, работу с отзывами.

Подведём итоги

Управление недвижимостью — это не rocket science. Но без правильных инструментов оно превращается в бесконечную борьбу с хаосом. Excel не создан для бронирований. Блокнот не предупредит о конфликте дат. Память подводит в самый неподходящий момент.

Единая система решает эти проблемы технически, а не организационно. Не «договоритесь с администратором, чтобы вовремя обновлял таблицу», а «система не даст создать пересекающееся бронирование».

Что вы получаете:

• Каталог объектов с характеристиками, фото и статусами в одном месте
• Гибкие тарифы с автоматическим расчётом — сезоны, выходные, длительное проживание
• Бронирование с защитой от даблбукингов — технически невозможно забронировать занятое
• Модуль заселений — оперативная картина дня для вас и команды
• Приём оплаты онлайн с историей всех транзакций