CRM для event-агентств

Почему event-бизнесу нужна особенная CRM

Прежде чем говорить о функциях и настройках, давайте честно признаем: event-агентство — это не магазин, не сервисный центр и даже не консалтинговая компания. Здесь каждая сделка — это полноценный проект со своими участниками, сроками, бюджетом и, что критично, с точкой невозврата. День мероприятия наступит — и вы либо готовы, либо нет.

Именно поэтому универсальные CRM-системы, заточенные под типичные продажи, часто не работают в event-бизнесе. Они отлично справляются с воронкой «лид → сделка → оплата», но совершенно не понимают, что между «договор подписан» и «мероприятие прошло» лежит целый космос работы.

Проектный характер работы

Представьте: вы продаёте телефоны. Клиент выбрал модель, оплатил, получил товар — сделка закрыта. В event всё иначе. Клиент подписал договор на свадьбу — и это только начало. Следующие три-шесть месяцев вы будете работать над этим проектом: встречаться с клиентом, выбирать площадку, согласовывать меню, утверждать декор, координировать подрядчиков.

Свадьба назначена на 15 июня — 16 июня уже не имеет значения. Нельзя позвонить клиенту и сказать: «Извините, торт доставят завтра». Этот проектный характер работы требует совершенно другого подхода к управлению, чем классические продажи.

Много подрядчиков — много точек отказа

На среднем мероприятии работают 10-20 подрядчиков: площадка, кейтеринг, декоратор, звукорежиссёр, светотехник, фотограф, видеограф, ведущий, музыканты, кондитер, флорист, транспортная компания... И каждый из них — потенциальная точка отказа. Забыли подтвердить бронь площадки — мероприятие под угрозой. Не перепроверили дату с фотографом — он не приедет.

Когда вся информация о подрядчиках хранится в разных местах — часть в переписке, часть в блокноте, часть в голове — рано или поздно что-то теряется. Закон Мёрфи работает безотказно именно в event-бизнесе: если что-то может пойти не так, оно пойдёт не так в самый неподходящий момент.

Дедлайны, которые нельзя сдвинуть

В большинстве бизнесов дедлайн — это ориентир. «Сдадим проект в пятницу» может превратиться в «сдадим в понедельник» без критических последствий. В event дедлайны абсолютны. День мероприятия — это день мероприятия. Торт должен быть на месте к определённому часу. Декор должен быть установлен до прихода гостей.

«Забыл заказать торт» — это не «закажем завтра». За неделю до свадьбы хороший кондитер уже занят на других мероприятиях. У вас просто нет права на ошибку. И CRM-система должна это понимать: напоминать о приближающихся дедлайнах не тогда, когда уже поздно, а с запасом времени на исправление ситуации.

Эмоциональные клиенты — особый вид работы

Свадьба, юбилей, детский праздник — это не просто мероприятия, это эмоции. Для клиента ваш проект — один из самых важных дней в жизни. Невеста, которая готовится к свадьбе, переживает стресс сопоставимый с переездом или сменой работы. Она нервничает, меняет решения, хочет быть в курсе каждой мелочи и иногда звонит в полночь с вопросом «а вы точно забронировали фотографа?».

Работа с такими клиентами требует особого подхода. Нужно быть на связи, но не сгореть. Держать клиента в курсе, но не тратить на это полдня. CRM помогает найти этот баланс: клиент видит прогресс, получает своевременные уведомления, а вы не разрываетесь между десятком звонков.

Что должна уметь CRM для event-агентства

Исходя из этой специфики, можно сформулировать требования к системе. Вот что действительно важно — не маркетинговые обещания, а функции, которые реально используются каждый день:

• Воронка продаж, адаптированная под event: заявка → встреча → КП → договор → подготовка → событие → постобслуживание
• Полноценная карточка мероприятия со всей информацией в одном месте
• Чек-листы и задачи, привязанные к этапам подготовки
• База подрядчиков с рейтингами, историей работы и доступностью
• Бюджетирование с план-фактом по статьям расходов
• Контроль поэтапных оплат от клиента
• Контроль оплат подрядчикам
• Таймлайн события — поминутное расписание дня
• Хранилище документов: договоры, согласования, референсы, фотографии
• Единый центр коммуникаций: вся переписка с клиентом в карточке
• Умные напоминания о дедлайнах с учётом времени на реакцию
• Аналитика: маржинальность проектов, загрузка команды, конверсия воронки

Не все эти функции нужны с первого дня. Можно начать с базовых — воронка, карточка мероприятия, чек-листы — и постепенно подключать остальное по мере роста.

От заявки до договора: как устроена воронка продаж в event

Продажа в event-бизнесе начинается с мечты. Кто-то увидел красивую свадьбу в Instagram и подумал «хочу так же». Кто-то получил задачу от руководства организовать корпоратив. Кто-то понял, что юбилей папы через три месяца, а никто ничего не делает.

Между этой начальной мечтой и подписанным договором с предоплатой — несколько этапов, на каждом из которых клиент может «отвалиться». Задача CRM — провести его через эту воронку максимально плавно, не потеряв по дороге.

Откуда приходят клиенты

В event-бизнесе каналы привлечения клиентов отличаются от классического B2B. Здесь огромную роль играет визуальный контент и сарафанное радио. Типичные источники заявок:

• Сайт и портфолио: потенциальный клиент смотрит ваши работы, проникается доверием, заполняет форму
• Instagram и Pinterest: визуальные платформы, где невесты ищут вдохновение и находят вас
• Рекомендации: «нас посоветовала подруга, вы делали ей свадьбу два года назад» — самый тёплый и благодарный канал
• Свадебные выставки и мероприятия: живое общение, обмен контактами
• Партнёры: площадки, фотографы, ведущие рекомендуют вас своим клиентам

Проблема в том, что заявки приходят из разных каналов и в разных форматах. Кто-то пишет развёрнутое письмо на почту. Кто-то отправляет сообщение в Instagram в три часа ночи. Кто-то звонит и рассказывает всё голосом. Без системы часть этих заявок неизбежно теряется — забыли ответить, потеряли контакт, не записали детали разговора.

CRM собирает все заявки в одном месте независимо от источника. Написал клиент в Instagram — заявка создаётся автоматически. Позвонил — менеджер фиксирует звонок и создаёт карточку. Заполнил форму на сайте — данные сразу попадают в систему. Ничего не теряется, ко всему можно вернуться.

Квалификация: отсеиваем не своих клиентов

Не каждая заявка превратится в проект — и это нормально. На этапе квалификации нужно быстро понять: это наш клиент или нет? Дата свободна? Бюджет соответствует нашему уровню? Формат мероприятия нам подходит?

Звучит цинично, но тратить неделю на подготовку КП для клиента, который ищет «свадьбу на 200 человек за1 650 000 ₸» — это путь к выгоранию. Лучше вежливо объяснить, что не сможете помочь, и порекомендовать коллег с другим ценовым позиционированием.

CRM позволяет стандартизировать этот процесс. Можно настроить обязательные поля при создании заявки — пока менеджер не заполнит ключевую информацию, сделка не перейдёт на следующий этап. Это дисциплинирует и гарантирует, что квалификация проведена.

Встреча: момент истины

Клиент прошёл квалификацию — пора встречаться. Это может быть очная встреча в офисе или шоуруме, может быть видеозвонок. Главное — личный контакт, на котором вы узнаёте друг друга.

На встрече происходит магия: абстрактное «хотим красивую свадьбу» превращается в конкретное видение. Вы задаёте вопросы, показываете примеры из портфолио, обсуждаете идеи. Клиент рассказывает свою историю, делится мечтами и страхами. К концу встречи у вас в голове уже складывается концепция.

После встречи — коммерческое предложение. Не просто прайс-лист, а документ с концепцией: настроение мероприятия, цветовая гамма, примерный план, бюджет по статьям. КП в event — это почти мини-презентация проекта.

CRM хранит всё, что связано с этим этапом: заметки со встречи (или запись, если был созвон), заполненный бриф, все версии КП, история переписки с комментариями клиента. Через полгода, когда начнёте подготовку, сможете восстановить каждую деталь: почему выбрали именно этот стиль, какие были сомнения, что решило в вашу пользу.

Договор и предоплата: старт работы

КП согласовано, клиент сказал «да» — пора переходить к формальностям. Договор и предоплата. Это важный психологический момент: до предоплаты клиент ещё «думает», после — он ваш.

Золотое правило event-бизнеса: без предоплаты не начинаем работу. Вы будете бронировать площадку, вносить залог кейтерингу, резервировать фотографа — всё это деньги. Бронируйте за деньги клиента, не за свои. Это не жадность, это здравый смысл и защита бизнеса.

CRM отслеживает статус: договор отправлен → договор подписан → предоплата получена. Пока все галочки не проставлены, сделка не переходит на этап подготовки. Никаких «потом оплатит» и «работаем на доверии».

Управление проектом: от концепции до реализации

Договор подписан, предоплата на счёте — и вот здесь начинается настоящая работа. Красивая концепция из КП должна превратиться в реальное мероприятие. Это как строительство дома: архитектор нарисовал красивый проект, а теперь нужно его построить — кирпич за кирпичом, этаж за этажом.

На этом этапе CRM становится центром управления проектом. Всё, что происходит с мероприятием, должно быть видно в одном месте. Иначе вы утонете в чатах, звонках и табличках.

Карточка мероприятия: единый источник правды

Представьте: менеджер заболел за две недели до свадьбы. Или уволился. Или просто ушёл в отпуск. Если вся информация была у него в голове и в личных заметках — это катастрофа. Если всё в CRM — коллега открывает карточку мероприятия и за полчаса входит в курс дела.

Что должно быть в карточке:

• Основная информация: дата, время, количество гостей, адрес площадки, контактное лицо на площадке
• Клиент: контакты (основной и дополнительный), особенности коммуникации, важные пожелания
• Финансы: общий бюджет, что оплачено, что ещё должен клиент, что должны подрядчикам
• Команда проекта: все подрядчики с контактами, статусами бронирования и оплаты
• Задачи: что нужно сделать, кто ответственный, когда дедлайн, что уже выполнено
• Документы: договор с клиентом, договоры с подрядчиками, согласованные эскизы, меню, референсы
• Таймлайн: поминутное расписание дня мероприятия

Это единый источник правды. Если что-то не записано в карточке — этого как бы не существует. Такой подход дисциплинирует команду и страхует от потери информации.

Чек-листы: ваша страховка от забытых мелочей

Опытный event-менеджер помнит всё — до первого серьёзного провала. После него он начинает вести чек-листы. Для свадьбы это может быть 50-100 пунктов: от очевидных (забронировать площадку, заказать кейтеринг) до неочевидных (уточнить, есть ли у площадки генератор на случай отключения электричества).

Хорошая CRM позволяет создавать шаблоны чек-листов по типам мероприятий. Новый проект «свадьба» — система автоматически подтягивает свадебный чек-лист. Новый проект «корпоратив» — другой шаблон. Вы один раз продумываете всё до мелочей, потом используете снова и снова.

Менеджер идёт по пунктам, отмечает выполненное. Руководитель видит прогресс в реальном времени: 70% готово, 30% осталось, два критических пункта ещё не закрыты. Если менеджер застрял на каком-то этапе — это видно сразу, можно подключиться и помочь.

Таймлайн: когда каждая минута на счету

День мероприятия — это управляемый хаос. Десятки людей должны сделать свою работу в правильное время и в правильном месте. Фотограф приезжает в 14:00 на сборы невесты. Декораторы должны закончить к 16:00. Гости приезжают в 17:00. Церемония в 18:00...

Таймлайн — это поминутное расписание дня, которое знают все участники. Хороший таймлайн учитывает всё: время на переезды, буферы на непредвиденные задержки, точки синхронизации между подрядчиками. CRM позволяет создать таймлайн и поделиться им со всеми участниками. Каждый знает, когда его выход.

Контроль дедлайнов: система раннего предупреждения

В event есть «точки невозврата» — моменты, после которых что-то сделать уже невозможно или очень дорого. За месяц до свадьбы нужно утвердить декор — иначе не успеют изготовить. За две недели — финальное меню, потому что кейтеринг закупает продукты. За неделю — подтверждение всех подрядчиков.

CRM должна работать как система раннего предупреждения. Не просто показывать «дедлайн через 3 дня», а напоминать заранее — с учётом времени, которое нужно на выполнение задачи. Красным — просроченные. Жёлтым — требуют внимания на этой неделе. Зелёным — всё под контролем. Подробнее о настройке таких процессов — в статье про BPM и workflow в CRM.

Работа с подрядчиками: ваша расширенная команда

Вот честная правда об event-бизнесе: вы — дирижёр оркестра. Музыку играют другие люди, но качество концерта зависит от вас. Фотограф, видеограф, декоратор, ведущий, кейтеринг — это ваши руки. И от того, насколько хорошо вы их координируете, зависит успех мероприятия.

За годы работы у каждого агентства формируется «своя» база подрядчиков — проверенных, надёжных, с которыми приятно работать. Проблема в том, что часто эта база живёт в голове у основателя или в старых чатах WhatsApp. «Помнишь, мы работали с классным фотографом два года назад? Как его звали?» — знакомая ситуация?

База подрядчиков как конкурентное преимущество

Хорошая база подрядчиков — это не просто список контактов. Это структурированная информация, которая помогает быстро принимать решения:

Рейтинги и история: учимся на опыте

После каждого мероприятия заведите привычку: оценка подрядчиков. Качество работы — на сколько баллов из десяти? Пунктуальность — приехал вовремя или пришлось звонить? Коммуникация — легко ли было договариваться, оперативно ли отвечал?

Звучит занудно, но через год у вас будет объективная база данных. Не «помню, он нам вроде понравился», а «работали 8 раз, средняя оценка 9.2, один раз опоздал на 40 минут, но предупредил». С кем работать, кого избегать — становится очевидно.

Особенно важна история: какие были проблемы, как решали. Может, фотограф отличный, но каждый раз задерживает обработку фото на месяц. Это не повод от него отказываться, но повод закладывать это в планирование и честно предупреждать клиентов.

От запроса до подтверждения

Типичная ситуация: нужен фотограф на 15 июня. Вы помните трёх хороших, но не уверены, кто свободен. Без CRM начинается переписка в разных мессенджерах, ожидание ответов, попытки вспомнить, кому уже написали.

С CRM — проще. Отправляете запрос трём фотографам прямо из системы. Ответы приходят туда же. Видите, кто свободен, сравниваете условия, выбираете лучшего. Создаёте бронь, фиксируете договорённости. За неделю до события — автоматическое напоминание на подтверждение. Подрядчик подтверждает — статус обновляется. Всё прозрачно, ничего не теряется.

Договоры и оплаты под контролем

С каждым подрядчиком — свои договорённости. Фотографу платим 50% предоплата, 50% после получения фото. Кейтерингу — 30% при заказе, 70% за неделю до события. Декоратору — 100% за две недели, потому что ему нужны деньги на материалы.

Держать это всё в голове — невозможно. CRM хранит условия по каждому подрядчику: сумма договора, график оплат, что включено в стоимость. Напоминает об оплате за несколько дней до срока. Показывает общую картину: по этому мероприятию подрядчикам оплачено 70%, осталось 30% на сумму такую-то.

Форс-мажоры: план B должен быть всегда

Фотограф заболел за два дня до свадьбы. Паника? Не обязательно. Открываете CRM: кто ещё из фотографов в базе? Кто свободен в эту дату? С кем работали раньше и какие рейтинги? За полчаса находите замену, договариваетесь, передаёте бриф. Не идеально, но мероприятие спасено.

Без системы эта ситуация превращается в катастрофу: судорожные звонки знакомым, просьбы «подскажи кого-нибудь срочно», работа с незнакомым человеком без истории и рекомендаций. База подрядчиков в CRM — это ваша страховка на случай форс-мажора.

Бюджетирование: когда красота должна приносить прибыль

Давайте скажем вещь, которую не принято говорить в красивых статьях о свадьбах: event — это бизнес. Вы можете организовать потрясающее мероприятие, получить восторженные отзывы, слёзы счастья от невесты — и при этом остаться в минусе. Красивое мероприятие, которое принесло убыток — это профессиональный провал, как бы грустно это ни звучало.

Финансовый контроль — не про жадность и экономию на всём. Это про понимание, сколько вы зарабатываете на каждом проекте, где теряете деньги и какие мероприятия выгоднее других. CRM даёт инструменты для этого контроля.

Шаблоны бюджетов: не изобретайте велосипед

У каждого типа мероприятия — своя структура расходов. Для свадьбы на 100 человек примерное распределение: площадка 15-20%, кейтеринг 35-40%, декор 10-15%, фото/видео 8-10%, ведущий и музыка 5-8%, прочее 10-15%. Это не догма, но ориентир.

Шаблон бюджета в CRM помогает быстро прикинуть стоимость проекта ещё на этапе КП. Клиент говорит «у нас миллион» — вы сразу видите, как он распределится по статьям. Не забудете включить какую-то категорию расходов, не занизите оценку по неопытности.

План-факт: где утекают деньги

Самое интересное начинается, когда сравниваешь план с фактом. Планировали на декор825 000 ₸, потратили990 000 ₸. Почему? Оказывается, клиент в процессе захотел дополнительную фотозону. Вы согласовали, декоратор сделал — но забыли оформить это как допработу и взять доплату с клиента.165 000 ₸ ушли из вашей маржи.

Такие «мелочи» накапливаются. По одному проекту — 30 тысяч. По другому — 50. К концу года выясняется, что вы «подарили» клиентам несколько сотен тысяч тенге. CRM с план-фактом показывает отклонения в реальном времени: вот здесь перерасход, вот здесь причина, вот здесь нужно либо согласовать допбюджет с клиентом, либо найти где сэкономить.

Контроль оплат от клиента

Типичная схема оплаты в event: 30% предоплата при заключении договора, 40% за месяц до мероприятия, 30% в течение недели после. Это не жёсткое правило, но логика понятна: получаете деньги поэтапно, чтобы финансировать подготовку.

CRM автоматизирует этот процесс: напоминает клиенту о приближающемся платеже, отслеживает поступления, показывает просроченную дебиторку. Вы видите в любой момент: сколько денег должны клиенты, кто уже просрочил, кому нужно напомнить. Не нужно вести отдельные таблички и помнить, кто когда платил.

Маржинальность: главная метрика

В конце концов, самый важный вопрос: сколько вы заработали на этом мероприятии? Клиент заплатил5 500 000 ₸. Подрядчикам ушло4 125 000 ₸. Операционные расходы (зарплата команде, офис, связь) — ещё275 000 ₸. Осталось1 100 000 ₸ — это ваша прибыль, маржа 20%.

CRM считает это автоматически по каждому мероприятию. И вот тут начинается интересное: можно сравнивать. Свадьбы прибыльнее корпоративов или наоборот? Мероприятия на 50 гостей маржинальнее, чем на 200? Какой менеджер приносит больше прибыли? Эти данные помогают принимать стратегические решения: на каких клиентов ориентироваться, какие услуги развивать.

Коммуникации с клиентом: искусство быть на связи, не сгорая

Клиент event-агентства — особенный человек. Он доверил вам один из самых важных дней в своей жизни. Он нервничает, переживает, хочет контролировать каждую деталь. И при этом — это нормально. Ваша задача — дать ему ощущение контроля, не тратя на это всё своё время.

Баланс между «быть на связи» и «не выгореть» — один из главных вызовов в event-бизнесе. CRM помогает найти этот баланс.

Вся история в одном месте

Знакомая ситуация: клиент написал в WhatsApp про изменение меню, вы передали кейтерингу, всё согласовали. Через две недели клиент звонит: «А вы точно внесли изменения в меню? Я не уверен, что говорил об этом». Без CRM начинается судорожный поиск по чатам: когда это было? Что именно писал? Передали ли кейтерингу?

С CRM — открываете карточку клиента, видите всю историю: вот сообщение от такого-то числа, вот ваш ответ, вот подтверждение от кейтеринга с новым меню. Вопрос закрыт за минуту, клиент спокоен, вы не нервничаете.

Согласования: фиксируем каждое «да»

Декоратор прислал эскиз — нужно согласование клиента. Вы пересылаете в мессенджер, клиент отвечает «ок». А через месяц говорит: «Это не то, что я согласовывал!». Где доказательства? В каком-то из чатов, может быть.

CRM превращает согласования в формальный процесс: отправляете эскиз через систему, клиент получает уведомление, нажимает «Утвердить» или пишет комментарий с правками. Все версии сохраняются, все решения зафиксированы. Это защита для обеих сторон. Подробнее — в статье про автоматизацию согласований.

Клиентский портал: прозрачность без лишних звонков

Продвинутый вариант для тревожных клиентов (а в event почти все клиенты тревожные): личный кабинет, где виден статус подготовки. Что уже сделано, что в процессе, какие решения нужны от клиента, какие ближайшие шаги.

Клиенту не нужно звонить и спрашивать «как дела» — он сам видит прогресс. Это снижает его тревожность и освобождает ваше время. Вместо десяти звонков «всё ли идёт по плану» — один взгляд в личный кабинет.

Автоматические напоминания: не забудьте, не надоедайте

Есть вещи, которые должен сделать клиент: подтвердить финальное количество гостей, оплатить следующий транш, утвердить таймлайн. Напоминать об этом вручную — рутина. Забыть напомнить — проблема.

CRM отправляет напоминания автоматически. За 14 дней: «Пожалуйста, подтвердите финальное количество гостей — это влияет на заказ кейтеринга». За 7 дней: «Напоминаем об оплате второго транша согласно договору». За 3 дня: «Проверьте таймлайн и подтвердите, что всё верно». Клиент получает нужную информацию вовремя, вы не тратите время на рутинные сообщения.

После мероприятия: когда работа продолжается

Свадьба прошла, гости разъехались, молодожёны улетели в медовый месяц. Можно выдохнуть? Технически — да. Но если вы хотите выжать максимум из каждого проекта, работа продолжается.

Постобслуживание — это не про навязчивость. Это про системную работу с результатами мероприятия, которая приносит новых клиентов и повторные заказы.

Отзывы и фото: бесплатный маркетинг

Через неделю после мероприятия клиент ещё на эмоциях — самое время попросить отзыв. Не «оставьте отзыв», а конкретно: что понравилось больше всего? Что бы выделили? Готовы ли порекомендовать друзьям? Эмоциональный отзыв, написанный по горячим следам, работает лучше формального «всё хорошо, спасибо».

Через месяц-полтора — запрос фото для портфолио. К этому времени клиент обычно уже получает фотографии от фотографа и готов поделиться лучшими. Попросите разрешение использовать для портфолио, уточните, можно ли указать имена. Хорошие фото реальных мероприятий продают лучше любой рекламы.

Кейсы: превращаем мероприятие в продающий контент

Каждое удачное мероприятие — потенциальный кейс для портфолио. Но чтобы собрать кейс, нужна информация: концепция, особенности, что было сложного, как решили, результат. Если не записали по ходу — через полгода уже не вспомните деталей.

CRM хранит всю историю проекта. После мероприятия можно быстро собрать кейс: вот задача, вот концепция, вот бюджет (без цифр, конечно), вот фото, вот отзыв клиента. Структурированное портфолио с реальными историями продаёт в разы лучше, чем хаотичная подборка красивых картинок.

Триггеры для повторных продаж

Event — это не про разовые продажи. Клиент, которому сделали свадьбу, через год отмечает годовщину. Через два-три года — рождение ребёнка, потом детские дни рождения. Компания, которой сделали корпоратив, нуждается в нём каждый год.

CRM напоминает о поводах вернуться. Сделали свадьбу — через год автоматическое сообщение: «С годовщиной! Если захотите отметить, будем рады помочь с организацией». Сделали корпоратив — за два месяца до Нового года: «Начали думать о корпоративе? Лучшие площадки бронируют заранее».

Рекомендации: самый тёплый канал привлечения

Довольный клиент — лучший источник новых заказов. Он не просто рекомендует, он продаёт вас своим знакомым. «Нам делали свадьбу, это было потрясающе, вот контакты». Такой лид — тёплый и благодарный.

Можно усилить этот эффект реферальной программой: порекомендуйте нас друзьям — получите бонус на следующее мероприятие или подарочный сертификат. CRM отслеживает, кто откуда пришёл, начисляет бонусы рекомендателям. Это не манипуляция — это благодарность за доверие.

AI в event-бизнесе: что работает уже сейчас

Про искусственный интеллект сейчас много хайпа, и часть обещаний — просто маркетинг. Но есть вещи, которые AI реально делает хорошо уже сегодня и которые экономят время в event-агентстве.

Первый драфт КП за минуты

Клиент заполнил бриф: свадьба, 80 гостей, бюджет 1,5 млн, стиль — минимализм. Раньше вы садились и час-два писали коммерческое предложение. Теперь AI генерирует первый драфт: концепция, примерный бюджет по статьям, предложения по площадкам из вашей базы.

Важно понимать: это не готовое КП, а отправная точка. Вы проверяете, дорабатываете, добавляете личные рекомендации. Но вместо того чтобы смотреть на пустой документ, вы редактируете готовый черновик. Экономия: 1-2 часа на каждом КП, а это десятки часов в месяц.

Чат-бот для первичной квалификации

В Instagram приходит сообщение: «Сколько стоит свадьба?». Если отвечать лично на каждый такой запрос — времени не хватит. Если не отвечать — теряете потенциальных клиентов.

Чат-бот решает эту проблему. Он вежливо здоровается, задаёт уточняющие вопросы: когда планируете? Сколько гостей? Какой примерный бюджет? По сути, собирает бриф. Когда понятно, что это ваш клиент (или наоборот — точно не ваш), менеджер подключается к разговору с уже готовой информацией.

Умный поиск по базе подрядчиков

Нужен декоратор в стиле бохо, бюджет до550 000 ₸, дата 20 августа свободна. Вместо того чтобы вручную перебирать базу, вы формулируете запрос — AI находит подходящих: вот три декоратора, которые работают в этом стиле, укладываются в бюджет и свободны в нужную дату. С рейтингами и ссылками на портфолио.

Адаптивные чек-листы

Стандартный чек-лист для свадьбы — это хорошо. Но каждая свадьба уникальна. AI анализирует детали проекта и адаптирует чек-лист: свадьба с выездной церемонией — добавляет пункты про арку, рассадку на улице, план B на случай дождя. Корпоратив с тимбилдингом — пункты про активности, реквизит, инструкторов, медицинскую страховку.

Это не замена опыту — опытный менеджер и так всё помнит. Но это страховка от забытых мелочей и помощь новым сотрудникам.

Реальная история: от 50 до 200 мероприятий в год

Расскажу историю одного свадебного агентства — без имён, но с реальными цифрами.

С чего начинали: основатель агентства, она же главный (и единственный опытный) координатор, плюс два менеджера-помощника. 50 свадеб в год — потолок. Основатель лично вела каждый проект, потому что «если отдам кому-то — всё развалится». Работала по 12 часов в день, выгорала, но боялась расти: нанять людей — значит потерять контроль.

Проблема: вся информация была в голове основателя. Кто из подрядчиков надёжный, кто срывает сроки. Какие площадки для каких бюджетов. Что нужно проверить за месяц до свадьбы, за неделю, за день. Когда она болела или уезжала — агентство останавливалось.

Что изменили: внедрили CRM с проектным модулем. Но главное — не софт, а процесс. Основатель потратила три месяца на то, чтобы перенести всё из головы в систему: создала шаблоны чек-листов по типам мероприятий (свадьба на 50 человек, свадьба на 150, корпоратив, день рождения), заполнила базу подрядчиков с честными рейтингами и заметками, настроила систему контроля бюджетов и автоматические напоминания.

Что получилось через два года:

Главный инсайт: CRM — это не про программу, а про систематизацию знаний. Основатель всё знала и раньше. Просто теперь это знание существует не только в её голове, но и в системе, доступной всей команде.

Советы от тех, кто уже прошёл этот путь

Несколько рекомендаций, собранных из разговоров с владельцами event-агентств, которые уже внедрили CRM и могут оценить результаты:

Часто задаваемые вопросы

Вместо заключения: с чего начать

Если после прочтения этой статьи у вас возникло ощущение «надо что-то менять» — это хороший знак. Но не пытайтесь внедрить всё сразу. Event-агентства, которые покупают дорогую CRM и ожидают, что она магически решит все проблемы, обычно разочаровываются.

Вот реалистичный план:

Первый месяц: перенесите текущие проекты в CRM. Просто начните вести все мероприятия в одном месте. Привыкните к системе, поймите, что удобно, что нет.

Второй-третий месяц: создайте базу подрядчиков. Не обязательно сразу с рейтингами — просто контакты, категории, заметки. Постепенно добавляйте детали после каждого мероприятия.

Четвёртый-пятый месяц: настройте чек-листы. Возьмите последние пять успешных мероприятий, соберите все задачи, которые там были, создайте шаблоны. Проверьте на следующем проекте, доработайте.

Дальше: автоматизация напоминаний, финансовый контроль, аналитика. Это придёт естественно, когда база уже работает.

Главное — начать. Даже простая CRM лучше, чем хаос из чатов и блокнотов. А идеальную систему вы построите постепенно, опираясь на свой опыт и специфику бизнеса.