Сделка на миллион почти закрыта. Клиент готов подписать. Но договор... договор застрял. Менеджер пишет в общий чат: «Где договор?». Юрист отвечает: «Жду правок от финдира». Финдир: «Я всё отправил вчера». А договор лежит в почте у помощника, который на больничном. Знакомая картина? Этот хаос съедает не только время, но и деньги.
По нашей статистике, ручное согласование договоров по почте и в чатах занимает в среднем 7–10 дней. За это время клиент может остыть, уйти к конкуренту или просто передумать. Автоматизация этого процесса в CRM сокращает цикл до 2–3 дней и делает его полностью прозрачным.
Этот гайд — практическая инструкция для COO, CEO и юридического директора. Мы покажем, как превратить договорной хаос в управляемый конвейер: с чёткими ролями, дедлайнами и метриками. Важно: это операционный гайд, а не юридическая консультация.
Главное за 60 секунд (TL;DR)
- Проблема: Согласование в почте и чатах — это долго (7-10 дней), непрозрачно и рискованно. Договоры теряются, версии путаются, сделки срываются.
- Решение: Перенести процесс в CRM. Создать единый маршрут (например, инициатор → юрист → финансы → руководитель), где задачи назначаются автоматически.
- Ключевые фичи: Версионность файлов, SLA по этапам с эскалацией, и дашборд с метриками (cycle time, просрочки, количество итераций).
- План внедрения: Не пытайтесь автоматизировать всё сразу. Начните с 3-х типовых шаблонов (NDA, подряд, поставка) и запустите пилот за 14 дней.
- Результат: Сокращение цикла согласования до 2-3 дней, полная прозрачность для менеджеров и руководства, снижение рисков.
Из почтового хаоса в управляемый конвейер
Когда согласование идёт в почте, вы получаете «чёрный ящик». Менеджер не знает, где его договор. Руководитель не видит, на ком «завис» процесс. Юрист тратит время на поиск последней версии файла среди 15 писем в треде. Это не просто неудобно — это прямые убытки.
Перенос процесса в CRM превращает хаос в предсказуемую систему:
- Единый маршрут: инициатор → юрист → финансы/безопасность → руководитель → подпись.
- Автоназначение задач по роли и филиалу, без ручных чатов и потери контекста.
- Версионность файла + история комментариев к пунктам договора.
- Дедлайны и эскалации: SLA по этапам, напоминания и автопередача руководителю.
- Собираемые метрики: cycle time, просрочки, кто чаще «зависает», где узкое место.
Пример из практики: IT-компания с 50+ сотрудниками заключает 30-40 договоров в месяц. До автоматизации среднее время согласования — 8 дней, из которых 5 дней — «болтание» между отделами. После внедрения маршрутов в CRM — 2,5 дня, а типовые NDA проходят за 4 часа.
Шаг 1: Определяем роли и зоны ответственности
Первый шаг — нарисовать карту ролей. Кто инициирует договор? Кто проверяет юридические риски? Кто сверяет финансовые условия? Без чёткого разделения ответственности автоматизация не взлетит. Каждый участник должен видеть только свои задачи и иметь доступ только к нужной информации.
| Роль | Действия в CRM | SLA |
|---|---|---|
| Инициатор (sales/PM) | Создать карточку, загрузить ТЗ и оффер, выбрать шаблон, запустить маршрут. | Внести данные за 15 минут после запроса клиента. |
| Юрист | Проверка рисков, красные зоны, правки с трекером пунктов, комментарии. | 8 рабочих часов на первую версию. |
| Финансы | Лимит кредита, валюта, налоги, график оплат, проверка реквизитов. | 4 рабочих часа. |
| Инфобез | DPA, SLA по инцидентам, требования к данным и доступам. | 2 рабочих часа на типовые сделки. |
| Руководитель/CEO | Финальное решение, эскалации, исключения из политики. | 24 часа; эскалация заместителю после 12 часов. |
| Подпись/ЭДО | Маршрут в ЭДО/КЭП, регистрация номера, выгрузка PDF в архив. | Мгновенно после финального «Ок». |
Все роли назначаются через RBAC (Role-Based Access Control) группами: «Юристы», «Финансисты», «Безопасность». Доступ к файлам и комментариям — только по роли и в рамках конкретной сделки.
Шаг 2: Рисуем маршрут согласования (реальный пример)
Теория — это хорошо, но давайте посмотрим на живой пример. Возьмём реальный кейс: IT-компания заключает договор на разработку с новым клиентом. Сумма контракта — 25 млн тенге, срок — 6 месяцев.
- Инициатор создаёт карточку договора из сделки CRM, выбирает тип: «Подряд + SLA».
- CRM автоматом подставляет шаблон, реквизиты контрагента, план оплат и SLA из ТЗ.
- Юрист получает задачу «Проверка рисков» + чеклист красных зон (ответственность, штрафы, IP).
- Финансы видят драфт только после юриста: валюта, ND/отсрочка, кросс-курсы, счета.
- Инфобез проверяет DPA/обработку данных, отмечает «Ок/Править» с комментариями.
- Руководитель получает сводку: риски, отклонения от политики, финансовые условия, SLA.
- После финального согласования CRM отправляет версию в ЭДО, присваивает номер, ставит задачу «Контроль подписания».
- Алёрты: если этап просрочен на 50% SLA — уведомление исполнителю; 100% — эскалация менеджеру.
Результат: весь процесс занимает 36 часов вместо 5–7 дней. Менеджер видит статус в реальном времени, клиент получает подписанный договор быстрее, а CEO в любой момент может зайти в CRM и посмотреть, где находится любой договор, без лишних звонков и совещаний.
Шаг 3: Собираем «пульт управления» — карточку договора
Карточка договора в CRM — это ваш единый источник правды. Здесь хранится вся информация, все версии файлов, все комментарии и решения. Представьте её как умную цифровую папку: она сама знает, кому и когда передать документ дальше, и хранит всю историю согласований.
- Тип договора: продажа/закупка/подряд/DPA/NDA/акт.
- Контрагент: ИНН, юрлицо, страна, статус KYC/AML.
- Сумма и валюта, график оплат, аванс/отсрочка, штрафы.
- SLA и KPI (uptime, время реакции, санкции).
- Материальные/нематериальные активы: IP, софт, данные.
- Версии файлов: последняя редакция, автор, diff, комментарии.
- Маршрут и статусы: кто сейчас отвечает, дедлайн, эскалация.
- История согласований: кто что утвердил/отклонил, время.
- Связи: номер сделки, заявки на закупку, счета, акты.
Шаг 4: Настраиваем дашборд. Как понять, что всё работает?
Автоматизация без метрик — это надежда, а не управление. Вам нужен дашборд, который в реальном времени показывает здоровье процесса. Вот ключевые показатели, которые мы рекомендуем отслеживать:
| Метрика | Как считать | Цель/порог |
|---|---|---|
| Cycle time | Дата создания карточки → дата отправки в ЭДО. | Медиана < 3 дней для типовых, < 7 дней для нетиповых. |
| Просрочка по этапу | Доля задач с SLA breach на каждом шаге. | < 10% просрочек, при >20% — эскалация владельцу функции. |
| Количество итераций версий | Сколько раз загружали новую редакцию до подписи. | <= 3 итерации в 80% случаев. |
| % возвратов на предыдущий этап | Сколько карточек вернулись назад (юрист ⇄ финансы). | < 15%; выше — проблема в шаблоне или требованиях. |
| Доля исключений из политики | Карточки с отклонениями (лимит ответственности, юрисдикция). | < 5% для типовых договоров. |
Эти метрики выводятся в дашборд Legal/RevOps: «узкие места» видны сразу, а решения принимаются на основе данных, а не интуиции.
Грабли, на которые наступают 9 из 10 компаний (и как их обойти)
За годы внедрений мы видели одни и те же ошибки, которые превращают проект автоматизации в источник головной боли. Вот топ-6:
- Нет шаблонов: юристы тратят время на копипасту — заведите 3–5 типовых пакетов. Один клиент экономил 4 часа на каждом договоре, просто создав шаблоны для NDA, договора подряда и поставки.
- Отсутствие данных в карточке: обязательные поля и валидаторы закрывают дырки ещё до юриста. «ИНН обязателен» — и менеджер не сможет запустить согласование, пока не заполнит.
- Версии в почте: храните файлы и комментарии в CRM, используйте сравнение версий. Иначе через неделю никто не вспомнит, какая редакция последняя.
- Нет контроля SLA: задайте дедлайны по ролям и автоматические эскалации. Без этого договоры «зависают» на неделю у одного человека, который просто забыл.
- Случайный доступ: RBAC по ролям и проектам + аудит действий. Финансовая информация не должна быть доступна всем подряд.
- Финал без ЭДО: интеграция с КЭП/ЭДО завершает маршрут и закрывает отчётность. Не заканчивайте процесс на «всё согласовано», доведите до подписи.
Ваш план запуска за 14 дней
Две недели — реальный срок для запуска базовой автоматизации. Не ждите идеального решения, начните с MVP и улучшайте по ходу. Вот пошаговый план:
- День 1-2: Нарисуйте целевой маршрут (до 7 этапов) и владельцев каждого шага. Соберите юриста, финансиста и руководителя — пусть каждый скажет, что ему нужно видеть.
- День 3-4: Определите обязательные поля карточки и заполните справочники (шаблоны, юрлица, валюты). Начните с минимума — 5-7 полей достаточно.
- День 5-6: Загрузите 3 типовых шаблона договора + чеклист красных зон. Берите самые частые типы договоров — NDA, подряд, поставка.
- День 7-8: Настройте RBAC и приватные заметки для юриста/финансов. Проверьте, что каждая роль видит только своё.
- День 9-10: Включите SLA по ролям и алёрты (50% и 100% просрочки). Начните с мягких дедлайнов, подтянете потом.
- День 11: Подключите ЭДО/КЭП и автонумерацию договоров. Если ЭДО нет — отложите на потом, это не критично для старта.
- День 12: Соберите дашборд: cycle time, просрочки, итерации, исключения. Три графика лучше, чем ничего.
- День 13-14: Запустите пилот на 1–2 командах продаж, собирайте обратную связь каждую неделю. Не бойтесь ошибок — это нормально.
- День 15-30: Обновите шаблоны и политику по итогам первых 20 карточек. Слушайте пользователей — они подскажут, что неудобно.
FAQ: Короткие ответы на важные вопросы
Отвечаем на то, что нам задают на каждой второй встрече по автоматизации согласований:
1. Можно ли подписывать прямо в CRM? Подписывать — через интеграцию с ЭДО/КЭП; CRM управляет маршрутом, статусом и архивом версий. CRM — это диспетчер процесса, а юридически значимая подпись — в специализированной системе ЭДО.
2. Как защитить конфиденциальные пункты договора? Используйте RBAC, приватные комментарии и отдельные поля с маскировкой; аудит логирует, кто видел документ. Например, финансовые условия может видеть только CFO и финансовая служба, а не все участники маршрута.
3. Что делать с версиями, присланными контрагентом? Загружайте как новую редакцию, фиксируйте diff и автора, ставьте задачу юристу с дедлайном. CRM покажет, что изменилось между версиями — не надо вручную сравнивать два документа.
4. Как измерить нагрузку на юристов и понять, не перегружены ли они? Считайте количество карточек в работе, среднее SLA и просрочки по исполнителю; выводите в отчет Legal Ops. Если юрист постоянно в красной зоне — это сигнал нанимать ещё одного.
5. Какие документы подключать первыми? NDA и типовые договоры поставки/подряда — быстрый эффект и минимум исключений. Это «low-hanging fruit» — простые договоры, которых много, и результат виден сразу.
6. Сколько стоит внедрение? Зависит от масштаба, но базовая настройка для небольшой компании — от недели работы вашей команды плюс консультант. ROI обычно окупается за 3-6 месяцев за счёт ускорения сделок и снижения ошибок.
Устали терять договоры в переписках?
Поможем запустить автоматизированное согласование в вашей CRM: маршруты, роли, дедлайны, метрики и интеграцию с ЭДО. Обучим команду и настроим процесс под ваши потребности за 14 дней.
Заключение: с чего начать уже сегодня
Автоматизация согласований — это не про технологии, а про культуру прозрачности и ответственности. Когда каждый знает, что от него требуется и в какие сроки, договоры перестают «теряться», а бизнес движется быстрее.
Вот три простых шага, которые можно сделать уже на этой неделе:
- Замерьте боль. Возьмите последние 10 договоров и посчитайте: сколько дней прошло от запроса до подписи? Сколько было итераций? Сколько раз терялся контекст? Это ваш baseline, точка отсчёта.
- Соберите «команду изменений». Юрист, финансист, менеджер по продажам, руководитель. Спросите каждого: «Что больше всего бесит в текущем процессе?» и «Что хочется видеть в идеале?» Запишите боли — это ваше ТЗ.
- Выберите «подопытного кролика». Не пытайтесь автоматизировать всё сразу. Возьмите NDA или самый частый тип договора, настройте простой маршрут, обкатайте на 5-10 карточках, соберите фидбек. Работает? Масштабируйте.
Начните с малого, измеряйте результат, и уже через месяц вы увидите, как сокращается цикл сделки, а команда тратит время на продажи, а не на поиск нужной версии файла.