Что такое RPA простыми словами

RPA = программный сотрудник, который не болеет

RPA расшифровывается как Robotic Process Automation — роботизация процессов. Но не пугайтесь: никаких физических роботов. RPA — это программа, которая делает на компьютере то же, что делает человек.

Представьте невидимого сотрудника, который:

• Открывает программы
• Кликает по кнопкам
• Копирует и вставляет данные
• Заполняет формы
• Отправляет письма
• Скачивает файлы

Только этот сотрудник:

• • Не устаёт
• • Не болеет
• • Не уходит в отпуск
• • Не ошибается (если правильно настроен)
• • Работает в 10 раз быстрее

Что RPA умеет: 10 примеров из реальной жизни

Вот конкретные задачи, которые RPA делает каждый день в тысячах компаний:

Что RPA НЕ умеет (и тут нужен AI)

RPA — мощный инструмент, но не волшебная палочка. Вот что он делать не может:

• Принимать решения. RPA работает по сценарию: если А, то Б. Если нужно подумать — это не к нему.
• Понимать смысл текста. RPA может скопировать текст, но не понимает, о чём он.
• Работать с неструктурированными данными. Если данные каждый раз в разном формате — RPA запутается.
• Адаптироваться к изменениям. Кнопка переехала на сантиметр — робот сломался.
• Общаться с людьми. Для этого нужны чат-боты или AI.

Когда нужны эти функции — подключают AI. Об этом подробнее в статье AI-бот vs чат-бот: в чём разница.

Сколько стоит RPA: от бесплатного до enterprise

Стоимость RPA сильно варьируется. Вот ориентиры:

Кроме лицензий, учитывайте:

• • Разработка сценариев: 250 000-2 500 000 ₸ за бота
• • Обучение сотрудников: 250 000-1 000 000 ₸
• • Поддержка и доработки: 20-30% от стоимости в год
• • Инфраструктура: сервер или облако для запуска роботов

С чего начать: первый бот за выходные

Не нужно сразу внедрять RPA во всей компании. Начните с одного простого бота:

1. Выберите задачу. Ищите рутину, которую делаете каждый день одинаково. Идеально: копирование данных между программами.
2. Опишите шаги. Запишите всё, что делаете: открыл программу, нажал кнопку, скопировал поле, вставил туда. Чем подробнее — тем лучше.
3. Установите бесплатный инструмент. Power Automate Desktop (бесплатный для Windows 10/11) или UiPath Community Edition.
4. Запишите сценарий. Эти инструменты умеют «записывать» ваши действия. Просто делаете задачу вручную — робот запоминает.
5. Протестируйте. Запустите робота и посмотрите, как он работает. Поправьте ошибки.
6. Автоматизируйте запуск. Настройте запуск по расписанию или по событию.

На всё это реально потратить выходные. И увидеть результат в понедельник.

Подводные камни: почему 30% RPA-проектов проваливаются

Статистика неумолима: треть RPA-проектов не достигает целей. Вот главные причины:

1. Автоматизируют хаос

Если процесс плохо описан, с кучей исключений — RPA его не спасёт. Сначала наведите порядок, потом автоматизируйте.

2. Выбирают сложные процессы для старта

Начинают с процесса, где 100 вариантов развития событий. Робот постоянно падает, команда разочаровывается.

3. Забывают про поддержку

Робот настроен, работает. Через месяц обновили 1С — робот сломался. Некому чинить — проект умер.

4. Не считают ROI

Автоматизировали процесс, который занимал 30 минут в неделю. Потратили 5 000 000 ₸. Окупаемость — 10 лет.

5. Не вовлекают пользователей

IT внедрила робота, бухгалтерия его боится и не использует. «Вдруг что-то сломает».

Как посчитать, выгодно ли вам RPA

Простая формула расчёта ROI:

Пример:

• • Задача: перенос данных из Excel в 1С
• • Время вручную: 2 часа в день = 40 часов в месяц
• • Ставка бухгалтера: 5 000 ₸/час
• • Экономия в год: 40 × 5 000 ₸ × 12 = 2 400 000 ₸
• • Затраты: лицензия 0 ₸ (бесплатная) + разработка 500 000 ₸ + поддержка 250 000 ₸ = 750 000 ₸
• • ROI: (2 400 000 ₸ - 750 000 ₸) / 750 000 ₸ × 100% = 220%

Окупаемость: 4 месяца. Дальше — чистая экономия.

Чек-лист: готов ли ваш процесс к RPA

Ответьте на эти вопросы. Чем больше «да» — тем лучше процесс подходит для RPA:

• Процесс повторяется регулярно (ежедневно, еженедельно)?
• Шаги одинаковые каждый раз?
• Данные в структурированном виде (таблицы, формы)?
• Не требует принятия решений?
• Работа идёт с цифровыми системами (не бумагой)?
• Есть чёткие правила «если — то»?
• Процесс занимает много времени (больше 30 минут)?
• Ошибки стоят денег или репутации?

7-8 «да» — идеальный кандидат для RPA

5-6 «да» — хороший кандидат, стоит попробовать

3-4 «да» — возможно, но нужен анализ

0-2 «да» — RPA не подходит, рассмотрите другие решения

RPA в связке с CRM

RPA отлично работает вместе с CRM-системой. Типичные сценарии:

• Обогащение карточек клиентов. RPA проверяет контрагента на сайте ФНС, загружает данные в CRM.
• Создание документов в 1С. Менеджер выиграл сделку в CRM → RPA создаёт счёт в 1С.
• Сбор данных из почты. RPA парсит заявки из email и создаёт лиды в CRM.
• Синхронизация со старыми системами. Если у legacy-системы нет API — RPA станет «мостиком».

В CrmAI многие из этих сценариев работают через встроенную автоматизацию, без отдельного RPA. Но для legacy-систем RPA по-прежнему незаменим.

Заключение: RPA — это проще, чем кажется

RPA — не высшая математика. Программа делает на компьютере то же, что и вы. Только быстрее, без ошибок и без перерывов на обед.

Начните с простого:

1. Найдите одну рутинную задачу
2. Опишите её шаги
3. Попробуйте бесплатный инструмент
4. Создайте первого робота
5. Наслаждайтесь сэкономленным временем

А Марина из начала статьи? Она теперь не копирует 200 строк. Робот делает это за 15 минут, пока она пьёт утренний кофе. И у неё наконец-то есть время на работу, которая требует человеческого мозга.