CRM тормозит? Разбираемся, почему и как это исправить

Утро понедельника. Вы открываете CRM, чтобы посмотреть план на день — и система начинает грузиться. Секунда, две, пять... Вы успеваете налить кофе, а карточка клиента всё ещё «думает». К обеду терпение заканчивается, а к вечеру хочется вернуться к Excel-таблицам.

Мы в CrmAI регулярно общаемся с командами, которые столкнулись с такой проблемой. Хорошая новость: в 90% случаев медленную CRM можно ускорить в несколько раз без замены системы. Главное — понять, где именно кроется проблема.

Для начала убедимся, что тормозит именно CRM

Прежде чем искать виноватых среди разработчиков или менять систему, стоит провести простую диагностику. Иногда проблема оказывается гораздо проще, чем кажется.

Замерьте время загрузки. Откройте секундомер на телефоне и засеките, сколько грузится главная страница CRM. Норма — 2-3 секунды. Если больше 5 — точно есть проблема. Больше 10 — работать становится мучительно.

Проверьте интернет. Зайдите на speedtest.net и посмотрите скорость. Для комфортной работы с облачной CRM достаточно 10 Мбит/с, но если у вас меньше 2 Мбит/с — начнутся проблемы.

Попробуйте другой браузер. Если в Chrome тормозит, а в Firefox летает — дело в расширениях или настройках конкретного браузера.

Попросите коллегу проверить. Если у вас тормозит, а у соседа по офису — нет, проблема локальная. Если тормозит у всех — пора копать глубже.

Почему CRM работает медленно: разбираем главные причины

За годы работы мы собрали «хит-парад» причин, из-за которых CRM превращается из помощника в тормоз бизнеса. Некоторые из них очевидны, другие — не сразу приходят в голову.

Перегруженные списки и представления

Это, пожалуй, самая частая причина. Менеджер открывает раздел «Все сделки» — и система пытается загрузить 5000 записей разом. Каждая запись тянет за собой информацию о клиенте, ответственном, истории изменений... В итоге браузер захлёбывается, а вы ждёте.

Решение простое: настройте представления так, чтобы по умолчанию показывались только актуальные данные. «Мои активные сделки за последний месяц» загрузится в 20 раз быстрее, чем «Вообще все сделки с 2018 года».

Дашборды, которые считают слишком много

Красивые графики на главной странице — это здорово. Но если дашборд при каждом открытии пересчитывает выручку за три года, количество сделок по всем менеджерам и конверсию по каждому этапу воронки — ждать придётся долго.

Особенно страдают руководители, у которых на дашборде собрана статистика по всему отделу. Один наш клиент жаловался, что главная страница грузится 40 секунд. Когда разобрались — оказалось, там было 12 виджетов, каждый из которых делал сложные вычисления. После оптимизации время загрузки сократилось до 3 секунд.

Интеграции — полезные, но прожорливые

Подключили телефонию, почту, мессенджеры, 1С, сайт, рекламные кабинеты... Каждая интеграция — это дополнительные запросы при загрузке страницы. Система проверяет: есть ли новые звонки? Пришли ли письма? Синхронизировались ли данные?

Десять интеграций могут увеличить время загрузки в разы. Это не значит, что от них нужно отказываться — просто стоит отключить те, которыми вы не пользуетесь, и настроить остальные на синхронизацию по расписанию, а не в реальном времени.

Браузер, который помнит всё

Современные браузеры — сложные программы. Со временем они накапливают кэш, cookie, историю. Установленные расширения добавляют свою нагрузку: блокировщики рекламы проверяют каждый запрос, антивирусы сканируют трафик, а «полезные» дополнения следят за ценами на товары.

Попробуйте открыть CRM в режиме инкогнито (Ctrl+Shift+N в Chrome). Если там всё работает быстро — проблема в браузере или его расширениях.

Карточки, раздутые до неприличия

«А давайте добавим ещё одно поле!» — фраза, которая медленно убивает производительность CRM. Сначала было 20 полей в карточке клиента. Потом 50. Потом 100. Каждое поле — это данные, которые нужно загрузить, отрисовать, проверить на права доступа.

Если честно посмотреть на карточку, окажется, что половина полей либо пустует, либо заполнена один раз при создании и больше никому не нужна. Но система продолжает их грузить каждый раз.

Цифровое кладбище старых данных

CRM работает пять лет. За это время накопились десятки тысяч сделок, сотни тысяч контактов, миллионы записей в истории. Вся эта информация лежит в активной базе, и система вынуждена её учитывать при каждом поиске и фильтрации.

При этом реально вам нужны данные максимум за последний год-два. Всё остальное — архив, который можно выгрузить и хранить отдельно. После такой «генеральной уборки» CRM часто начинает работать как новая.

Фильтры-убийцы производительности

Не все фильтры одинаково полезны. Запрос «покажи сделки менеджера Иванова за январь» выполняется быстро. А вот «покажи сделки, где ИЛИ менеджер Иванов, ИЛИ сумма больше миллиона, ИЛИ в названии есть слово "срочно"» заставляет базу данных перебирать все записи.

Если пользуетесь сложными фильтрами регулярно — лучше сохранить их как отдельное представление, чтобы система могла оптимизировать запрос.

Когда виноват не ваш компьютер

Иногда проблема на стороне провайдера CRM. Обновления, технические работы, нагрузка от других клиентов (если это облачное решение) — всё это может временно замедлить систему. Обычно такие проблемы решаются сами в течение нескольких часов. Если тормоза стали постоянными — стоит написать в поддержку.

Экономия, которая дорого обходится

Бесплатные тарифы и базовые планы часто имеют ограничения, о которых не пишут крупным шрифтом. Меньше серверных ресурсов, ниже приоритет обработки запросов, лимиты на количество записей. В какой-то момент система начинает намекать, что пора платить больше. Правда, делает это не словами, а тормозами.

Что можно сделать прямо сейчас

Хорошая новость: многие проблемы решаются за 15 минут без помощи программистов. Вот что стоит попробовать в первую очередь.

Почистите браузер. Нажмите Ctrl+Shift+Del (или Cmd+Shift+Del на Mac), выберите «за всё время» и очистите кэш с cookie. После этого перезапустите браузер. В половине случаев это помогает сразу.

Ревизия интеграций. Зайдите в настройки и посмотрите, какие сервисы подключены. Та интеграция с почтой, которую настроили год назад и забыли? Она до сих пор проверяет входящие при каждой загрузке страницы. Отключите всё, чем не пользуетесь активно.

Уменьшите количество записей на странице. Найдите в настройках представления параметр «записей на странице» и поставьте 25-50 вместо 100 или «все». Да, придётся листать. Зато грузиться будет мгновенно.

Используйте фильтры по умолчанию. Вместо «показать все сделки» настройте фильтр «мои активные сделки». Сохраните его как представление по умолчанию. Это буквально меняет всё.

Глубокая оптимизация: план на выходные

Если быстрые решения не помогли или помогли частично — пора заняться системной оптимизацией. Это займёт больше времени, но результат будет заметнее.

Генеральная уборка данных. Выгрузите в архив (Excel или отдельную базу) все сделки старше двух лет. Да, иногда нужно посмотреть историю — но для этого можно держать архив отдельно. А ежедневная работа ускорится в разы.

Аудит карточек. Пройдитесь по всем кастомным полям. Удалите те, которые никто не заполняет. Объедините похожие. Скройте те, которые нужны редко. Меньше полей — быстрее загрузка.

Настройте кэширование отчётов. Если ваша CRM это поддерживает, включите кэширование для тяжёлых дашбордов. Пусть данные пересчитываются раз в час, а не при каждом открытии. Для большинства задач актуальность «с точностью до часа» вполне достаточна.

Автоочистка. Настройте правила, которые автоматически архивируют или удаляют старые данные. Например: «сделки в статусе "проиграно" старше 6 месяцев — в архив». Это предотвратит накопление мусора в будущем.

Когда оптимизация не поможет

Бывают ситуации, когда никакая оптимизация не спасёт. Если CRM изначально была выбрана неудачно — например, локальное решение на слабом сервере для команды из 50 человек — проще мигрировать на что-то более подходящее, чем бесконечно латать дыры.

Тревожные звоночки: система тормозит даже с минимальным количеством данных, техподдержка разводит руками, обновления выходят раз в год и не улучшают ситуацию. В этом случае, возможно, пора смотреть в сторону альтернатив.

Итого: чек-лист для ускорения CRM

Подытожим всё вышесказанное. Если CRM тормозит, пройдитесь по этому списку:

• Проверили интернет и попробовали другой браузер
• Очистили кэш и cookie
• Отключили неиспользуемые интеграции
• Настроили фильтры и уменьшили записей на странице
• Архивировали старые данные
• Удалили лишние поля из карточек
• Оптимизировали дашборды

Если всё сделали, а система всё равно еле шевелится — напишите нам. Поможем разобраться или подберём решение, которое не будет тормозить.