CRM для оптовой торговли

«Да он нам уже полгода должен, а вы ему ещё одну фуру отгрузили?!» — если эта фраза звучит знакомо, значит, вы работаете в оптовой торговле. И, скорее всего, хотя бы раз задумывались о том, как навести порядок в хаосе дебиторки, резервов и бесконечных согласований.

Мы работаем с дистрибьюторами и оптовиками уже несколько лет, и за это время собрали целую коллекцию «страшных историй» о том, как бизнес теряет деньги из-за отсутствия нормальной системы учёта. Давайте разберём, что можно с этим сделать.

Почему опт — это отдельная история

В рознице всё просто: пришёл, заплатил, забрал. В опте — другая реальность. Отсрочки, кредитные лимиты, резервы на складе. Всё это нужно контролировать, иначе деньги утекают в самых неожиданных местах.

Вот типичные ситуации, с которыми сталкиваются наши клиенты до внедрения CRM:

• Дебиторка живёт своей жизнью — бухгалтер видит одну картину, менеджер — другую, а реальность где-то посередине
• Лимиты — это формальность — «Ну он же наш старый клиент, отгрузим, потом разберёмся»
• Резервы превращаются в чёрную дыру — товар забронирован, но никто не помнит для кого и почему
• Кто приносит прибыль — загадка — вроде клиент крупный, а маржа минимальная из-за скидок
• Двойная работа — данные вбивают сначала в Excel, потом в 1С, потом ещё куда-то

Знакомо? Тогда давайте посмотрим, как это можно исправить.

Карточка клиента: всё в одном месте

Представьте: звонит постоянный клиент, хочет сделать срочный заказ. Менеджер открывает карточку и за 10 секунд видит всю картину — сколько клиент уже должен, какой у него лимит, есть ли просрочка, когда была последняя отгрузка. Не нужно звонить бухгалтеру, не нужно рыться в Excel-файлах.

Вот что мы храним по каждому контрагенту:

Юридическая информация

Это база, без которой никуда: ИНН, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты. Плюс все договоры с условиями и сроками действия. Отдельно фиксируем контактных лиц — кто закупает, кто подписывает документы, с кем решать вопросы по оплате.

• Реквизиты — ИНН, КПП, юрадрес, банковские счета
• Договоры — условия поставки, отсрочки, срок действия
• Контактные лица — закупщик, бухгалтер, директор с телефонами и email

Финансовый блок

Здесь самое интересное — цифры, которые определяют, можно ли отгружать клиенту и на каких условиях. Кредитный лимит устанавливается индивидуально, и система не даст его превысить без явного согласования с руководителем.

• Кредитный лимит — максимальная сумма, на которую можно отгрузить в долг
• Условия оплаты — отсрочка 14/30/45 дней или предоплата
• Текущий долг — сколько клиент должен прямо сейчас
• Просрочка — если есть, то сколько дней и на какую сумму

Аналитика и история

Эти данные помогают понять, насколько клиент ценен для бизнеса. Не все крупные клиенты выгодны — иногда небольшой, но стабильный покупатель с хорошей маржой приносит больше прибыли, чем «гигант» с максимальными скидками.

• Полная история заказов и оплат за всё время работы
• Средний чек и частота заказов (заказывает раз в неделю или раз в квартал?)
• Реальная рентабельность с учётом всех скидок и бонусов
• ABC-категория — автоматическая классификация по важности

Дебиторка под контролем: как это работает на практике

Главная головная боль оптовика — это дебиторская задолженность. Клиенты берут товар с отсрочкой, потом «забывают» заплатить, а менеджеры продолжают отгружать, потому что «клиент хороший, всегда платил». В итоге компания превращается в бесплатный банк для своих контрагентов.

Мы построили систему, которая делает невозможным «случайно» отгрузить товар должнику. Вот как это устроено:

Автоматическая проверка при каждом заказе

Когда менеджер создаёт заказ, система в ту же секунду проверяет: какой у клиента лимит, сколько он уже должен, есть ли просрочка. Если всё в порядке — заказ проходит. Если есть превышение — заказ автоматически уходит на согласование к руководителю. При критическом превышении (например, клиент уже должен больше двойного лимита) — отгрузка блокируется полностью.

• Лимит не превышен — заказ оформляется мгновенно
• Небольшое превышение — заказ ждёт одобрения руководителя
• Критическое превышение — «стоп-отгрузка» до погашения долга

Умные напоминания вместо ручной работы

Раньше бухгалтер обзванивал должников по списку из Excel. Теперь система сама отправляет напоминания — и клиенту, и менеджеру, и руководителю. Каждый получает ту информацию, которая ему нужна.

• Клиенту — вежливое письмо: «Напоминаем, что срок оплаты счёта истёк 3 дня назад»
• Менеджеру — уведомление в CRM: «У ООО "Ромашка" просрочка275 000 ₸, нужно связаться»
• Руководителю — отчёт на email: «Общая просрочка выросла на 15% за неделю»

Эскалация: от мягкого напоминания до юристов

Мы настроили автоматическую эскалацию — чем дольше клиент не платит, тем серьёзнее меры. Всё происходит без участия людей, система сама передаёт дело «по цепочке».

• 7 дней просрочки — задача менеджеру на звонок клиенту
• 14 дней — подключается руководитель отдела продаж
• 30 дней — дело переходит в юридический отдел

Такой подход не обижает клиентов — они понимают, что это система, а не личная претензия. И при этом платят вовремя, потому что знают: процесс неизбежен.

Резервирование товара: чтобы не было «а мы его уже продали»

Знакомая ситуация: клиент подтвердил заказ, менеджер записал в блокнот «зарезервировать 500 штук», а через неделю этот товар уехал другому покупателю. Или наоборот — товар месяцами числится в резерве, а клиент давно передумал и не собирается его выкупать.

Мы сделали систему, которая решает обе проблемы:

• Резерв создаётся автоматически — как только заказ подтверждён, товар блокируется на складе. Никакой ручной работы, никаких забытых записок
• У резерва есть срок жизни — 3 дня, 7 дней, 14 дней — настраивается под ваш бизнес. Если клиент не оплатил — резерв снимается автоматически
• VIP-клиенты в приоритете — если товар заканчивается, система сначала зарезервирует его для ключевых покупателей
• Остатки всегда актуальны — менеджер видит реальную картину: сколько на складе, сколько в резерве, сколько свободно

Как это работает день за днём

Вот типичный сценарий:

Интеграция с 1С и МойСклад: никакого двойного ввода

«У нас CRM, 1С и ещё три Excel-файла, и данные везде разные» — это прямая цитата одного из наших клиентов на первой встрече. После внедрения интеграции он позвонил и сказал: «Почему мы раньше так не сделали?»

Интеграция — это не просто «данные перетекают туда-сюда». Это когда менеджер работает в CRM и не думает о том, попадёт ли информация в учётную систему. Она попадёт. Автоматически. Вот что мы синхронизируем:

• Заказы — менеджер оформил в CRM, заказ появился в 1С. Без копирования, без переноса вручную
• Оплаты — клиент заплатил, банк прислал выписку в 1С, CRM сразу увидела оплату и обновила статус заказа
• Остатки на складе — менеджер видит актуальную информацию прямо в карточке товара, не нужно звонить кладовщику
• Цены и прайс-листы — изменили цену в 1С, она автоматически подтянулась в CRM. Никаких расхождений
• Документы — счета, накладные, акты сверки формируются в одном месте и доступны везде

Работаете с МойСклад? Интеграция настраивается так же просто — через API. Все те же возможности, только с облачным складским учётом.

AI-бот: когда клиенты сами находят ответы

Сколько раз в день вашим менеджерам звонят с вопросами «А товар есть?», «Когда отгрузка?», «Сколько мы должны?»? У одного из наших клиентов таких звонков было 40-50 в день. Каждый звонок — это 3-5 минут работы менеджера. Умножаем на 50 — получаем 4 часа в день на типовые вопросы.

Мы подключили AI-бота в Telegram и WhatsApp, и теперь клиенты сами получают нужную информацию за секунды:

• «Есть ли товар X? Сколько стоит?» — бот проверяет остатки и цены в реальном времени
• «Когда будет отгрузка?» — бот находит заказ и сообщает статус
• «Сколько я должен?» — бот показывает текущую дебиторку с разбивкой по срокам
• «Пришлите акт сверки» — бот формирует документ и отправляет на email
• «Хочу повторить прошлый заказ» — бот находит последний заказ и создаёт копию

Как выглядит реальный диалог

Вот переписка из рабочего бота одного из наших клиентов:

Обратите внимание: бот обращается по имени, знает компанию клиента, отвечает конкретно и по делу. Это не «тупой робот», а умный помощник, который экономит время и вам, и вашим клиентам.

История одного дистрибьютора: минус 35% просрочки за квартал

Расскажу про реальный случай — оптовая компания в Казахстане, дистрибьютор строительных материалов. Когда они к нам обратились, ситуация была такой:

Что было до

Компания работала 8 лет, выросла до 200+ активных клиентов, и в какой-то момент контроль просто «поплыл». Бухгалтер тратила два дня в неделю на сверки, менеджеры постоянно звонили на склад уточнять остатки, а руководитель узнавал о проблемах с дебиторкой случайно — когда кто-то из клиентов уходил в глубокий минус.

• Просроченная дебиторка составляла 18% от общей суммы долгов
• Кредитные лимиты были прописаны в договорах, но никто их не контролировал
• Резервы висели месяцами — товар числился «забронированным», но никто не помнил для кого

Что изменилось за 3 месяца

Мы внедрили CRM с интеграцией 1С и настроили все процессы: контроль лимитов, автоматические напоминания, AI-бота для клиентов. Через квартал собрали статистику — результаты превзошли ожидания:

• 0 отгрузок сверх лимита — система просто не даёт создать такой заказ без явного согласования
• На 30% меньше звонков от клиентов по типовым вопросам — бот взял это на себя
• Просрочка упала до 12% — это минус 35% от исходного уровня
• 40% запросов о наличии обрабатывает AI-бот без участия менеджеров

Но самое главное — руководитель теперь видит реальную картину в любой момент. Открыл дашборд — и понятно, где проблемы, кто не платит, какие резервы пора снимать.

Что в итоге

Раз дочитали — значит тема близка. Вот что меняется после внедрения нормальной CRM:

• Деньги не утекают в дебиторку — автоматический контроль лимитов не даёт отгружать «на удачу»
• Резервы работают как часы — товар не зависает месяцами, а либо отгружается, либо возвращается в продажу
• Менеджеры занимаются продажами — вместо того чтобы звонить на склад и рыться в Excel
• Клиенты довольны — потому что получают ответы мгновенно, а не «перезвоню, уточню»
• Руководитель видит картину целиком — дашборды, отчёты, аналитика в реальном времени

Оптовая торговля — это бизнес про деньги и отношения. CRM помогает сохранить и то, и другое.