Марат – знакомый тендерщик из Алматы – раньше вставал в шесть утра. Не по любви к ранним подъёмам: просто в это время на goszakup.gov.kz вываливаются свежие закупки. Пока конкуренты досматривают сны, он успевал прошерстить сотню объявлений и начать готовить заявки.
Сейчас Марат спит до восьми. Мониторингом занимается CRM – сама отслеживает новые закупки по его критериям, сама оценивает, сама шлёт уведомления команде. Win rate вырос на 40%. А рабочий день перестал напоминать марафон.
Госзакупки в Казахстане – это триллионы тенге. В 2024-м через портал прошло больше 6 триллионов. Для строителей, IT-шников, поставщиков всего на свете – это основная часть выручки. И конкуренция зверская: опоздал на минуту – потерял контракт, забыл справку – отклонили, не увидел разъяснения заказчика – проиграл на формальности.
Ниже – как CRM помогает нормально работать с госзаказом. От мониторинга до исполнения контракта.
Почему госзаказ – это другая вселенная
Если вы всю жизнь продавали в B2B, госзаказ сначала покажется абсурдом. Там другие правила, другой ритм, и формализма столько, что хочется лечь и уснуть. Но разобравшись, понимаешь логику – и тогда становится понятно, почему стандартная CRM тут не работает.
В обычных B2B-продажах
- Вы сами находите клиента и выходите на контакт
- Переговоры по цене – норма
- Сроки гибкие, можно договориться
- Договор можно адаптировать под обе стороны
- Личные отношения часто решают
В госзакупках (B2G)
- Заказчик публикует потребность – вы откликаетесь
- Цена определяется конкурсом или аукционом
- Дедлайны жёсткие – опоздал на минуту, потерял шанс
- Договор стандартный, менять нельзя
- Всё по процедуре, личные связи – в рамках закона
В Казахстане государственные закупки регулируются Законом РК «О государственных закупках» и проводятся через единую электронную систему goszakup.gov.kz. Прозрачность – главный принцип: все объявления, заявки, протоколы и результаты публикуются открыто. С одной стороны, это хорошо – равный доступ для всех участников рынка. С другой – требует дисциплины и системности, которой не хватает при ручном управлении.
Немного статистики
Более 60% государственных закупок в Казахстане проводится способом «из одного источника» или через электронный аукцион. В обоих случаях критически важна скорость реакции: кто первым подал качественную заявку – тот в игре.
По нашим наблюдениям, компании, которые системно работают с госзакупками через CRM, показывают win rate (процент побед) на 25-35% выше, чем те, кто ведёт учёт в Excel или «по памяти».
Обычная CRM здесь буксует
Стандартная CRM заточена под классику: лид → переговоры → сделка → оплата. В тендерах всё иначе, и привычные инструменты начинают спотыкаться на каждом шагу.
Проблема первая: где искать лиды?
В обычных продажах лиды приходят сами – реклама, сарафан, холодные звонки. В госзакупках «лиды» – это объявления на портале. Их надо выискивать самому, а каждый день появляются сотни новых. Стандартная CRM под это не заточена – она ждёт входящих, а не мониторит внешние источники.
В итоге менеджеры тратят по 2-3 часа в день на ручной просмотр goszakup.gov.kz. Копируют в Excel, пересылают коллегам на почту. Инфа теряется, дубли плодятся, а интересные закупки всплывают, когда уже поздно.
Проблема вторая: сложная координация команды
Подготовка тендерной заявки – это командная работа. Тендерный специалист находит закупку. Технический эксперт проверяет, соответствует ли продукция требованиям. Финансист считает рентабельность. Юрист проверяет условия договора. Руководитель принимает решение об участии. И все это нужно успеть за несколько дней до дедлайна.
Без единой системы начинается хаос: кто-то не получил письмо, кто-то забыл ответить, кто-то вообще в отпуске, а об этом узнали за день до окончания приёма заявок.
Проблема третья: критичность сроков
В обычных продажах опоздание на день-два – неприятно, но не смертельно. В госзакупках опоздание на минуту – это дисквалификация. Система закрывает приём заявок ровно в указанное время, и никакие уговоры не помогут.
Добавьте сюда необходимость следить за сроками действия ЭЦП, справок об отсутствии задолженности (они действуют 30 дней), лицензий и сертификатов. Забыли продлить ЭЦП в день подачи? Заявка не уйдёт.
История из практики
Одна алматинская компания, работающая с госзаказами, потеряла контракт на 50 миллионов тенге. Причина банальна: ответственный менеджер был в отпуске в день окончания приёма заявок. Его коллеги не знали, что он вёл этот тендер. Задача никому не передавалась. Заявка не была подана.
После этого инцидента компания внедрила CRM с автоматическим распределением ответственности и дублированием критичных задач. За следующий год подобных ситуаций не повторилось ни разу.
Как устроена воронка тендерных продаж
Чтобы CRM работала эффективно, нужно правильно выстроить воронку. Тендерная воронка отличается от классической – здесь другие этапы, другие критерии перехода, другие точки контроля.
| № | Этап | Что происходит | Ключевые действия | Кто отвечает |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Мониторинг | Поиск подходящих закупок на портале goszakup.gov.kz | Настройка фильтров, первичный отбор | Тендерный отдел / CRM автоматически |
| 2 | Оценка | Анализ документации, расчёт рентабельности, оценка шансов на победу | Чек-лист соответствия, финансовая модель | Тендерный отдел + Финансы |
| 3 | Go / No-Go | Принятие решения: участвуем или пропускаем | Согласование с руководством | Руководитель направления |
| 4 | Подготовка | Сбор документов, подготовка заявки, расчёт ценового предложения | Чек-лист документов, техническое предложение | Тендерный отдел + Юрист |
| 5 | Подача | Загрузка заявки на портал, подписание ЭЦП | Финальная проверка, отправка | Уполномоченное лицо с ЭЦП |
| 6 | Рассмотрение | Ожидание решения комиссии, ответы на запросы заказчика | Мониторинг протоколов, подготовка разъяснений | Тендерный отдел |
| 7 | Победа | Заключение договора, начало исполнения | Подписание договора, передача в производство/закупку | Юрист + Проектный отдел |
| – | Проигрыш | Анализ причин, выводы на будущее | Разбор протокола, корректировка стратегии | Тендерный отдел + Руководитель |
Обратите внимание на этап Go/No-Go. В отличие от B2B-продаж, здесь критически важно принять осознанное решение ДО начала серьёзной работы. Подготовка качественной заявки – это десятки часов работы команды. Тратить их на заведомо проигрышные или нерентабельные закупки – расточительство.
В хорошо настроенной CRM для каждого тендера автоматически создаётся карточка со всеми необходимыми полями, назначаются ответственные за каждый этап, запускаются напоминания о дедлайнах. Менеджер не думает о том, что нужно сделать – система ведёт его по процессу.
Мониторинг: как не убить на это полдня
Ежедневный мониторинг портала – та ещё скука. Но без этого вы банально пропустите интересные закупки. Вопрос один: как не убивать на это по три часа каждое утро?
Как это делают вручную
- Каждое утро открывать goszakup.gov.kz
- Настраивать фильтры (регион, категория, сумма...)
- Просматривать каждую закупку вручную
- Копировать интересные в Excel
- Пересылать коллегам по почте
- Повторять завтра, послезавтра, каждый день...
Затраты: 2-3 часа ежедневно на одного человека
Как это работает в CRM
- Один раз настроить критерии поиска
- Система сама проверяет портал каждые N часов
- Подходящие закупки автоматически попадают в воронку
- Ответственный получает уведомление
- Менеджер работает только с релевантными закупками
Затраты: 15-30 минут на проверку отобранных
Какие критерии настроить для мониторинга
Эффективность автоматического мониторинга напрямую зависит от правильности настройки фильтров. Слишком широкие – и вы утонете в нерелевантных закупках. Слишком узкие – пропустите интересные возможности. Вот основные параметры, которые стоит учитывать:
- Категория закупок (ОКГЗ) – коды товаров, работ или услуг, которые вы предоставляете. Это основной фильтр
- Регион поставки – области, где вы реально можете работать. Нет смысла участвовать в закупке в Актау, если вы в Алматы и логистика съест всю маржу
- Сумма закупки – минимальный и максимальный порог. Слишком мелкие закупки нерентабельны, слишком крупные могут быть не по силам
- Способ закупки – конкурс, аукцион, из одного источника, запрос ценовых предложений. У каждого способа своя специфика
- Заказчик – если есть приоритетные заказчики, с которыми уже успешно работали
- Ключевые слова – для точного поиска в рамках широкой категории
Пример настройки мониторинга
Компания из Алматы занимается поставкой офисной мебели в государственные учреждения. Вот как выглядят её фильтры в CRM:
| Категории ОКГЗ | 39.11 – Мебель для офисов 39.12 – Мебель для учебных заведений |
| Регионы | Алматы, Астана, Алматинская область, Жетысуская область |
| Сумма | от 1 000 000 до 100 000 000 тенге |
| Способ закупки | Конкурс, аукцион, запрос ценовых предложений |
| Исключить | Закупки с комплексными ТРУ (товары + работы + услуги) |
Результат: вместо 200+ объявлений ежедневно система показывает 10-15 реально интересных. Экономия времени – 90%.
Что писать в карточке тендера
Каждая закупка в воронке должна иметь нормальную карточку со всей инфой. Это не для галочки – это рабочий инструмент. Через месяц понадобится вспомнить детали, а они все под рукой.
Базовая информация
- Номер закупки – уникальный ID на портале
- Заказчик – полное название, контакты
- Сумма – предполагаемая стоимость закупки
- Регион и место поставки
- Способ закупки
- Прямая ссылка на портал
Критические сроки
- Дата публикации
- Окончание приёма заявок – главный дедлайн!
- Дата вскрытия конвертов
- Срок рассмотрения заявок
- Срок заключения договора
- Срок исполнения контракта
Оценка и аналитика
- Оценка шансов – субъективно, от 0 до 100%
- Расчётная маржинальность
- Известные конкуренты
- История закупок этого заказчика
- Приоритет – высокий / средний / низкий
Документы и файлы
- Конкурсная документация
- Техническое задание
- Проект договора
- Разъяснения заказчика (если были)
- Наша заявка – все подготовленные документы
Работаете с госзакупками и устали от хаоса?
Покажем, как настроить CRM под специфику тендерных продаж. Разберём ваши процессы и предложим решение, которое реально упростит работу команды.
Сроки – это святое
В госзакупках нет понятия «договоримся», «перенесём на завтра». Портал закрывает приём ровно в указанное время – и хоть умри. Поэтому напоминалки должны быть настроены железобетонно.
Каскадные напоминания
Одно напоминание за день до дедлайна – это несерьёзно. Нужна система каскадных уведомлений, которая не даст забыть о важном даже при высокой загрузке:
Пример настройки напоминаний о дедлайне подачи заявки
- 7 дней Email всей команде: «До дедлайна неделя. Проверьте статус подготовки заявки»
- 3 дня Задача руководителю: «Финальная проверка комплектности документов по тендеру №...»
- 1 день Push в Telegram + SMS ответственному: «Завтра дедлайн! Заявка готова к подаче?»
- 4 часа Эскалация руководителю: «До дедлайна 4 часа, статус заявки – не подана!»
- 1 час Критическое оповещение всем: «Экстренно! 1 час до дедлайна по тендеру №...!»
- Подано Автоматическое уведомление команде: «Заявка успешно подана. Ждём результатов»
Контроль ЭЦП и справок
Отдельная боль – сроки действия электронной цифровой подписи и различных справок. Если ЭЦП закончилась в день подачи заявки – подать её технически невозможно. Если справка об отсутствии налоговой задолженности устарела – заявку отклонят.
CRM должна хранить информацию о сроках действия всех критичных документов и заранее предупреждать о необходимости продления:
- ЭЦП – напоминание за 30 дней до окончания (продление в НУЦ РК может занять несколько дней)
- Лицензии – напоминание за 60 дней (процедура продления может быть длительной)
- Сертификаты СТ-KZ – напоминание за 30 дней
- Справки – автоматический заказ при переходе тендера на этап «Подготовка»
Из практики: Рекомендуем настраивать напоминание о продлении ЭЦП за 30 дней до окончания срока. Процедура в НУЦ РК обычно занимает 1-3 рабочих дня, но в пиковые периоды (конец года, конец квартала) может затянуться. Лучше иметь запас времени, чем потерять важный тендер.
Подготовка заявки: чек-листы, которые не дадут ошибиться
Подготовка тендерной заявки – это процесс с десятками шагов. Забыть приложить документ, указать неверные реквизиты, не подписать страницу – любая мелочь может стать причиной отклонения. CRM помогает структурировать этот процесс через чек-листы и шаблоны.
Юридические документы
- Справка о государственной регистрации
- Устав (последняя редакция)
- Справка об отсутствии налоговой задолженности
- Справка о благонадёжности
- Лицензии (если требуются по условиям закупки)
- Доверенность на лицо, подписывающее заявку
Финансовые документы
- Финансовая отчётность за последний год
- Справка из банка об отсутствии картотеки
- Банковская гарантия (если требуется)
- Подтверждение обеспечения заявки
- Ценовое предложение (по установленной форме)
Техническая часть
- Техническая спецификация предлагаемой продукции
- Подтверждение опыта (договоры, акты выполненных работ)
- Сертификаты качества на продукцию
- СТ-KZ (если применимо)
- Сведения о трудовых ресурсах
Финальная проверка
- Все документы подписаны действующей ЭЦП
- Форматы файлов соответствуют требованиям портала
- Проверено соответствие техническому заданию
- Юридическая экспертиза заявки проведена
- Создана резервная копия всех документов
В правильно настроенной CRM такой чек-лист привязывается к каждой сделке на этапе «Подготовка». Система не позволяет перевести тендер на этап «Подача», пока все обязательные пункты не отмечены. Это исключает человеческий фактор – забыл, отвлёкся, решил «потом доделаю».
Конкуренты как на ладони
Госзакупки – редкий рынок, где всё абсолютно прозрачно. Результаты торгов открыты: кто участвовал, с какой ценой зашёл, кто победил, почему других отклонили. Грех не использовать такую информацию.
Что стоит анализировать
- Цены победителей – понимание ценового коридора в вашей категории. Если победители регулярно снижают цену на 20-25% от начальной, нет смысла заходить с минимальной скидкой
- Типичное снижение – средний дисконт от начальной максимальной цены в вашей нише
- Постоянные участники – кто ваши регулярные конкуренты, какова их стратегия
- Win rate конкурентов – кто выигрывает чаще всего и за счёт чего (цена, качество, опыт)
- Причины отклонения заявок – на каких формальных моментах «горят» участники
Практический совет
Создайте в CRM справочник основных конкурентов. По каждому фиксируйте:
- В каких закупках участвовал за последний год
- С какими ценами заходил (процент снижения)
- Сколько раз выиграл / проиграл
- Известные преимущества (прямой производитель, эксклюзивный дистрибьютор, большой опыт в госсекторе)
Когда видите этого конкурента в новой закупке – у вас уже есть понимание, как он будет действовать.
После победы: что дальше
Выиграть тендер – это только половина дела. Впереди заключение договора, исполнение обязательств, закрывающие документы. И здесь CRM продолжает помогать не терять контроль.
| Событие | Автоматическое действие в CRM | Ответственный |
|---|---|---|
| Опубликован протокол (мы – победитель) | Уведомление команде, создание задачи «Подготовить договор к подписанию» | Юрист |
| Прошло 3 дня после протокола | Напоминание: «Срок заключения договора – X дней. Статус?» | Тендерный менеджер |
| Договор подписан | Создание проекта в системе исполнения, уведомление производству/закупке | Проектный менеджер |
| За 7 дней до срока поставки | Эскалация: «Проверить готовность к поставке/выполнению работ» | Руководитель проекта |
| Поставка выполнена | Задача: «Получить акт приёмки», контроль оплаты | Бухгалтерия |
Метрики эффективности: что измерять
Чтобы улучшать результаты, нужно их измерять. Вот ключевые показатели для тендерного отдела:
| Метрика | Что показывает | Как улучшить |
|---|---|---|
| Win Rate | Процент выигранных тендеров от поданных заявок | Лучше оценивать шансы на этапе Go/No-Go, повышать качество заявок |
| Конверсия воронки | Процент перехода между этапами (мониторинг → оценка → подача → победа) | Анализировать, где теряете больше всего – там и проблема |
| Средний чек контракта | Средняя сумма выигранного тендера | Участвовать в более крупных закупках (если позволяет потенциал) |
| Срок подготовки заявки | Дни от обнаружения закупки до подачи | Оптимизировать процессы, использовать шаблоны документов |
| Процент отклонённых заявок | Сколько заявок не допущены к торгам по формальным причинам | Усилить контроль качества на этапе подготовки |
| ROI тендерного отдела | Выручка от контрактов / затраты на тендерный отдел | Фокусироваться на выигрышных направлениях, отказываться от нерентабельных |
Типичные ошибки при работе с госзакупками
На основе опыта работы с казахстанскими компаниями выделим ошибки, которые встречаются чаще всего:
Ошибка 1: «Участвуем во всём подряд»
Компания подаёт заявки на все попавшиеся закупки, надеясь на закон больших чисел. В итоге – распыление ресурсов, некачественные заявки, низкий win rate и выгорание команды.
Решение: Чёткие критерии отбора на этапе Go/No-Go. Лучше подать 10 качественных заявок с высокими шансами, чем 50 «на авось».
Ошибка 2: «Документацию изучим потом»
Не читают конкурсную документацию внимательно до принятия решения об участии. Потом обнаруживается, что требуется специфическая лицензия или опыт определённого объёма, которых нет. А время уже потрачено.
Решение: Обязательный чек-лист соответствия на этапе оценки. Прежде чем решить «участвуем» – проверить все квалификационные требования.
Ошибка 3: «Всё в голове»
Информация о тендерах хранится в головах сотрудников и разрозненных файлах. Уволился ключевой человек – и компания потеряла экспертизу, контакты, историю работы с заказчиками.
Решение: Вся информация фиксируется в CRM. База знаний принадлежит компании, а не конкретному сотруднику.
Ошибка 4: «Главное – цена»
Фокус только на цене, игнорирование квалификационных требований и качества заявки. Да, в электронном аукционе побеждает минимальная цена. Но в конкурсе оцениваются и другие параметры – опыт, квалификация, техническое предложение.
Решение: Анализировать критерии оценки каждой конкретной закупки. Готовить сильные заявки по всем оцениваемым параметрам, не только по цене.
Интеграция с порталом goszakup.gov.kz
Часто спрашивают: можно ли полностью автоматизировать работу с порталом? Ответ – частично. Вот что возможно:
Можно автоматизировать
- Мониторинг новых закупок
- Получение документации
- Отслеживание разъяснений
- Мониторинг результатов
Частично автоматизируется
- Заполнение стандартных форм
- Подготовка типовых документов
- Проверка комплектности
Требует ручного участия
- Подача заявки (требуется ЭЦП)
- Участие в аукционе
- Подписание договора
Важно: Подача заявки и подписание документов всегда требуют личного участия уполномоченного лица с действующей ЭЦП. Это требование безопасности, и обойти его нельзя (да и не нужно).
Итого: зачем всё это
Если госзаказ для вас не разовая история, а системный канал – без CRM вы просто теряете деньги. Вот что она реально даёт:
- Экономия времени – автоматический мониторинг вместо часов ручного просмотра портала
- Контроль дедлайнов – каскадные напоминания и эскалации, которые не дадут пропустить важное
- Качество заявок – чек-листы, шаблоны, контроль комплектности документов
- Координация команды – чёткие роли, задачи, ответственные на каждом этапе
- Аналитика – метрики эффективности, понимание сильных и слабых сторон
- База знаний – история работы с заказчиками, информация о конкурентах, накопленный опыт
Те, кто подходит к тендерам системно, выигрывают чаще. Не потому что везёт – потому что не теряют заявки, не пропускают дедлайны, не забывают про сроки справок.
Хотите выигрывать больше тендеров?
Запишитесь на демонстрацию. Покажем, как настроить CRM под специфику вашей работы с госзакупками, разберём процессы и предложим решение.
Полезные материалы по теме
Если тема автоматизации продаж вам интересна, рекомендуем эти статьи:
- Настройка автоворонки продаж в CRM: пошаговый гайд – как построить воронку с триггерами и автозадачами
- SLA и эскалации в CRM: таймеры, очереди, уведомления – как настроить контроль сроков
- Как спроектировать воронку продаж – этапы, статусы, причины проигрыша
- Внедрение CRM с нуля: план на 90 дней – пошаговое руководство по запуску
- LLM в B2B-услугах: квалификация лидов и КП за 10 минут – как AI ускоряет подготовку документов