Настройка автоворонки продаж в CRM: пошаговый гайд

Что такое автоворонка и чем она отличается от обычной

Обычная воронка — набор этапов типа «Новый лид» → «Переговоры» → «КП отправлено» → «Договор» → «Оплата». Менеджер сам двигает сделку, сам ставит задачи, сам отправляет письма. И сам забывает, если честно.

Автоворонка — та же штука, только с мозгами. Система реагирует на события и делает работу за менеджера:

Короче, автоворонка — это такой электронный надзиратель, который пасёт каждую сделку и не даёт менеджерам расслабиться. Теперь к делу — расскажу, как её собрать.

Шаг 1: Разбираемся с этапами

Прежде чем что-то автоматизировать, надо понять — а что у вас вообще происходит. Возьмите 10 последних закрытых сделок и проследите путь каждой: откуда пришёл клиент, что с ним делали, когда заплатил.

У большинства наших клиентов в Казахстане воронка примерно такая:

Что ещё определить на этом шаге

Для каждого этапа зафиксируйте:

• Максимальное время нахождения — сколько дней сделка может находиться на этапе, прежде чем это станет проблемой. Например: «Новый лид» — максимум 1 день, «КП отправлено» — максимум 5 дней
• Обязательные поля — какие данные должны быть заполнены для перехода на следующий этап. На этапе «Квалификация» должны быть: ФИО ЛПР, бюджет, срок принятия решения
• Ответственный — кто работает со сделкой на этом этапе. Может меняться: лид принимает SDR, а переговоры ведёт AE

Шаг 2: Настраиваем триггеры

Триггер — это событие, на которое система реагирует действием. Это сердце всей затеи. Нет триггеров — нет автоматизации, всё просто.

Триггеры бывают двух видов:

10 базовых триггеров на старт

Не надо сразу городить 50 триггеров — потом сами запутаетесь. Начните с десятки, которая закроет 80% ситуаций:

Шаг 3: Автозадачи для менеджеров

Задачи — это то, что превращает всю эту автоматизацию в реальные действия. Система ставит задачу, менеджер делает. Банально, но работает.

Как делать нормальные автозадачи:

• Конкретное название — не «Позвонить клиенту», а «Позвонить Асету Жумабаеву, уточнить бюджет»
• Разумный дедлайн — не «сегодня до 23:59», а «сегодня до 12:00» для утренних задач
• Привязка к сделке — чтобы менеджер видел всю историю одним кликом
• Приоритет — горячие лиды = высокий приоритет, follow-up = средний

Шаг 4: Шаблоны писем

Автоматические письма — экономия времени и стабильное качество. Но главное — чтобы они не выглядели как спам из 2010 года.

Правила нормальных автописем:

• Персонализация — имя клиента, название компании, конкретный продукт
• Человечный тон — без канцелярита и шаблонных фраз
• Одна цель — одно письмо = одно действие
• Мобильная верстка — 70% писем читают с телефона

Шаг 5: Уведомления

Уведомления — нервная система всей конструкции. Они связывают систему с людьми. Но тут важно не перестараться: если уведомлений будет слишком много — их просто перестанут читать.

Пример для B2B: IT-услуги

Покажу на конкретном примере — алматинская компания, IT-услуги для корпоратов. Сделки закрываются от двух недель до двух месяцев, средний чек в районе 2-5 млн тенге.

Пример для B2C: интернет-магазин

Теперь другой кейс — интернет-магазин бытовой техники. Здесь всё быстрее: сделка от дня до недели, заявок много, чек обычно 50-200 тысяч.

Типичные косяки при настройке

За несколько лет работы с казахстанским бизнесом насмотрелись на всякое. Вот что повторяется из раза в раз:

Косяк 1: Всё и сразу

Клиент хочет автоматизировать вообще всё с первого дня: 50 триггеров, 30 шаблонов, интеграции со всем подряд. Итог: система глючит, менеджеры в шоке, клиенты получают по три одинаковых письма.

Как надо: Начните с 5-10 триггеров. Погоняйте месяц, послушайте, что говорят менеджеры. Потом добавляйте по одной автоматизации.

Косяк 2: Менеджеры не заполняют карточки

Автоматизация работает, а данных нет. Письма уходят с «Здравствуйте, {Имя}!», система не понимает, куда маршрутизировать сделку.

Как надо: Ключевые поля — обязательные. Не заполнил телефон — не переведёшь сделку. Жёстко, но иначе никак.

Косяк 3: Роботные письма

Все письма как под копирку: «Уважаемый клиент, благодарим за обращение...». Клиент сразу понимает — робот, и теряет интерес.

Как надо: Используйте переменные — имя, компания, конкретный продукт. Пишите по-человечески, а не как госучреждение.

Косяк 4: Часовые пояса

Письма шлются по серверному времени. Клиент в Актау получает SMS в два ночи, потому что в Алматы было пять утра.

Как надо: Учитывайте пояс клиента. В Казахстане их всего два — не rocket science настроить.

Косяк 5: Не измеряют результаты

Автоворонка крутится полгода, а стало ли лучше — никто не знает. «Вроде норм» — это не аргумент для директора.

Как надо: Зафиксируйте метрики ДО запуска: время отклика, конверсия по этапам, средний цикл. Потом сравните.

Как понять, что автоворонка работает

Вот метрики, на которые стоит смотреть:

Чек-лист запуска автоворонки

Используйте этот чек-лист, чтобы ничего не забыть при настройке:

Что в итоге

Автоворонка — это не «фишка для продвинутых», а необходимый инструмент для любого бизнеса с отделом продаж. Она экономит время менеджеров, не даёт забывать о клиентах и предоставляет руководителю полную картину происходящего.

Главное — не пытаться автоматизировать всё сразу. Начните с базовых триггеров, потестируйте, соберите обратную связь, потом добавляйте новые возможности.

Ключевые принципы успешной автоворонки:

• Начинайте с простого — 5-7 этапов, 10 базовых триггеров
• Персонализируйте коммуникации — клиент должен чувствовать внимание
• Контролируйте качество данных — автоматизация работает только с чистыми данными
• Измеряйте результаты — то, что не измеряется, не улучшается
• Итерируйте — первая версия никогда не идеальна, и это нормально

Если у вас остались вопросы или нужна помощь с настройкой — мы всегда рады помочь. Оставьте заявку, и мы покажем, как автоворонка может работать именно для вашего бизнеса.