Закупки без хаоса: RPA для заявок, счетов, поставщиков и SLA

В отделе закупок производственной компании, с которой мы работали, была особая доска — «Доска позора». На ней вывешивали заявки, которые согласовывались больше двух недель. В пиковые месяцы доска заполнялась полностью. Менеджеры ругались с закупщиками, закупщики — с финансистами, финансисты — с руководством. А производство простаивало, потому что материалы не заказаны вовремя.

Когда мы разобрали процесс по шагам, выяснилось интересное. Фактическая работа по одной заявке — около часа: выбрать поставщика, согласовать цену, оформить заказ. Но из-за очередей на согласование, потерянных писем, забытых задач — две недели. Большая часть времени заявка просто лежала и ждала: кто-то в отпуске, кто-то занят, кто-то не увидел письмо.

Закупки — один из тех процессов, где RPA даёт быстрый и заметный эффект. Не потому что работа сама по себе сложная, а потому что в ней много участников, много ручных передач, много мест, где информация теряется. Робот убирает эти потери.

Анатомия закупочного хаоса

Чтобы понять, что автоматизировать, посмотрим, как обычно устроен процесс закупки и где он ломается.

Всё начинается с потребности. Кто-то в компании понимает, что нужен товар или услуга: кончились материалы, требуется оборудование, подходит срок продления контракта. Этот кто-то формирует заявку — в идеале в системе, в реальности часто в Excel или просто письмом.

Дальше — согласование. Заявку должны одобрить: руководитель инициатора, бюджетодержатель, иногда финансовый директор. Если сумма большая — ещё и CEO. Каждый согласующий — это потенциальная задержка: занят, не видел, хочет уточнить, забыл.

После согласования — выбор поставщика. Нужно собрать предложения, сравнить цены и условия, провести переговоры. Если закупка регулярная — есть утверждённый поставщик, проще. Если разовая — это отдельный мини-проект.

Потом — оформление заказа. Создать заказ поставщику, отправить, получить подтверждение. Дождаться счёта, согласовать оплату, провести платёж. И контролировать доставку: приехало ли вовремя, соответствует ли заказу.

На каждом шаге — ручная работа, ручные передачи, риск задержки. Умножьте на сотни заявок в месяц — получите отдел, который тонет в операционке.

Что роботизируется в закупках

Не всё в закупках можно передать роботу. Переговоры с поставщиком, оценка качества, стратегические решения — это работа человека. Но многие операции подходят идеально.

Автоматический запуск маршрута согласования. Заявка создана — робот определяет маршрут (по сумме, категории, бюджету), отправляет согласующим, следит за сроками, эскалирует при задержках. Никаких писем «а вы видели мою заявку?».

Сбор коммерческих предложений. Для типовых закупок робот может рассылать запросы поставщикам по шаблону, собирать ответы, формировать сравнительную таблицу. Закупщик получает готовую аналитику, а не папку с двадцатью письмами.

Создание заказов. После согласования робот формирует заказ поставщику в нужном формате (в системе, по email, через EDI), отправляет, регистрирует в учёте. Один клик — заказ в работе.

Обработка входящих счетов. Поставщик прислал счёт — робот распознаёт, сверяет с заказом (цена, количество, сроки), формирует документ на оплату, отправляет в бухгалтерию. Если расхождение — сигнал закупщику.

Контроль исполнения. Робот следит за сроками поставки, отправляет напоминания поставщикам, фиксирует факт поступления, сигнализирует о просрочках. Всё в реальном времени, без ручных проверок.

Актуализация данных. Обновление цен в справочниках, мониторинг изменений у поставщиков, проверка актуальности договоров — рутина, которую робот делает систематично.

Сценарий 1: Заявка от запроса до заказа

Посмотрим, как выглядит роботизированный процесс на примере типовой заявки — закупка канцтоваров для офиса.

Сотрудник открывает портал самообслуживания. Выбирает категорию «Канцтовары», видит каталог с позициями и ценами (обновляется роботом из прайс-листов поставщиков). Набирает корзину: бумага, ручки, папки. Указывает срок и место доставки. Нажимает «Заказать».

Робот проверяет бюджет: укладывается ли заявка в лимит подразделения на хозрасходы? Если да — заявка уходит на согласование руководителю (автоматом, через мессенджер или email). Если нет — уведомление заявителю о превышении.

Руководитель получает компактное уведомление: кто, что, сколько, зачем. Нажимает «Согласовать» — и всё. Никаких таблиц, писем, переходов между системами.

После согласования робот формирует заказ в формате поставщика, отправляет на выделенный email. Регистрирует заказ в 1С. Ставит задачу на контроль: если через N дней не будет подтверждения доставки — напомнить.

Когда канцтовары приходят, сотрудник отмечает получение в портале. Робот закрывает заказ, обновляет статистику, формирует документы для бухгалтерии.

Весь процесс от заявки до получения — минимум ручных действий, максимум автоматики.

Сценарий 2: Работа с постоянными поставщиками

Большая часть закупок в любой компании — повторяющиеся. Одни и те же материалы у одних и тех же поставщиков. Здесь автоматизация даёт максимальный эффект.

Для постоянных поставщиков настраиваются правила: с кем работаем по какой категории, на каких условиях, с какими лимитами. Робот знает, что офисную бумагу берём у поставщика А по цене X, доставка Y дней, оплата Z дней.

Когда поступает заявка на эту категорию — робот автоматически формирует заказ, не спрашивая выбор поставщика. Если сумма ниже лимита автоматического согласования — заказ уходит сразу. Закупщик даже не видит этой заявки — всё происходит само.

Робот также следит за договорами с поставщиками. За месяц до окончания — напоминание о продлении. Если поставщик изменил цены — сигнал закупщику для пересмотра условий или поиска альтернативы.

Отдельная функция — мониторинг надёжности. Робот собирает статистику: как часто поставщик задерживает, есть ли брак, какие отклонения от заказа. Это информация для переговоров и принятия решений.

Сценарий 3: Контроль SLA и эскалация

Одна из главных проблем закупок — контроль сроков. Заказали, а приехало через месяц вместо недели. Поставщик молчит, закупщик забыл проверить, инициатор узнаёт, когда уже поздно.

Робот превращает контроль из ручного в автоматический. Для каждого заказа устанавливаются контрольные точки: подтверждение заказа, отгрузка, доставка, приёмка. Робот отслеживает статусы и реагирует на отклонения.

Если поставщик не подтвердил заказ за два дня — автоматический запрос. Если отгрузка задерживается — уведомление закупщику и эскалация контакту у поставщика. Если доставка просрочена — сигнал инициатору, чтобы скорректировал планы.

Дополнительно — автоматический расчёт пеней и штрафов по договору. Если поставщик систематически опаздывает и в договоре есть санкции — робот формирует претензию. Закупщику остаётся только проверить и отправить.

Результат — прозрачность. В любой момент видно: какие заказы в работе, какие под угрозой срыва, где проблемы с поставщиками. Не нужно спрашивать, искать в почте, звонить — всё на дашборде.

Интеграция с другими процессами

Закупки не существуют изолированно. Они связаны с финансами (бюджеты, платежи), складом (приёмка, учёт), производством (потребности, планирование). Робот — это связующее звено.

С финансами: проверка бюджета при согласовании, автоматическое формирование платежей, контроль кредиторской задолженности. Заказ не согласуется, если бюджет исчерпан — без исключений.

Со складом: автоматическое создание ожидаемых поступлений, сверка с фактической приёмкой, обновление остатков. Когда товар приехал — информация сразу в системе.

С производством: заявки генерируются автоматически на основе планов производства и норм расхода. Если для выпуска продукции нужны материалы — заявка создаётся без участия человека.

С бухгалтерией: входящие документы от поставщиков попадают сразу в обработку, счета-фактуры сверяются с заказами, формируются проводки.

Экономика: что получаем в цифрах

Посчитаем на примере среднего предприятия: 500 заявок на закупку в месяц, команда из 5 закупщиков.

До автоматизации: среднее время обработки заявки — 4 часа (включая ожидание согласований). Это 2000 часов в месяц только на операционку. Срок от заявки до заказа — 5-7 дней. Ошибки в заказах — около 5%. Просроченные поставки выявляются постфактум.

После автоматизации: среднее время — 1.5 часа (большая часть — автоматом). Это 750 часов. Срок — 1-2 дня. Ошибки — менее 1% (автоматические проверки). Просрочки выявляются и эскалируются в реальном времени.

Экономия 1250 часов в месяц — это почти 8 FTE (полных ставок). Но обычно никто не сокращает закупщиков. Освободившееся время уходит на работу с поставщиками, оптимизацию условий, поиск альтернатив. То есть на работу, которая приносит деньги, а не на перекладывание бумаг.

Дополнительный эффект — снижение цен. Когда есть время на аналитику и переговоры, закупки становятся эффективнее. Экономия 2-3% на закупках для среднего предприятия — это миллионы тенге в год.