Роботизация кадровых операций: справки, отпуска, приказы, изменения данных

У кадровика в компании на 500 человек есть особый день — последняя пятница месяца. В этот день очередь у его стола не заканчивается: справка о доходах для банка, копия трудового договора для визы, справка о заработной плате для детского сада, выписка из приказа об отпуске для турагентства. Одни и те же запросы, одни и те же действия: открыть программу, найти сотрудника, сформировать документ, распечатать, подписать, зарегистрировать.

Я спросил одного HR-директора, сколько времени её команда тратит на такие запросы. Она посчитала: около 200 справок в месяц, по 15 минут на каждую (включая ожидание сотрудника, подписи, регистрацию). Это 50 часов — больше недели рабочего времени. Времени, которое могло бы уйти на развитие персонала, адаптацию новичков, работу с корпоративной культурой.

HR-отделы — одни из самых перегруженных рутиной. Приём на работу, увольнение, отпуска, больничные, командировки — каждый процесс требует создания документов, внесения данных в системы, уведомлений, контроля сроков. И многое из этого можно передать роботам.

Что такое рутина в HR и почему её так много

Кадровое делопроизводство в Казахстане — это тоже отдельный мир. Трудовой кодекс, требования государственных органов, особенности пенсионных и социальных отчислений, отчётность — всё это создаёт массу обязательных документов и процедур.

При приёме на работу нужно: проверить документы, оформить трудовой договор, издать приказ о приёме, завести данные в кадровой системе, создать учётные записи в корпоративных системах, добавить в систему учёта рабочего времени, оформить пропуск, уведомить бухгалтерию. И это только минимум.

При увольнении — обратный процесс, не менее сложный. Плюс расчёт неиспользованного отпуска, справки для следующего работодателя, блокировка доступов, сбор имущества.

Между приёмом и увольнением — ежемесячный цикл: табель, отпуска, больничные, командировки, переводы, изменения оклада. На каждое действие — документ. На каждый документ — несколько операций в системах.

В итоге HR-специалист значительную часть времени работает не с людьми, а с бумагами (электронными или физическими). Это демотивирует профессионалов и создаёт бутылочное горлышко при росте компании.

Какие процессы роботизируются легче всего

Не все HR-процессы подходят для RPA одинаково. Лучше всего автоматизируются те, где есть чёткий регламент, массовость и минимум нестандартных ситуаций.

Справки по запросу. Сотрудник подаёт заявку через портал или чат-бот: «Нужна справка о доходах за прошлый год». Робот проверяет данные, формирует справку в 1С, подписывает ЭЦП, отправляет сотруднику. Без участия человека, в любое время суток.

Оформление отпусков. Сотрудник заполняет заявление в системе. Робот проверяет остаток дней, отсутствие пересечений с коллегами (если настроено), формирует приказ, отправляет на согласование руководителю. После согласования — регистрирует в 1С, уведомляет бухгалтерию о расчёте отпускных.

Приём на работу. Рекрутер отмечает кандидата как «принят» в ATS. Робот создаёт карточку сотрудника в 1С:ЗУП, формирует проект трудового договора, отправляет запрос на создание учётной записи в IT, добавляет в группы рассылок, ставит задачу на выдачу оборудования. Человек подключается для подписания документов и знакомства с новичком.

Увольнение. Заявление сотрудника инициирует цепочку: расчёт компенсации отпуска, формирование приказа, запрос на блокировку доступов, уведомление о сборе имущества, подготовка справок. Каждый шаг — по регламенту, без забытых задач.

Обновление персональных данных. Сотрудник сменил фамилию или адрес. Вместо похода в отдел кадров — заявка через портал с прикреплением документов. Робот проверяет, обновляет данные во всех системах (1С, AD, CRM, пропускная система), формирует документы на изменение.

Сценарий 1: Справочное бюро без очереди

Представьте: пятница, конец месяца, десять сотрудников хотят справки для банка. Классический сценарий — очередь у кадровика, ожидание, нервы. Роботизированный сценарий — совсем другой.

Сотрудник заходит на корпоративный портал (или пишет чат-боту): «Нужна справка о доходах для банка за 2024 год». Система идентифицирует сотрудника, проверяет, что такая справка возможна (данные в системе, период закрыт), запускает робота.

Робот открывает 1С:ЗУП, формирует справку для конкретного сотрудника за указанный период. Если в компании используется электронная подпись — подписывает автоматически. Если нужна живая подпись — кладёт документ в папку на печать и уведомляет ответственного.

Готовая справка отправляется сотруднику: на email, в личный кабинет, или формируется ссылка на скачивание. Время от запроса до получения — минуты, не часы. Ночью, в выходные, в отпуске кадровика — работает одинаково.

Дополнительный бонус — статистика. Видно, какие справки запрашивают чаще всего, есть ли сезонность, сколько обращений обрабатывается автоматически. Это помогает планировать ресурсы и улучшать процесс.

Сценарий 2: Отпуск без бюрократии

Отпуск — процесс, который касается каждого сотрудника минимум раз в год. И каждый раз — одна и та же цепочка: заявление → согласование → приказ → расчёт → выплата. Вручную это занимает время и создаёт риски ошибок.

В автоматизированном варианте сотрудник открывает портал самообслуживания. Видит свой остаток отпуска, занятые даты коллег (если это важно для планирования), праздничные дни. Выбирает период, система автоматически рассчитывает количество дней (с учётом праздников и выходных).

После подачи заявки — автоматическое уведомление руководителю. Руководитель видит заявку в удобном формате: кто, когда, сколько дней, как это влияет на график. Одобряет или отклоняет в один клик (с комментарием, если нужно).

После одобрения робот берёт работу на себя: формирует приказ в 1С, отправляет задание бухгалтеру на расчёт отпускных, обновляет график отпусков, отправляет уведомление сотруднику о согласовании. За несколько дней до начала — напоминание сотруднику и руководителю.

Весь процесс прозрачен: сотрудник видит статус своей заявки, HR видит общую картину по отпускам, руководители видят планы своих команд. И никаких потерянных заявлений в стопке бумаг.

Сценарий 3: Приём на работу — конвейер без хаоса

Приём нового сотрудника — это не одно действие, а десяток связанных задач. И если что-то забыть — проблемы. Не создали учётную запись — человек не может начать работу. Не оформили пропуск — не может войти в офис. Не добавили в рассылки — не получает важную информацию.

Робот превращает хаос в поток. Всё начинается с одного события: рекрутер меняет статус кандидата в системе подбора на «Оформляется». Это триггер для автоматической цепочки.

Первый этап — сбор данных. Кандидату уходит ссылка на анкету, где он заполняет персональные данные, прикрепляет документы. Робот проверяет полноту и корректность: все обязательные поля заполнены, сканы читаемые, паспортные данные валидные.

Второй этап — подготовка документов. Робот формирует проект трудового договора, заполняя данные из анкеты и справочников (должность, оклад, подразделение). Документ уходит на проверку кадровику — но это проверка готового текста, а не набор с нуля.

Третий этап — параллельные запросы. Одновременно робот создаёт заявку в IT на учётную запись и почту, заявку в АХО на рабочее место и пропуск, заявку на включение в корпоративные системы. Каждая заявка — со всеми нужными данными, исполнители получают готовые задачи.

Четвёртый этап — контроль. Робот отслеживает выполнение всех заявок. Если что-то зависло — эскалация. К первому рабочему дню всё должно быть готово: рабочее место, доступы, документы.

Сценарий 4: Увольнение без забытых хвостов

Увольнение — процесс эмоционально непростой. И последнее, чего хочется — это технические накладки. Забыли отключить доступы, не выдали справки, потеряли обходной лист. Это портит впечатление и создаёт риски.

Автоматизированное увольнение начинается с заявления (или распоряжения руководителя). Робот рассчитывает дату увольнения с учётом отработки, формирует чек-лист задач для всех участников.

Параллельно запускаются процессы: расчёт компенсации неиспользованного отпуска, подготовка приказа об увольнении, запрос на передачу дел, уведомление IT о дате блокировки доступов, задача АХО на приём имущества.

В последний рабочий день — автоматический чек-лист: все ли задачи выполнены? Доступы заблокированы? Ноутбук сдан? Пропуск возвращён? Если что-то не сделано — уведомление ответственному.

После увольнения — формирование финального пакета документов: справки для следующего работодателя, сведения о трудовой деятельности. Всё автоматически, в установленные сроки.

Интеграция с другими системами: почему это важно

HR-процессы не существуют в вакууме. Они связаны с бухгалтерией (начисление зарплаты), IT (учётные записи), службой безопасности (доступы), хозяйственной службой (рабочие места). Робот — это клей, который соединяет эти системы.

При приёме на работу робот создаёт записи в нескольких системах: 1С:ЗУП (кадровый учёт), Active Directory (учётная запись), СКУД (пропускная система), корпоративный портал (профиль сотрудника). Везде — одни и те же данные, без повторного ввода и риска расхождений.

При увольнении — обратный процесс, тоже синхронизированный. Блокировка в AD происходит точно в нужный момент (не раньше, чтобы человек мог работать до последнего дня; не позже — из соображений безопасности).

Синхронизация данных — отдельная задача. Если сотрудник изменил фамилию в кадрах — это должно отразиться везде: в почте, на пропуске, в CRM, где угодно. Робот делает это автоматически, по факту изменения в основной системе.

Экономика и метрики

Давайте посчитаем на примере компании в 1000 человек.

Справки по запросу: ~100 в месяц × 15 минут = 25 часов. После автоматизации: 5 часов на исключения. Экономия: 20 часов.

Отпуска: ~800 в год (0.8 на сотрудника в среднем) × 30 минут = 400 часов. После автоматизации: 100 часов на нестандартные случаи. Экономия: 300 часов в год.

Приём и увольнение: ~150 в год × 2 часа = 300 часов. После автоматизации: 75 часов. Экономия: 225 часов в год.

Итого: экономия около 800+ часов в год, или почти половина ставки HR-специалиста. При этом снижается количество ошибок, ускоряются процессы, улучшается опыт сотрудников.

Но главная ценность — не в часах. Это возможность для HR заниматься тем, что действительно влияет на бизнес: развитием талантов, культурой, удержанием. Работой с людьми, а не с бумагами.