Чат-бот для HR: от подбора до онбординга

HR-отдел тонет в однообразных вопросах. «Где заявление на отпуск?», «Сколько дней отпуска осталось?», «Справку 2-НДФЛ как заказать?», «Когда аванс?». И это только от тех, кто уже работает. Кандидаты добавляют свой поток: «Что с собой брать на собеседование?», «Как к вам добраться?», «Можно на другой день перенести?».

HR-ы сидят и строчат ответы на вопросы, которые легко автоматизировать. А на что-то действительно важное — вовлечённость, культура, сложные кейсы с сотрудниками — времени не остаётся. Странная ситуация: люди, которые должны работать с людьми, завалены бумажной рутиной.

Чат-бот может это исправить. Пусть он отвечает на типовые вопросы, собирает документы, ведёт кандидатов, помогает новичкам освоиться. HR занимается стратегией, а сотрудники получают ответ сразу — без «я уточню и вернусь».

Подбор персонала: от отклика до собеседования

Рекрутинг — это воронка. И как в любой воронке, потери происходят на каждом этапе. Кандидат откликнулся, но не получил ответа — ушёл. Прошёл скрининг, но не смог выбрать время для интервью — забыл. Согласился на оффер, но не дождался документов — принял другое предложение. Бот может закрыть эти дыры.

Первичный контакт с кандидатом

Человек откликнулся на вакансию. Через минуту ему прилетает сообщение в Telegram: «Привет! Спасибо за отклик на [название]. Ответь на пару вопросов — передам анкету рекрутеру».

Скорость здесь решает. Кандидат, которому ответили в течение часа, в 4 раза чаще доходит до собеседования. Толковые специалисты долго не ждут — пока вы собираетесь с мыслями, они уже разговаривают с конкурентами.

Первичный скрининг

Бот спрашивает то, что рекрутер и так спросил бы: опыт, зарплатные ожидания, готовность к переезду или командировкам, уровень английского. Ответы падают в ATS — получается готовая карточка кандидата.

Бот не решает, брать человека или нет. Он только собирает данные. Если кандидат явно мимо — скажем, нужен опыт от 5 лет, а у него год — бот вежливо объясняет ситуацию и предлагает подписаться на другие вакансии. По-человечески это лучше, чем тишина.

Назначение собеседования

Скрининг пройден. Бот кидает свободные слоты из календаря рекрутера: «Выбери удобное время для созвона». Кандидат тыкает, получает подтверждение со ссылкой на Zoom. За день — напоминалка. В день встречи — ещё одна.

Никаких больше «когда вам удобно?» — «во вторник» — «во вторник не могу, давайте в среду?». Один клик — и всё. Рекрутер не тратит время на пинг-понг.

Подготовка к собеседованию

Накануне бот шлёт кандидату полезное: как проходит собеседование, сколько займёт, кто будет, что взять с собой, как добраться. Человек меньше нервничает, а компания показывает, что ей не всё равно — ещё до найма.

Онбординг: первые дни без хаоса

Первые дни на новом месте — самые важные. Как человек адаптируется, так и останется: либо приживётся, либо уйдёт на испытательном. А онбординг обычно — бардак. Новичка закидывают информацией, он не понимает, куда бежать, что делать, кого дёргать.

Бот наводит порядок. Становится личным гидом для новичка и ведёт его шаг за шагом.

До первого рабочего дня

Оффер принят. До выхода может пройти две недели, месяц. За это время человек может передумать — особенно если старая работа кинет контроффер. Бот держит связь: шлёт инфу о компании, знакомит с будущей командой, напоминает про документы.

«Привет! До первого дня неделя. Держи ссылки — познакомься с компанией заранее: культура, история, ценности. А вот твой руководитель — [имя], напиши ему, он будет рад.»

Первый день

Утро. Бот пишет: «С первым днём! План такой: в 9:00 тебя встретит [имя] на ресепшене, в 10:00 — настройка рабочего места, в 11:00 — знакомство с командой, в 12:00 — обед с руководителем». Человек не чувствует себя брошенным.

В течение дня бот подсказывает, что дальше. Отвечает на мелкие вопросы: «Где столовая?», «Какой пароль от Wi-Fi?», «Где контакты коллег?». HR и buddy меньше дёргают по мелочам.

Первая неделя и месяц

Бот тащит человека по программе адаптации. «Сегодня познакомься с [отделом] — вот контакты». «На этой неделе пройди курсы по безопасности — ссылка». «Заполни анкету обратной связи — нам важно понять, как тебе».

И это не просто напоминалки. Бот ведёт прогресс: что сделано, что пропущено. HR смотрит в дашборд: «Сотрудник X прошёл 70% адаптации, завис на этапе Y». Можно вовремя подхватить.

Сбор обратной связи

Через неделю, месяц, три — бот спрашивает: «Как дела? Есть сложности? Нужна помощь?». Такой пульс-опрос показывает, как человек приживается. Если что-то не так — HR узнает до того, как на столе окажется заявление.

Ответы на вопросы сотрудников

Самое частое, для чего используют HR-бота — отвечать на бытовые вопросы тех, кто уже работает. Ничего сложного, просто рутина, которая жрёт время.

Кадровые документы

«Нужна справка о доходах» — бот объясняет, как заказать, или сразу кидает заявку в кадры. «Где заявление на отпуск?» — бот шлёт шаблон. «Как оформить командировку?» — бот описывает процесс и даёт ссылки на формы.

Но это не просто FAQ. Бот подключён к кадровой системе и показывает персональные данные: «У тебя 14 дней отпуска на этот год». «Справка готова — скачать?». Человек получает нужное сразу, без ожидания.

Зарплата и выплаты

«Когда зарплата?» — вечная классика. Бот в курсе дат выплат и отвечает: «5-го числа». Можно настроить напоминалки: «Завтра зарплата». Или кидать расчётный листок прямо в чат (конечно, после подтверждения личности).

Политики и регламенты

«Сколько больничного оплачивается?», «Можно на удалёнке?», «Дресс-код какой?». Документы с ответами есть, но их никто не находит — или не хочет читать 50 страниц. Бот выдаёт короткий ответ плюс ссылку на полный документ.

IT и доступы

«Как подключить VPN?», «Забыл пароль», «Нужен доступ к [системе]». Бот либо даёт инструкцию, либо создаёт заявку в IT. Айтишников дёргают меньше, проблемы решаются быстрее.

Бронирование и заявки

Забронировать переговорку, заказать ручки, оформить пропуск для гостя — всё через бота. Без писем, без согласований. Бот принимает заявку, кидает ответственным, возвращает результат.

Внутренние коммуникации

Бот не только отвечает — он может сам выходить на связь, когда есть что сказать.

Анонсы и новости. Новая политика, изменения в графике, важные события. Письма теряются в почте, а сообщение в мессенджере прочтут.

Напоминания. «Завтра дедлайн по целям», «Пройди обязательное обучение», «В пятницу корпоратив — запишись». Вовремя напомнить — значит повысить вовлечённость.

Опросы. Быстрые пульс-опросы: «Как настроение?», «Оцени вчерашний митинг». Через бота отвечают охотнее, чем через Google-формы.

Поздравления. День рождения, годовщина работы, достижение. Бот поздравляет сам и напоминает коллегам. Мелочь, но приятно.

Увольнение и exit-интервью

Даже тут бот пригодится. Увольнение — это процесс: обходной лист, сдача техники, передача дел, exit-интервью. Обычно всё это в бардаке.

Бот упорядочивает: «Чек-лист на увольнение. 1. Передать дела [имя]. 2. Сдать пропуск. 3. Вернуть ноут». Ставишь галочки — HR видит, что готово.

Exit-интервью через бота тоже работает. Не все хотят честно говорить HR-у, почему уходят. Боту проще — он не осудит, не передаст начальству. Для ключевых сотрудников личный разговор важен, но для массовых позиций бот — норм вариант.

Интеграция с HR-системами

Бот — это интерфейс. Чтобы он приносил пользу, ему нужны данные из ваших систем.

ATS. Система для рекрутинга: вакансии, кандидаты, этапы воронки. Бот подхватывает отклики, обновляет статусы, синхронизирует данные.

HRIS/HCM. Кадровая система: сотрудники, отпуска, должности, зарплаты. Бот подтягивает персональные данные, создаёт заявки, следит за согласованиями.

1С:ЗУП. Стандарт для Казахстана и СНГ. Бот берёт данные об отпусках, справках, расчётках через API или прослойку.

LMS. Система обучения: какие курсы назначены, что пройдено, что просрочено.

Календарь. Для бронирования встреч и собеседований: Google, Outlook, что угодно.

Больше интеграций — полезнее бот. Но начать можно и с малого: даже простой FAQ без интеграций уже разгружает HR.

Экономика HR-бота

Давайте посчитаем, сколько можно сэкономить.

Рекрутинг. Скрининг-звонок — 15-20 минут. При 100 откликах в месяц это 25-30 часов рекрутера только на первичку. Бот делает это сам. При зарплате рекрутера 80 000 ₸ — экономия около 15 000 ₸ в месяц только на этом.

Ответы на вопросы. HR тратит 2-3 часа в день на типовые вопросы. Бот забирает 70-80% из них. Это 1,5-2 свободных часа каждый день — 30-40 часов в месяц.

Онбординг. Нормальный онбординг режет текучку на испытательном. Если из 10 новичков уходит 1, а не 3 — вы экономите на рекрутинге, обучении, простое. На массовых позициях это десятки тысяч тенге на каждом сохранённом человеке.

ROI выходит в плюс за первые же месяцы. Для компаний от 100 человек с активным наймом бот — уже не опция, а необходимость.

Что важно учесть при внедрении

HR-бот работает с чувствительными данными и касается всех. Есть нюансы.

Конфиденциальность. Зарплаты, отпуска, личные данные — всё это персоналка. Бот должен соответствовать закону о персональных данных. Перед выдачей чувствительной инфы — верификация личности.

Тон. HR — это про людей. Бот не должен звучать как робот из 90-х. Дружелюбно, но без панибратства. Без канцелярита, но профессионально.

Эскалация. Не всё решается автоматически. Конфликты, жалобы, сложные ситуации — это для живых людей. Бот должен уметь передать такие кейсы HR-у быстро и с контекстом.

Охват. Не все сотрудники сидят в мессенджерах. Нужны альтернативные каналы или обучение людей.

Актуальность. Политики меняются, регламенты обновляются. Кто-то должен поддерживать базу знаний бота в актуале. Устаревший ответ хуже, чем никакого.