Мобильная CRM для полевых менеджеров: что должно работать offline

Представьте: вы приехали к клиенту куда-то за город. Интернет появляется и пропадает, как будто специально. Нужно принять заказ на 30 позиций, сфотографировать, как товар стоит на полке, написать отчёт. Открываете CRM — а она висит. Нет сети. Достаёте блокнот (а чаще — WhatsApp) и пишете от руки. Потом вечером час сидите в офисе и переносите всё в систему. Узнали себя?

Понятно, что работать через Excel на планшете и WhatsApp — не самая эффективная затея. Нормальная мобильная CRM должна спокойно работать без интернета, сама синхронизироваться и вообще не создавать дополнительных проблем. Дальше — разбор по полочкам, что реально нужно в мобильном приложении для тех, кто работает в полях: дистрибуторы, медпредставители, выездные менеджеры. Кстати, про метрики эффективности полевых команд есть отдельный разбор в статье про unit-экономику.

Что должно работать без интернета

Вот в чём суть: мобильная CRM для полевых продаж либо работает offline, либо она бесполезна. Причём работает — это не «ну, типа как-то открывается», а реально выполняет основные функции.

Минимальный набор для нормальной работы без связи:

• Клиентская база. Вся информация по клиенту: история визитов, что заказывал, сколько должен. Менеджер открывает карточку и сразу видит полную картину.
• Товары и цены. Весь каталог с актуальными ценами (включая индивидуальные скидки), остатки на момент последней синхронизации. Чтобы можно было сразу сказать: «Да, есть на складе».
• Создание заказов. Менеджер собирает заказ, добавляет товары, применяет скидки — всё это сохраняется локально на телефоне.
• Фотографии и геометки. Сделать фото выкладки, отметить GPS-точку, заполнить отчёт о визите — всё это работает без сети.

Технически всё довольно просто: данные хранятся в локальной базе на телефоне (обычно SQLite или Realm). Как только появляется интернет — запускается синхронизация в обе стороны: новые заказы улетают на сервер, свежие остатки и прайсы скачиваются обратно.

А если данные поменялись, пока менеджер был offline?

Вот тут начинается интересное. Менеджер оформил заказ без связи, а в это время в офисе кто-то обновил цену на этот же товар. Когда данные синхронизируются — кто прав?

Есть несколько подходов:

• Побеждает последний — самый простой вариант. Кто последний записал данные, тот и победил. Работает, но можно случайно затереть чьи-то изменения.
• Приоритет полевому менеджеру — если клиент уже согласовал цену на месте, она остаётся. Логично: раз договорились при встрече, значит так и будет.
• Ручная проверка — при серьёзных расхождениях система создаёт задачу: «Смотри, по прайсу 5000 тенге, а менеджер указал 4750. Разберись».

Мы в CrmAI сделали так: для цен и остатков приоритет у сервера (там всегда актуальная информация), а для заказов и отчётов — у мобильного приложения (менеджер был на месте, он лучше знает). Плюс AI замечает странные расхождения и сразу сигналит.

Геолокация и чекины — без вариантов

Фраза «я был у клиента» — это просто слова. А вот GPS-координаты с временем — это уже конкретика. Нормальная мобильная CRM должна сама отмечать, где менеджер был и сколько там провёл времени.

Что тут важно:

• Автоматический чекин. Менеджер подъехал к клиенту (метров на 100 ближе адреса) — приложение само предлагает отметиться. Время прибытия фиксируется автоматически.
• Автоматический чекаут. Уехал — приложение зафиксировало время ухода. Заодно посчитало, сколько времени визит занял.
• План vs факт. Руководитель смотрит на карту: было запланировано 10 точек, реально посещено 8. Сразу видно, где пропуск — можно спросить, что случилось.

Если добавить сюда AI, получается вообще интересно. CrmAI смотрит, где расположены клиенты, учитывает пробки, понимает, кто из клиентов важнее (кто больше покупает), кому уже пора снова предложить заказ — и на основе этого строит оптимальный маршрут на день. По опыту клиентов, экономия времени получается около 30% по сравнению с тем, если менеджер сам планирует объезд.

Оформление заказа — быстро и без ошибок

Менеджер приехал, договорился о заказе позиций на 30. Раньше это значило: записать всё вручную (артикулы, количество), вечером час сидеть и переносить в систему. Сейчас на всё уходит минуты три.

Как это делается:

• Сканирование штрих-кодов. Навёл камеру на товар — система распознала штрих-код, товар уже в заказе. Никакого ручного ввода.
• Повтор прошлого заказа. Клиент обычно берёт примерно одно и то же? Нажал «Повторить последний заказ», чуть подкорректировал количество — готово.
• Электронная подпись. Клиент расписывается прямо на экране планшета. Документ сразу сохраняется в PDF с подписью и улетает в офис.
• Печать на месте. Нужна бумажная копия? Печать через Bluetooth-принтер прямо из приложения — клиент получает чек или накладную сразу.

В итоге: заказ, который раньше оформлялся минут 15, теперь занимает 3 минуты. Ошибок почти не бывает — сканер не промахивается. Плюс клиентам нравится, что всё быстро.

Фото-аудит полки — AI всё посчитает сам

Для FMCG и дистрибуции это больная тема: важно знать, как именно стоит товар в магазине, сколько места занимает, что у конкурентов рядом. Раньше менеджер делал фото, потом кто-то вечером сидел и разбирал эти фотки. Сейчас AI всё делает за пару секунд.

Как это происходит:

• Менеджер фотографирует полку.
• AI смотрит на фото и определяет: вот ваши товары, вот конкурентов, считает фейсинги (сколько упаковок видно на полке).
• Система сразу выдаёт цифры: «Ваш товар — 35% полки, конкурент А — 40%, конкурент Б — 25%».
• Если что-то не так с выкладкой (например, товар стоит не на уровне глаз, хотя должен) — система сигналит.

У CrmAI тут есть интересная фича: AI не просто смотрит на текущее фото, но и сравнивает с прошлым визитом. Если за неделю ваша доля полки упала с 40% до 20% — руководитель сразу получает сообщение: «Смотри, в точке X конкуренты потеснили наш товар». Можно оперативно среагировать.

Интерфейс должен быть удобным в реальных условиях

Менеджер пользуется приложением в машине, на улице, в магазине — часто одной рукой, иногда в перчатках зимой. Интерфейс должен это всё учитывать, а не быть «красивым, но неудобным».

На что обратить внимание:

• Крупные кнопки. Минимум 44×44 пикселя (это стандарт Apple, и он не с потолка взят). Попасть пальцем должно быть легко, даже если едешь по кочкам.
• Частые действия — в один клик. «Создать заказ» — одна кнопка на главном экране. «Отметить визит» — свайп вправо. Без копаний в меню.
• Голосовой ввод. Едешь за рулём — надиктовал: «Клиент просил перезвонить через неделю, обсудить новый прайс». AI распознал и создал задачу.
• Тёмная тема. Светлый экран на солнце просто не видно. Тёмная тема с хорошей контрастностью — это не прихоть, а необходимость.

В CrmAI голосовой ввод работает через LLM: можешь сказать «добавь 10 ящиков колы и 5 спрайта» — система сама поймёт, какие товары, и добавит в заказ. Подробнее про голосовые технологии есть в статье про Voice LLM Realtime.

Безопасность данных на мобильных устройствах

Телефон менеджера потерялся или украли. На нём — вся клиентская база, прайсы, контракты. Если данные не защищены, это катастрофа.

Обязательные меры безопасности:

• Шифрование локальной базы данных. Даже если кто-то получит доступ к файлам на телефоне, без пароля прочитать данные нельзя (AES-256).
• Двухфакторная авторизация (2FA). При входе в приложение — не только логин/пароль, но и код из SMS или Authenticator.
• Удалённая блокировка. Если устройство потеряно, администратор из CRM может удалённо заблокировать приложение или стереть все данные (Remote Wipe).
• Ограничение скачивания данных. Не все данные должны быть доступны offline. Например, полная клиентская база — только при наличии интернета.

О безопасности данных в CRM подробнее: Compliance и GDPR в CRM.

Метрики эффективности полевых продаж

Как понять, что мобильная CRM работает? Смотрите на конкретные метрики до и после внедрения.

Три типичных ошибки при выборе

• Красиво, но без offline. Приложение выглядит супер, интерфейс как в Instagram. Но стоит интернету пропасть — всё, работать нельзя. Для полевых менеджеров это убийца сделки.
• Слишком много полей. Запихнули в мобильное приложение 50 полей для заполнения. Менеджеры просто игнорируют — слишком геморно. Нужен минимализм: только самое важное.
• Забыли про обучение. Купили систему, раздали доступы — и всё. Никто толком не объяснил, как пользоваться. В итоге все продолжают писать от руки в блокноты, как привыкли.

Чек-лист готовности к внедрению мобильной CRM

• У всех полевых менеджеров есть смартфоны (iOS или Android), способные запускать современные приложения.
• Описаны минимальные требования к данным: какие поля обязательны, какие — опционально.
• Есть понимание, какие данные нужны offline (клиенты, товары), какие — только online (аналитика).
• Настроена интеграция со складом и бухгалтерией (заказы должны автоматически попадать в 1С).
• Запланировано обучение: 1–2 часа на каждого менеджера, видео-инструкции, чат поддержки.
• Назначен ответственный за мониторинг использования: кто заходит в приложение, кто нет, почему.

Как CrmAI делает мобильную CRM простой и мощной

Мы специализируемся на решениях для полевых продаж. Вот что отличает CrmAI Mobile:

• Полноценный offline-режим. Все критичные функции работают без интернета: клиенты, товары, заказы, фото-отчёты.
• AI-оптимизация маршрутов. Система предлагает оптимальный план визитов на день с учётом пробок, приоритетов клиентов, истории покупок.
• AI-распознавание товаров на полке. Фотография — и через 5 секунд готов отчёт о доле полки, наличии товаров, конкурентах.
• Голосовой ввод. Менеджер надиктовывает заметки, заказы, задачи — AI распознаёт и структурирует данные автоматически.
• Интеграция с 1С, SAP, складом. Заказы автоматически попадают в учётную систему, остатки обновляются в реальном времени.

Хотите увидеть, как это работает? Закажите демо — мы дадим тестовый доступ вашим менеджерам на неделю и покажем рост эффективности на реальных маршрутах.

Коротко о главном

• Offline-режим для полевых продаж — это не «было бы неплохо», а абсолютный must have. Иначе приложение просто не работает.
• Геолокация даёт реальный контроль: видно, где менеджер был фактически, сколько времени провёл, можно оптимизировать маршруты.
• Штрих-коды и электронная подпись ускоряют оформление заказа раза в 4-5. Плюс почти нет ошибок.
• AI может распознавать товары на фото полки — автоматически считает долю, видит конкурентов, замечает проблемы с выкладкой.
• Безопасность важна: шифрование, двухфакторка, возможность удалённо заблокировать устройство — это базовый набор.

Если думаете про переход на мобильную CRM — напишите нам. Посмотрим на ваши процессы полевых продаж и покажем, как это может работать конкретно у вас. По опыту клиентов: количество визитов растёт примерно на треть, средний чек — процентов на 15-20.