CRM в кризис — сокращать или масштабировать автоматизацию

Ошибка номер один: отключил CRM — потерял клиентов

Вот реальный пример. Компания «ТехноТрейд» — оптовый поставщик электроники. Март 2020-го, руководство решает «оптимизироваться». CRM стоила 150 000 тенге в месяц. Отключили.

Что произошло дальше:

• Менеджеры вернулись к Excel-таблицам и записным книжкам
• Исчезла история взаимодействий — непонятно, кому когда звонили
• Пропали автоматические напоминания — задачи терялись
• Нет воронки — непонятно, где деньги и какие сделки близки к закрытию

За три месяца компания потеряла 23% активных клиентов. Не потому что клиенты ушли к конкурентам. Потому что про них просто забыли. Менеджер не позвонил вовремя, не напомнил о себе, не предложил новые условия.

Потери — больше 8 миллионов тенге выручки. Экономия на CRM за три месяца — 450 000. ROI такой «оптимизации»: минус 1700%.

И это не единичная история. По нашим данным, компании, которые в 2020-м отключили CRM, потеряли на 35% больше клиентов, чем те, кто систему сохранил.

Сколько реально экономит CRM: считаем

Посчитаем честно. Что CRM даёт команде продаж из 10 человек:

Это только прямая экономия времени. Не учтены:

• Сделки, которые не потерялись благодаря воронке
• Клиенты, которые не ушли благодаря своевременному контакту
• Решения, принятые на основе аналитики, а не интуиции

При стоимости CRM 100-200 тысяч тенге в месяц окупаемость — даже без роста продаж — 4-8x. В кризис эта окупаемость только растёт, потому что каждый клиент на вес золота.

Удержание важнее привлечения — особенно сейчас

Старая истина: привлечь нового клиента в 5-7 раз дороже, чем удержать текущего. В кризис разрыв растёт до 10-15 раз. Новые не приходят — все экономят. А текущие уже вас знают и доверяют.

CRM — в первую очередь инструмент удержания. Как это работает:

1. Сегментация по риску оттока

Система автоматически выделяет клиентов, которые давно не покупали, снизили объёмы или перестали отвечать на письма. Это красный флаг — и повод позвонить лично.

2. Автоматические триггеры удержания

Клиент не покупал 30 дней — уходит письмо с персональным предложением. 60 дней — звонок менеджера. 90 дней — эскалация на руководителя. Всё автоматически.

3. История для персонализации

Когда менеджер звонит клиенту, он видит всё: что покупал, что спрашивал, на что жаловался. Это не холодный звонок — это разговор с пониманием контекста.

4. NPS и обратная связь

Автоматические опросы после покупки. Недовольные клиенты — в приоритет на обработку. Пока конкуренты не узнали о проблеме — вы уже её решили.

Автоматизация вместо найма: простая арифметика

В кризис нанимать — роскошь. Но работы меньше не стало. Выход? Автоматизировать всё, что поддаётся автоматизации.

Сравним два сценария для компании, которой нужно обрабатывать 500 входящих заявок в месяц:

AI-бот в CRM может:

• Отвечать на типовые вопросы (60-70% обращений)
• Квалифицировать лиды и передавать горячих менеджерам
• Собирать информацию для первичной карточки клиента
• Напоминать о незавершённых заказах
• Обрабатывать повторные заказы без участия человека

Это не замена менеджеров — это освобождение их времени для сложных переговоров, где без человека никак.

Приоритизация лидов: на всех сил не хватит

Ресурсы ограничены — тратить время на всех подряд не получится. Фокусируемся на тех, кто реально купит. CRM помогает отделить горячее от холодного.

Lead scoring — автоматическая оценка лидов

Система присваивает каждому лиду баллы на основе:

• Источника (реклама, рекомендация, органика)
• Поведения на сайте (смотрел цены, скачал прайс)
• Демографии (отрасль, размер компании)
• Активности в переписке (быстро отвечает, задаёт конкретные вопросы)

Лиды с высоким score — в работу немедленно. Средние — в автоматический прогрев. Низкие — в долгосрочную базу для рассылок.

Сокращение цикла сделки

Длинный цикл продажи — это замороженные деньги. В стабильное время можно ждать. В кризис — нет. CRM помогает ускорить прохождение воронки.

Как сократить цикл:

1. Автоматические follow-up

Клиент получил КП — через 2 дня автоматическое письмо «Есть вопросы по предложению?». Через 5 дней — звонок менеджера. Не ждём, пока клиент сам вспомнит.

2. Шаблоны документов

КП, договор, счёт — формируются за минуты, не за часы. Данные подтягиваются из карточки автоматически.

3. Электронные подписи

Интеграция с сервисами электронной подписи. Договор подписывается за день, а не за неделю курьерской доставки.

4. Прозрачность для клиента

Клиентский портал, где клиент видит статус заказа, документы, историю. Меньше вопросов «а что там с моим заказом?» — меньше отвлечений для менеджера.

Аналитика для принятия решений

В кризис решения нужно принимать быстро и на основе данных. Интуиция не работает, когда рынок меняется каждую неделю. CRM даёт цифры.

Ключевые метрики, которые нужно отслеживать в кризис:

В CRM AI все эти метрики — в реальном времени на дашборде. Не нужно ждать конца месяца, чтобы понять, что что-то идёт не так.

AI-автоматизация: делать больше меньшим составом

В кризис AI перестаёт быть «модной фишкой» и становится необходимостью. Что умеет AI в CRM:

Умный приоритет задач

AI анализирует все открытые сделки и подсказывает: «Сегодня позвони в первую очередь этим трём клиентам — у них самая высокая вероятность закрытия». Менеджер не тратит время на анализ — сразу действует.

Генерация персонализированных писем

AI пишет follow-up, учитывая историю общения, интересы клиента, стадию сделки. Не шаблонное «Добрый день, напоминаем о нашем предложении», а персональное письмо за 10 секунд.

Транскрибация и анализ звонков

AI слушает записи звонков, выделяет ключевое: возражения, договорённости, следующие шаги. РОПу не нужно слушать 50 звонков в день — достаточно прочитать саммари.

Прогнозирование оттока

AI видит паттерны: клиент начал реже отвечать, уменьшил объём заказов, задаёт вопросы о конкурентах. Сигнал менеджеру: «Риск потери клиента. Рекомендация: личный звонок директора».

Что действительно можно отключить: ненужные модули

Оптимизация — это не отключение CRM целиком. Это отключение того, что не используется. Вот на чём реально можно сэкономить:

1. Лишние интеграции

Интеграция с сервисом рассылок, которой не пользуетесь? Коннектор к CMS, которую давно сменили? Отключите — сэкономите на лицензиях.

2. Неиспользуемые модули

Модуль проектного управления, если у вас транзакционные продажи? Складской учёт, если вы услуги продаёте? Проведите аудит — что реально используется.

3. Избыточные лицензии

10 лицензий, а работают 7 человек? Сократите до реального числа пользователей.

4. Premium-функции, которые не нужны

Расширенная аналитика, если вы смотрите только базовые отчёты? Перейдите на тариф ниже.

Важно: не отключайте ядро системы — воронку, контакты, задачи, базовую автоматизацию. Это то, что приносит деньги. Режьте периферию.

Кейс: компания, прошедшая 2020 год с CRM

«КазСтройМат» — поставщик строительных материалов в Казахстане. 25 сотрудников, из них 12 — в отделе продаж. Март 2020 года — локдаун, стройки останавливаются, клиенты замирают.

Что они НЕ сделали:

• Не отключили CRM
• Не сократили отдел продаж

Что они сделали:

1. Перестроили воронку под новую реальность

Добавили этап «Ожидание возобновления стройки». Клиенты не терялись — система напоминала звонить раз в неделю.

2. Запустили автоматический прогрев

Еженедельная рассылка с полезным контентом: как подготовиться к сезону, какие материалы будут в дефиците. Клиенты оставались в контакте.

3. Внедрили lead scoring

Сфокусировались на клиентах, которые показывали активность: открывали письма, переходили на сайт, отвечали на звонки.

4. Автоматизировали документооборот

Договоры и счета — электронно. Когда стройки возобновились — компания была готова работать быстрее конкурентов.

Вывод директора: «CRM в кризис — это не расходы. Это страховка от потери клиентов».

Чек-лист оптимизации CRM в кризис

Вот конкретные шаги, которые стоит предпринять:

Неделя 1: Аудит использования

• Проверить, какие модули реально используются
• Посчитать количество активных пользователей vs лицензий
• Оценить эффективность интеграций
• Выявить дублирующие функции

Неделя 2: Оптимизация

• Отключить неиспользуемые модули и интеграции
• Сократить лицензии до реального количества
• Перейти на оптимальный тариф
• Договориться с вендором о скидке или рассрочке

Неделя 3: Усиление автоматизации

• Настроить автоматические follow-up по всей воронке
• Внедрить lead scoring
• Автоматизировать формирование документов
• Настроить триггеры удержания клиентов

Неделя 4: Фокус на retention

• Сегментировать базу по риску оттока
• Запустить программу лояльности для ключевых клиентов
• Настроить мониторинг активности клиентов
• Создать сценарии реактивации «спящих»

Когда масштабировать, а не сокращать

Парадокс кризиса: иногда лучшая стратегия — не сокращать расходы на CRM, а увеличить их. Вот когда это имеет смысл:

1. Конкуренты уходят с рынка

Если ваши конкуренты сокращаются или закрываются — это возможность забрать их клиентов. Нужны ресурсы для обработки входящего потока. CRM + AI-бот справятся без найма.

2. У вас есть финансовая подушка

Если компания может позволить себе инвестиции — кризис лучшее время для модернизации. Пока конкуренты экономят — вы строите преимущество.

3. Ваш бизнес антикризисный

Некоторые ниши растут в кризис: дешёвые альтернативы, ремонт вместо нового, B2B-оптимизация. Если это вы — масштабируйте.

4. Вы видите возможность для консолидации

Кризис — время M&A. Если планируете поглощать конкурентов или объединяться — CRM должна быть готова к масштабированию.

Переговоры с вендором: как получить скидку

Вендоры CRM тоже хотят сохранить клиентов. В кризис многие готовы на уступки. Вот как вести переговоры:

1. Подготовьте аргументы

• Сколько лет вы клиент
• Какой объём использования
• Конкретные цифры падения выручки
• Предложения конкурентов (если есть)

2. Что можно просить

• Скидку 20-30% на следующий год
• Рассрочку платежей (помесячно вместо годовой оплаты)
• Временную заморозку неиспользуемых лицензий
• Бесплатный апгрейд тарифа с фиксацией цены

3. Когда обращаться

В конце квартала или года — когда вендору нужно закрывать план. Ваш уход испортит их отчётность, они будут сговорчивее.