Понедельник, 9 утра. Директор заходит в отдел продаж и спрашивает: «Сколько закрыли на прошлой неделе?» Начинается привычный ритуал: РОП открывает Excel, ждёт минуту, пока файл загрузится, потом ещё пять минут обновляет сводные таблицы. Формула в одной ячейке слетела — кто-то случайно удалил строку. Итоговая цифра выглядит подозрительно, но времени разбираться нет. «Примерно 4,2 миллиона», — отвечает РОП, мысленно добавляя «плюс-минус полмиллиона».
Эта сцена повторяется в тысячах компаний каждую неделю. Excel-отчёты отнимают в среднем 3-5 часов рабочего времени, данные устаревают к моменту, когда вы их наконец видите, графики выглядят так, будто их рисовал первоклассник, а священный страх «не сломать формулу» парализует любые попытки что-то улучшить.
BI-дашборд решает эту проблему раз и навсегда. Вы строите его один раз, и дальше он обновляется автоматически — хоть каждый час, хоть каждые 15 минут. Красивые визуализации, интерактивные фильтры, возможность смотреть с телефона в пробке. И главное — никаких сломанных формул, потому что формулы хранятся отдельно от данных и их невозможно случайно удалить.
В этой статье расскажу, как подключить вашу CRM к Power BI и Yandex DataLens, какие дашборды действительно нужны руководителю отдела продаж (а не те, что «красиво смотрятся в презентациях»), и поделюсь готовыми шаблонами, которые можно адаптировать под свои задачи.
Зачем нужен BI поверх CRM (а не встроенные отчёты)
«Погодите, — скажете вы, — в моей CRM уже есть отчёты. Зачем мне ещё какой-то Power BI?» Вопрос справедливый. Давайте разберёмся, в чём принципиальная разница.
Встроенные отчёты CRM — это как швейцарский нож: вроде бы всё есть, но ничего толком не режет. Они созданы для массового потребителя и решают типовые задачи. Хотите добавить свою метрику? Удачи, это потребует доработки системы. Нужно объединить данные CRM с выгрузкой из 1С? Придётся экспортировать, склеивать руками, молиться, чтобы форматы совпали.
Встроенные отчёты CRM
- ✗ Ограниченная кастомизация
- ✗ Нельзя объединить с другими источниками
- ✗ Медленная работа на больших данных
- ✗ Примитивные визуализации
BI-система
- ✓ Любые метрики и визуализации
- ✓ Данные из CRM + 1С + Метрика + склад
- ✓ Быстрая работа (данные в хранилище)
- ✓ Профессиональные графики и таблицы
BI-система работает иначе. Она подключается к CRM как внешний инструмент и вытягивает данные в отдельное хранилище. А дальше вы можете делать с ними что угодно: строить любые графики, добавлять расчётные поля, объединять с другими источниками.
Главное преимущество BI — возможность видеть бизнес целиком, а не через замочную скважину одной системы. Представьте дашборд, где вы видите, как конверсия в CRM связана с расходами в Яндекс.Директе и остатками на складе. Вдруг выясняется, что лучшие продажи — когда на складе меньше 100 единиц товара (срабатывает эффект дефицита). Или что лиды из контекста с мобильных устройств конвертируются в 2 раза хуже десктопных. Такие инсайты невозможно получить, глядя только на отчёты CRM.
Сравнение: Power BI vs Yandex DataLens vs Metabase
На рынке десятки BI-инструментов, но для российских компаний, работающих с CRM, реалистичных варианта три. Power BI — мировой стандарт с богатейшими возможностями (но требует оплаты и хранит данные за рубежом). Yandex DataLens — отечественная альтернатива, бесплатная и с данными в России. Metabase — для тех, кто любит всё контролировать и готов поднять свой сервер.
Какой выбрать? Зависит от вашей ситуации. Крупной компании с жёсткими требованиями к визуализациям и готовностью платить — Power BI. Малому и среднему бизнесу, который хочет быстро начать и не думать об инфраструктуре — DataLens. Техническим командам, для которых важна гибкость и self-hosted решение — Metabase.
| Критерий | Power BI | Yandex DataLens | Metabase |
|---|---|---|---|
| Стоимость | $10/мес за пользователя | Бесплатно (есть лимиты) | Бесплатно (self-hosted) |
| Визуализации | Очень богатые | Хорошие | Базовые |
| Кривая обучения | Средняя | Низкая | Низкая |
| Интеграции | 100+ коннекторов | Яндекс-экосистема + SQL | SQL + API |
| Мобильное приложение | Да, отличное | Веб (адаптивный) | Нет |
| Хранение данных | В облаке Microsoft | В Яндекс.Облаке | У вас |
| Для кого | Enterprise, сложная аналитика | SMB, быстрый старт | Технические команды |
Небольшое замечание: в таблице указаны «официальные» характеристики. На практике всё сложнее. Power BI с его DAX-формулами имеет крутую кривую обучения — первый дашборд вы соберёте за день, а вот по-настоящему мощную модель данных будете строить месяц. DataLens проще, но иногда не хватает гибкости. Metabase требует знания SQL, зато даёт полный контроль над данными.
7 дашбордов, которые должны быть у каждого руководителя
Когда люди начинают строить BI-дашборды, обычно происходит одно из двух. Либо строят один огромный дашборд, на котором 50 графиков и ничего непонятно. Либо увлекаются красивыми визуализациями и создают дашборд «количество смайликов в переписке с клиентами по дням недели» — красиво, но бесполезно.
За годы работы с разными компаниями я выделил 7 дашбордов, которые реально используются в ежедневной работе. Каждый отвечает на конкретный бизнес-вопрос. Если вы только начинаете — стройте именно их, в указанном порядке.
1. Воронка продаж
Сколько сделок на каждом этапе, конверсия между этапами, средний цикл сделки.
Ключевой вопрос: Где «протекает» воронка?
2. Активность менеджеров
Звонки, письма, встречи, задачи. Сравнение по менеджерам.
Ключевой вопрос: Кто работает, а кто имитирует?
3. Источники лидов
Откуда приходят лиды, стоимость лида по каналам, конверсия в продажу.
Ключевой вопрос: Куда вкладывать бюджет?
4. План/факт
Выполнение плана продаж: по компании, отделам, менеджерам.
Ключевой вопрос: Выполним ли план месяца?
5. Динамика по периодам
Тренды: продажи, лиды, средний чек по неделям/месяцам.
Ключевой вопрос: Растём или падаем?
6. Когортный анализ
Retention и LTV по когортам клиентов.
Ключевой вопрос: Как меняется поведение клиентов?
7. Прогноз продаж
Ожидаемая выручка на основе воронки и исторических данных.
Ключевой вопрос: Сколько закроем в этом месяце?
Порядок неслучаен. Начинайте с воронки продаж — это базовый дашборд, который нужен всем. Дальше добавляйте активность менеджеров и источники лидов. План/факт и динамику — когда накопите достаточно исторических данных. Когортный анализ и прогнозирование — это уже продвинутый уровень, к нему приходят через 6-12 месяцев работы с BI.
Как подключить CRM к Power BI (пошагово)
Теперь переходим к практике. Power BI можно подключить к CRM двумя способами: напрямую через API или через промежуточную базу данных. Первый вариант проще в настройке, второй — надёжнее в работе.
Вариант 1: Через API (рекомендуется для начала)
Самый быстрый способ увидеть данные CRM в Power BI. Подходит для небольших баз (до 50 000 записей) и тестирования.
- Получите API-ключ в настройках CRM — обычно находится в разделе «Интеграции» или «API»
- В Power BI: Получить данные → Веб → Указать URL API (например,
https://ваша-crm.ru/api/v1/deals) - Настройте авторизацию: добавьте заголовок Authorization с вашим API-ключом
- Преобразуйте JSON в таблицы через Power Query — тут придётся немного поработать руками, разворачивая вложенные объекты
- Настройте обновление по расписанию — для этого нужна Pro-подписка ($10/мес)
Минус этого варианта: каждое обновление запрашивает все данные заново. При большой базе это долго и нагружает CRM.
Вариант 2: Через промежуточную базу данных (для серьёзной работы)
Если данных много или нужна сложная модель с объединением нескольких источников — настраивайте репликацию в отдельную базу.
- Настройте репликацию данных CRM в PostgreSQL или MySQL — многие CRM умеют это «из коробки», либо используйте ETL-инструменты типа Airbyte
- В Power BI: Получить данные → PostgreSQL/MySQL → введите параметры подключения
- Постройте модель данных со связями между таблицами — это самый важный этап, от него зависит скорость и корректность работы
- Создайте меры (DAX-формулы) для расчётов — конверсии, средние чеки, динамика
Этот вариант требует больше времени на настройку, но даёт стабильную работу и возможность обрабатывать миллионы записей.
Пример DAX-меры для конверсии:
Конверсия = DIVIDE(
CALCULATE(COUNTROWS(Deals), Deals[Status] = "Закрыта"),
COUNTROWS(Deals),
0
) * 100
Эта формула считает процент закрытых сделок от общего числа. DIVIDE вместо деления нужен, чтобы не было ошибки при делении на ноль.
Как подключить CRM к DataLens (пошагово)
DataLens — часть экосистемы Яндекса, поэтому работает немного иначе. Он не умеет подключаться к API напрямую — только к базам данных. Зато если ваши данные уже в Яндекс.Облаке, подключение займёт буквально пару минут.
Стандартный путь выглядит так:
- Создайте подключение в DataLens: зайдите в раздел «Подключения» → нажмите «Создать» → выберите тип вашей базы (ClickHouse, PostgreSQL, MySQL и другие)
- Укажите реквизиты: хост, порт, название базы, логин и пароль. Если база в Яндекс.Облаке — можно выбрать из списка
- Создайте датасет: это «виртуальная таблица» для дашборда. Выберите нужные таблицы или напишите SQL-запрос, если хотите предобработать данные
- Настройте связи между таблицами, если их несколько — DataLens поддерживает JOIN-ы прямо в интерфейсе
- Создайте чарты: выберите тип визуализации (линейный график, столбцы, таблица) и перетащите поля в нужные области
- Соберите дашборд: добавьте созданные чарты на одну страницу и настройте общие фильтры
Интерфейс DataLens интуитивно понятен — большинство людей собирают первый дашборд без документации. Это одновременно плюс (быстрый старт) и минус (сложные вещи делать труднее, чем в Power BI).
Важный момент: DataLens не хранит данные у себя, а каждый раз запрашивает их из источника. Если база медленная или данных много — дашборд будет тормозить. В таких случаях имеет смысл настроить материализованные представления (materialized views) или использовать ClickHouse как промежуточное хранилище.
Бонус: скачайте наши шаблоны дашбордов
Мы подготовили готовые шаблоны для Power BI с основными дашбордами для отдела продаж. Просто подключите свою CRM и замените названия полей.
Скачать шаблоныЧастые ошибки при построении дашбордов
Видел сотни корпоративных дашбордов, и большинство из них страдают одними и теми же болезнями. Вот что делает дашборд бесполезным:
- Слишком много графиков. Когда на экране 15 разных визуализаций, глаз ни за что не цепляется. 5-7 графиков на один экран — разумный максимум. Если нужно больше метрик — делайте несколько страниц
- Нет контекста. Цифра «150» сама по себе ничего не значит. 150 — это много или мало? Больше плана или меньше? Растёт или падает? Без сравнения с планом, прошлым периодом или бенчмарком число бесполезно
- Данные не обновляются. Дашборд с данными недельной давности — это не аналитика, а история. Настройте автообновление хотя бы раз в день, а для критичных метрик — каждый час
- Нет drill-down. Вижу, что конверсия упала. А почему? У какого менеджера? По какому источнику? Хороший дашборд позволяет «провалиться» в детали по клику
- Игнорирование мобильных. Половина руководителей смотрит дашборды с телефона — по дороге на работу, в ожидании встречи. Если ваш дашборд нечитаем на 6-дюймовом экране — его не будут смотреть
Ещё одна распространённая ошибка — строить дашборд «для себя», не думая об аудитории. Технический специалист хочет видеть детализацию, директор — общую картину. Один и тот же дашборд им не подойдёт.
Чек-лист хорошего дашборда
Перед тем как показывать дашборд руководству, пройдитесь по этому списку. Если хотя бы два пункта не выполнены — дашборд нужно доработать.
- ☐ Отвечает на конкретный бизнес-вопрос (не «всё обо всём», а «выполняем ли мы план?»)
- ☐ Обновляется автоматически — минимум раз в день, для оперативных метрик чаще
- ☐ Имеет сравнение: план, прошлый период, прошлый год или отраслевой бенчмарк
- ☐ Позволяет фильтровать: по периоду, менеджеру, продукту, источнику
- ☐ Есть drill-down — можно кликнуть на цифру и увидеть, из чего она складывается
- ☐ Корректно отображается на мобильном телефоне
- ☐ Загружается менее чем за 5 секунд — иначе его перестанут открывать
Последний пункт особенно важен. Медленный дашборд — мёртвый дашборд. Люди открывают его пару раз, ждут по полминуты, раздражаются и возвращаются к Excel. Если данных много — используйте агрегированные таблицы, инкрементальное обновление и правильные индексы в базе.
Вместо заключения
BI-дашборды — это не про красивые графики. Это про то, чтобы перестать тратить время на ручную сборку отчётов и начать принимать решения на основе актуальных данных. Первый дашборд можно собрать за выходные, а окупится он уже через месяц — только за счёт сэкономленного времени на отчётности.
Начните с малого: подключите CRM к DataLens или Power BI, постройте воронку продаж. Когда увидите, как это работает — добавите остальные дашборды. Главное — не усложнять на старте и помнить, что хороший дашборд отвечает на один конкретный вопрос, а не пытается показать всё сразу.
Полезные материалы
- CRM-аналитика для CEO — 7 дашбордов здоровья бизнеса
- План/факт продаж — настройка дашборда за 7 шагов
- AI-аналитик в CRM — генерация отчётов по запросу