«Одно письмо — один next step»: как ИИ помогает делать письма после встречи сильнее

Знакомая ситуация?

Встреча прошла отлично. Клиент кивал, задавал правильные вопросы, даже сказал сакральное «интересно, давайте материалы». Вы на подъёме — кажется, сделка в кармане. Возвращаетесь в офис, садитесь писать follow-up...

И тут начинается. «А вдруг не хватит информации? Приложу-ка ещё презентацию. И кейс — вот этот хороший. И ссылку на демо — пусть посмотрит. И статью нашу свежую...»

Отправили. День тишины. Два. Неделя. Пишете «Получили?» — молчание. Звоните — не берёт. Сделка, которая казалась такой близкой, растворилась в воздухе.

Что пошло не так? Скорее всего, не продукт и не клиент. Проблема — в самом письме. Оно превратилось в информационную свалку, где клиент потерялся и просто закрыл вкладку. Потому что когда непонятно, с чего начать — проще не начинать вообще.

Один next step — и точка

Есть простое правило, которое меняет всё: одно письмо — одно действие. Не три варианта на выбор. Не «можете то или это». Ровно одна вещь, которую вы хотите от клиента.

Звучит слишком просто? Но посмотрите на свои последние письма. «Можете посмотреть презентацию, изучить КП, или давайте созвонимся — как вам удобнее?» — знакомо? Это не забота о клиенте. Это перекладывание ответственности за выбор.

Сравните с: «Подтвердите получение КП — если будут вопросы, обсудим». Всё. Одно действие. Клиенту не нужно думать, выбирать, взвешивать. Нужно просто кликнуть «ответить» и написать «получил».

Почему это работает? Когда человек видит три варианта — он начинает сравнивать. А сравнивать = думать. А думать = откладывать. Когда вариант один — решение принимается за секунду: да или нет. И чаще всего — да, потому что это проще.

Какой next step выбрать?

Окей, один next step — понятно. Но какой именно? Зависит от того, чего вы добиваетесь этим письмом.

Отправляете КП после встречи? Не просите сразу «изучить и дать обратную связь». Это слишком много. Начните с малого: «Подтвердите, что получили — буду на связи для вопросов». Клиент отвечает «получил» — вы уже в диалоге, а не в игнор-листе.

Нужна следующая встреча? Не спрашивайте «когда удобно». Предложите конкретику: «Вот три слота на следующей неделе — какой подходит?» Выбрать из готового всегда проще, чем придумывать самому.

Хотите фидбэк по предложению? Не просите оценить всё КП целиком — это работа. Задайте один конкретный вопрос: «Что думаете про блок с ROI-расчётом — цифры реалистичны для вас?»

Нужно подключить другого человека? Сделайте это максимально простым: «Можете переслать Ивану? Подготовил для него отдельное summary в 5 строк — ему не придётся читать всё».

Сделка замолчала? Не пишите «давно не общались, как дела». Это звучит как спам. Лучше так: «Ещё актуально? Если да — предлагаю созвониться в четверг». Короткий вопрос, конкретное предложение.

Анатомия письма, которое читают

Хорошее follow-up письмо — это не эссе. Это четыре коротких блока, которые можно прочитать за 30 секунд. Если дольше — клиент бросит на середине.

Первый блок — напоминание о контексте. Клиент разговаривал с десятком людей на этой неделе. Напомните, кто вы и о чём говорили. Но не пересказывайте всю встречу — выделите одну главную мысль.

Второй блок — зачем это читать. Какую пользу клиент получит, если откроет вложение? Не «там вся информация о нас», а конкретная ценность.

Третий блок — что внутри вложений. Люди не открывают файлы вслепую. Скажите в двух словах, что там и зачем смотреть.

Четвёртый блок — один next step. Конкретное действие. Желательно с дедлайном — явным или подразумеваемым. Без этого письмо легко отложить «на потом», а потом никогда не наступает.

А при чём тут ИИ?

Главная проблема с follow-up — не то, что люди не умеют писать. Проблема в том, что после встречи в голове каша: обсудили много, запомнили половину, времени на структурирование нет, а письмо нужно отправить «по горячим следам».

Вот тут ИИ реально помогает. Не пишет за вас — скорее, работает секретарём, который всё запомнил и разложил по полочкам.

Первое — вытаскивает главное из встречи. Вы загружаете транскрипт звонка (или надиктовываете заметки голосом), а на выходе — структура: какие боли обсудили, что обещали прислать, о чём договорились, кто ещё участвовал. Не надо вспоминать — всё уже собрано.

Второе — подсказывает правильный next step. После discovery-звонка логично предложить демо. После демо — отправить КП. После отправки КП — попросить подтверждение. ИИ смотрит на стадию сделки и предлагает, что имеет смысл просить от клиента именно сейчас. Не гадать, а действовать по логике.

Третье — собирает черновик письма. С правильной структурой, с отсылками к тому, что обсуждали, с одним конкретным призывом к действию. Вам остаётся проверить факты, добавить пару личных деталей — и отправить. Вместо 20 минут на письмо — 3.

Три письма: было и стало

Теория — это хорошо, но давайте посмотрим на реальные примеры. Вот типичные письма «до» и как они выглядят «после» применения этих принципов.

После первого звонка

Менеджер провёл discovery-звонок. Клиент рассказал о проблемах, вроде заинтересовался. Нужно отправить материалы.

Что здесь не так? Пять разных материалов, размытый CTA («дайте знать»), нет конкретики про проблемы клиента. Письмо можно отправить кому угодно — оно безликое.

Конкретная боль клиента, один документ, один вопрос. Ответить можно одним словом.

Отправка коммерческого предложения

Демо прошло, клиент попросил прислать КП. Казалось бы, простая задача — но тут тоже легко накосячить.

«Там всё описано» — это приглашение не читать. Три варианта действий — это приглашение не делать ничего.

Когда клиент замолчал

Самое сложное — реанимировать сделку, которая «зависла». Прошёл месяц, клиент не отвечает. Как написать, чтобы не выглядеть навязчивым?

«Давно не общались» + «как дела» = письмо из папки «прочитать потом» (никогда).

Напоминание о конкретной теме, новая ценность (кейс), простой вопрос с двумя ответами (да/нет).

Шесть способов убить хорошее письмо

Даже зная правила, легко скатиться в старые привычки. Вот самые частые грабли — проверьте, не наступаете ли вы на них.

«Выбирайте сами, что хотите». Несколько вариантов действий — это не забота, это перекладывание решения. Клиент не хочет выбирать. Он хочет, чтобы вы сказали, что делать дальше. Один next step — и точка.

Письмо-простыня. Если нужно скроллить — уже плохо. Если письмо не помещается на один экран телефона — его дочитают до конца 20% получателей. Остальные закроют на середине. Пять-семь предложений — это потолок.

«Здравствуйте, это Алексей». Клиент за неделю общался с десятком Алексеев. Кто вы? Откуда? О чём говорили? Без контекста письмо отправляется в корзину или «прочитаю потом».

«Дайте знать, если что». Что именно? Когда? Как? «Дайте знать» — это не CTA, это вежливая форма «ну ладно, пока». Конкретный вопрос требует конкретного ответа. «Подходит ли четверг?» — на это можно ответить «да» или «нет».

Нет срока — нет срочности. Письмо без дедлайна легко отложить. А отложенное = забытое. Не обязательно писать «жду ответ до пятницы». Достаточно «созвонимся в четверг?» — это уже создаёт временную рамку.

Письмо-робот. Когда можно вставить любое имя, и текст не изменится — это шаблон. Клиенты чувствуют массовую рассылку за километр. Одна деталь из разговора («вы говорили, что CRM-ка тормозит») превращает шаблон в личное сообщение.

Как понять, что это работает?

Переписали несколько писем по новым правилам. Как понять — стало лучше или это самовнушение?

Reply rate — самый простой индикатор. Какой процент писем получает хоть какой-то ответ? Для follow-up после встречи хороший показатель — 40%+. Если меньше 20% — что-то сильно не так. Отслеживайте до и после изменений.

Скорость ответа тоже важна. Одно дело — ответ через неделю после третьего напоминания. Другое — ответ в тот же день. Если клиенты стали отвечать быстрее — значит, письма стали понятнее, проще реагировать.

Конверсия в next step. Ответить «получил» — это хорошо. Но реально важно — сколько клиентов делают то, что вы просите? Подтверждают встречу, дают фидбэк, пересылают коллегам? Если просите одно простое действие — конверсия должна быть 30%+.

Качество ответов. Если 80% ответов — «спасибо, не интересно», это не победа. Смотрите на долю позитивных ответов. Хорошо, когда из тех, кто ответил, 60%+ — это «да», «давайте», «подходит».

И главное — меньше «зависших» сделок. Если после встречи клиенты перестают отвечать — это проблема писем. Отслеживайте, сколько сделок «замолкает» на этапе follow-up. После перехода на новый формат этот показатель должен упасть минимум на 20%.

Как это выглядит на практике

Допустим, вы только что закончили звонок с клиентом. Раньше вы бы потратили 15-20 минут на письмо: вспомнить, о чём говорили, найти нужные файлы, сформулировать мысль, перечитать, исправить... А теперь?

Звонок заканчивается. ИИ уже обработал запись (или ваши голосовые заметки) и выдал резюме: основные боли клиента, вопросы, на которые нужно ответить, договорённости. Не нужно вспоминать — всё перед глазами.

Через 30 секунд — черновик письма. Со структурой, которую мы обсудили выше. С конкретными отсылками к тому, что говорил клиент. С одним CTA, подходящим для этой стадии сделки.

Вы тратите 2-3 минуты на проверку. Всё ли верно? Тон подходит? Может, добавить деталь, которую ИИ упустил? Поправить формулировку? Готово — можно отправлять.

Дальше — автоматика. Письмо уходит из CRM, открытия трекаются. Если клиент не ответил через два дня — вам прилетает напоминание. Не нужно держать в голове «кому когда написать повторно».

Итого: вместо 20 минут — 5. Вместо «забыл отправить» — письмо уходит сразу после звонка. Вместо «что там было на встрече?» — всё записано и структурировано.

Финальная проверка: 7 вопросов перед отправкой

Перед тем как нажать «отправить», пробегитесь по этому списку. Занимает 30 секунд, экономит кучу нервов.

1. Есть конкретика из встречи? Не «обсудили вашу ситуацию», а «вы говорили, что CRM тормозит при загрузке отчётов». Одна деталь = письмо не выглядит массовым.

2. Помещается в 5-7 предложений? Если длиннее — режьте. Безжалостно. Всё, что кажется важным, но не влезает — отправьте в следующем письме или приложением.

3. Понятно, что внутри вложений? «Презентация во вложении» — плохо. «Презентация: 5 слайдов про интеграцию с вашей 1С» — хорошо.

4. Next step — один? Если в письме два вопроса или два предложения — выберите главное. Второй вопрос задайте потом, когда ответят на первый.

5. На него можно ответить одним словом? «Подходит?» — да/нет. «Что думаете?» — нужно писать эссе. Первое лучше.

6. Есть срок? Явный («ответьте до пятницы») или подразумеваемый («созвонимся в четверг?»). Без срока — письмо откладывают навечно.

7. Имя написано правильно? Кажется мелочью, но «Дмитрий» вместо «Дима» (или наоборот) — это сигнал, что письмо шаблонное. А ошибка в фамилии — вообще красная карточка.

Что почитать дальше

Если тема зацепила — вот несколько связанных материалов:

Конструктор КП: персонализируем value-prop под отрасль и pain-points — как сделать само КП таким же персонализированным, как письмо.

Meeting Intelligence: AI-секретарь на Zoom/Meet — как автоматически получать резюме встреч, не записывая вручную.

Как повысить reply rate без спама — что ещё влияет на ответы, кроме качества текста.

AI-ресёрч аккаунта за 15 минут — как собрать информацию о клиенте до встречи, чтобы потом было о чём писать в письме.